|
|
Søk i:
|
|
|
Referat fra møte 010403
|
|
  |
MØTE VEDR. SAMORDNING AV ADMINISTRATIVE TJENESTER
Tid: 1. april 2003 kl 0830 – 1045, OA 9, Lille møterom
Tilstede: Kirsti Juliussen, Britt Østmo, Birgitta Næss, Annette Øyen, Karin Herft, Vera Fosser (siste del av møtet)
KONSTITUSJON
Kirsti Juliussen ble valgt til leder
Karin Herft sekretær
MANDATET
Utdrag fra mandatet gitt av ”Bøkevangen-gruppa”:
1. Organisere arbeidet med eventuelle samordninger av administrative tjenester mellom FA og avdelingene i Os allé.
2. Komme med forslag til hva som skal skje fra 1. august 2003
3. Forslagene skal legges fram innen 15. mai 2003
4. Sørge for at alle berørte involveres for eksempel i undergrupper sammensatt i forhold til støttefunksjonene som berøres.
INNLEDNING
Gruppa diskuterte fritt mulige utfordringer og muligheter i forhold til en eventuell sammenslåing av funksjonene sentralbord, ekspedisjon, post og arkiv.
En kan se for seg mange ulike løsninger, og større og mindre grad av sammenslåing.
Gruppa så følgende muligheter med hensyn til felles løsninger:
Kvalitetsheving av arbeidet
Ved en eventuell koordinering av sentralbord- og ekspedisjonstjeneste, vil det kunne frigjøres tid til andre arbeidsoppgaver som allerede i dag ligger sammen med disse tjenestene.
En rotasjon mellom ekspedisjon, sentralbord og eget kontor vil kanskje bidra til bedre kvalitet på hver oppgave ved at det jobbes med en ting av gangen.
I tiden mellom 0800 – 1000 og 1400 til 1545 (1500) vil det ikke være behov for ekspedisjonstjeneste Þ frigjort tid til andre oppgaver.
Flytting/frikjøping av arbeidsoppgaver:
Det vil kanskje være mulig å ”kjøpe” /bytte arbeidsoppgaver fra hverandre.
…og følgende utfordringer
Arbeidsmengden i ulike arbeidsoppgaver varierer veldig i løpet av studieåret. Hvordan avlaste toppene på best mulig måte? For eksempel opptak, studieinfo/markedsføring, styremøter, pakking etc.
Hvor skal spørsmål besvares ved et felles sentralbord?
Skal samtalene sluses via tastevalg (opptak: tast 1, studieinfo: tast 2 etc..) eller ved at sentralbordtjenesten med sikkerhet vet til hvem de skal sette samtalene?
Hvem skal sitte hvor - hvem skal gjøre hva - hvem skal gjøre hva når?
Christina, Inger Lise og Solveig som i dag utfører en stor andel av disse funksjonene samt Anne Lise i arkivspørsmål, må inn og se på mulige løsninger her.
MULIGE SCENARIER
1:
Ekspedisjonen forblir i OA 9 som i dag. Evas kontor flyttes inn vis a vis Bodo og veggen mellom Eva kontor i dag og ekspedisjonen rives. Skranken flyttes lenger inn i lokalet og det vil da kunne bli en stor og luftig ekspedisjon med plass til post og muligens arkiv.
Møterommet ved kantinekorridoren kan opprettholdes som i dag.
Sentralbordet flyttes til 3. etg eller til IA
Dette scenariet forutsetter en jobbrotasjon mellom studentekspedisjon, sentralbord og eget kontor.
2:
Minst mulig endring:
Ekspedisjon hos IA og SF som i dag, men felles sentralbord annet sted.
Forutsetter rotasjon på felles sentralbord samt betjening av ekspedisjon på IA og SF.
3:
Felles studentekspedisjon ved kantineområdet i OA 9. Felles sentralbord og ekspedisjon for FA der sentralbordet for SF er i dag.
Forutsetter en jobbrotasjon på felles sentralbord og ekspedisjon FA, studentekspedisjon og eget kontor.
Felles for alle scenariene er felles sentralbord for alle tre enheter. Dette ser gruppa som fornuftig og logisk i en samordningsprosess. Med felles sentralbord forutsettes en jobbrotasjon.
Hvordan denne løses må diskuteres med kolleger som jobber med dette i dag.
Neste møte:
fredag 4/4 2003 kl 1400 i OA 9, Lille Møterom
Christina, Inger Lise, Solveig og Anne Lise innkalles til dette møtet |
|
|
