REFERAT FRA MØTE I ”FLYTTEGRUPPA”
4. april 2003 kl 1400 i Lille møterom OA9
Tilstede: Birgitta, Annette, Vera, Kirsti, Inger-Lise, Christina og Karin
Solveig og Anne Lise var forhindret fra å delta, men Birgitta kunne etter samtale med Solveig meddele at Solveig ikke har noen spesielle ønsker om hvor sentralbordet skal plasseres.
Tema for møtet:
Hvor kan sentralbordet plasseres mest hensiktsmessig?
Synspunkter vedr. de foreslåtte scenariene:
Generelt:
Fysisk kontakt med flest mulig er en fordel, men selvfølgelig vanskeligere når tre avdelinger og tre bygg skal betjenes av det samme sentralbordet.
ET GODT MELDINGSSYSTEM ER HELT NØDVENDIG!
Tastevalg kan være en løsning i for eksempel opptaksperioden, uten at dette bør være en permanent løsning.
Sentralbordet må plasseres mest mulig hensiktsmessig, det må være lyst og trivelig og i kontakt med kolleger.
Kommentarer til de ulike scenariene beskrevet i referatet fra møtet 1. april:
Scenario 1:
Sentralbord i 3. etg og ekspedisjon i 1. etg der det er i dag:
Fordel at sentralbord ligger i nærhet til ledelsen og dermed god oversikt over hvem som er tilstede.
Ulempen er at det ikke er noe sentralbord der i dag og dessuten veldig liten plass.
Sentralbord på IA og ekspedisjon i 1. etg der det er i dag:
Fordelen er at det allerede er sentralbord der i dag og det er lyst og luftlig lokale.
Ulempen er at det vil komme studenter dit selv om det ikke er studentekspedisjon. Det vil også bli en ”ensom” arbeidsplass uten mulighet til fleksibilitet.
Scenario 2:
Ikke hensiktsmessig – krever for mye personalressurser.
Scenario 3:
Sentralbord på IA eller 3. etg med samme fordeler og ulemper som scenario 1.
Under møtet ble det skissert et scenario 4:
Ekspedisjonen forblir i OA 9 som i dag. Evas kontor flyttes inn vis a vis Bodo og veggen mellom Evas kontor i dag og ekspedisjonen åpnes. Skranken flyttes lenger inn i lokalet. En del av Evas kontor glasses inn og lages til sentralbord med mulighet for to arbeidsplasser.
Fordeler:
Sentralbordet forblir der det er i dag med de tekniske fordelene det innebærer.
Lyst og luftlig lokale for både sentralbord og ekspedisjon. Gir mulighet for et godt arbeidsmiljø da det ofte er minst to personer som jobber på samme sted. Dette gir større fleksibilitet for både sentralbord og ekspedisjon m.h.t. overlapping. Det vil også ofte være kolleger fra begge avdelinger i dette rommet, og det vil blant annet bety fordeler m.h.t. studieinformasjonen.
Ulemper:
Det må åpnes en vegg og lages et ”glassbur”, ellers kan vi ikke se andre ulemper.
Det ble ikke konkludert med noen løsning på fredagens møte, og vi fikk frist til mandag for en løsning.
I dag, mandag, har vi fortsatt samtalene om plassering av sentralbord og kommet til at scenario 4 er absolutt mest hensiktsmessig. Det er enighet i administrasjonene både på IA og SF at dette er en god løsning både praktisk og ikke minst m.h.t. arbeidsmiljøet.
Konklusjonen fra administrasjonene på IA og SF er dermed slik:
Felles studentekspedisjonen blir i OA 9 der ekspedisjonen er i dag.
Felles sentralbord: Evas kontor flyttes inn vis a vis Bodo og veggen mellom Evas kontor i dag og ekspedisjonen åpnes. Skranken flyttes lenger inn i lokalet. En del av Evas kontor glasses inn og lages til sentralbord med mulighet for to arbeidsplasser.
På grunn av at beslutningen måtte komme så vidt raskt har vi ikke rukket å ha møte med hele gruppen, men føler at de mest involverte har vært med i beslutningsprosessen. Dette også tatt i betraktning av at Solveig ikke har spesielle preferanser m.h.t. plassering av sentralbord.
7/4 2003 |
