1. Bemanningsbehov på sentralbord og ekspedisjon i årets ulike tider
2. Arkivets plassering

1. Bemanning:

• Generelt kan det sies at IA vet lite om hvordan toppene kommer da de begynner med blokkundervisning fra høsten og alt er nytt og uprøvd. 
• Målet med sentralbordtjenesten er best mulig service og kortest mulig ventetid.
• Eksamensoppmelding på Arena bør igjen tas opp. Dette hadde lettet ”trykket” i ekspedisjonen i eksamensoppmeldingstiden betraktelig.
  

Nedenfor gis en framstilling av hvordan arbeidsmengden oppleves pr i dag og forslag til bemanning. Vi tror at en minimumsløsning på 2 personer med en ”bakvaktordning” kan være en løsning store deler av året. Bakvakten skal være tilgjengelig og skal kunne steppe inn umiddelbart ved behov.

August:
Studiestart og stor trafikk både i ekspedisjon og sentralbord.
Bemanning: Ekspedisjon/sentralbord/post bemannes med 3 personer i ekspedisjonstiden for studenter (kl 10-14), ellers 2.

September:
IA studentene har muligens en topp rundt 20. september da de skal velge studieretning.
SF emne og eksamensoppmelding med frist 1. oktober. IA stud melder seg opp ved auditoriet. 
Bemanning: Ekspedisjon/sentralbord/post bemannes med 2 personer med bakvakt.

Oktober:
Relativt stille periode ved SF og IA. 
Bemanning: 2 personer i ekspedisjon/sentralbord/post

November:
Mye innleveringer fra SF studentene. 
Bemanning: Ekspedisjon/sentralbord/post bemannes med 2 personer med bakvakt.


Desember:
Eksamenstid. Mye utgående post - eksamensbesvarelser.
Bemanning: 2 personer i ekspedisjon/sentralbord/post

Januar:
Masse post, pakking, veiledning, telefonveiledning, utlevering av lånebrev. Definitivt topp både på telefon og ekspedisjon.
Tastevalg ble diskutert. Flere innvendinger mot dette, men det kan muligens være en løsning i de mest hektiske periodene (januar til august…) To tastevalg ble nevnt; et valg dersom man skal direkte til personer og et annet ved øvrige spørsmål. Dette diskuteres videre.
Når det gjelder pakking og massepost bør Ragnhilds kapasitet vurderes. Dugnadsjobbing som i dag gjøres på FA når store mengder skal ut, fortsetter i Os allé.
Bemanning: Ekspedisjon/sentralbord/post bemannes med 2 personer med bakvakt. 

Februar til juni::
Mye telefoner vedr. opptak. Etter 15. april går det over til en ny fase da det er mye telefoner om alt vedr. opptak.
I ekspedisjonen er det en liten topp andre halvdel av januar pga emne og eksamensoppmelding, og ellers når det er innleveringer i mars og april.
Bemanning: Ekspedisjon/sentralbord/post bemannes med 2 personer med bakvakt.

Juli:
Ferietid. 
Bemanning: 2 personer i ekspedisjon/sentralbord/post

2. Arkiv/post:
Plassering: Anne Lise ville ha arkivet i nærheten av de fleste brukerne; 3. etg. Solveig og Inger Lise var enige. Litt diskusjon hvorvidt arkivet kunne plasseres i 1. etg, men konklusjonen ble at det plasseres i 3. etg, men med studentarkivene på avdelingene.
Grovsortering av post gjøres i 1. etg og også frankering av den daglige post. Store postmengder og trykking (f.eks styrepapirer) kan muligens trykkes, pakkes og frankeres på trykkeriet.
Journalføring og arkivering gjøres i 3. etg.
Ragnhilds kapasitet på trykkeriet ble diskutert. Dersom hun har ledig kapasitet bør denne utnyttes. Det er også et savn at trykkeriet har begrenset åpningstid pr. i dag. Vi kom ikke frem til noen konklusjon på dette, og det bør diskuteres videre.