|
|
Søk i:
|
|
|
Avdelingsstyremøte 17.03.03
|
|
  |
Innkalling til møte i avdelingsstyret ved Avdeling for informatikk og automatisering
Det innkalles med dette til avdelingsstyremøte, mandag 17. mars, kl. 09.00 i Sarpsborg.
Møtet holdes på rom 106.
Forfall meldes snarest slik at vararepresentant kan innkalles.
|
| Sak 11/03 |
Referatsaker og orienteringer |
| Sak 12/03 |
Regnskap per 28.02.03 |
| Sak 13/03 |
Strategisk utviklingsplan for IA |
| Sak 14/03 |
Markedsføringsplan - statusrapport |
| Sak 15/03 |
Forslag til medlemmer til innstillingsutvalg for tilsetting av rektor og avdelingsleder |
| Sak 16/03 |
Oppnevning av vårens sensorer på fullmakt |
| Sak 17/03 |
Opprettelse av en IKT-inkubator for nye bedrifter |
| Sak 18/03 |
Høringsuttalelse – Ny rapport om styring og ledelse |
| Sak 19/03 |
Eventuelt |
Med vennlig hilsen
Avdeling for informatikk og automatisering
Tore Petter Engen
kontorsjef
|
Kopi: |
Høgskoledirektør Wiktor Tvete |
Biblioteket, Avd. Os allè |
|
Rektor Irene Dahl Andersen |
Trond Akerbæk |
|
Prorektor Torleiv Jahnsen |
|
|
| Sak 11/03 Referatsaker og orienteringer
Referatsaker:
Vedlegg:
- Protokoll fra styremøte 27. januar 2003
Protokoll fra styremøte 24. februar 2003
- Referat, møte 07.03 i arbeidsgruppen for nytt bachelorstudium i Sarpsborg
Forslag til vedtak:
Avdelingsstyret tar sakene til orientering.
Halden, 10. mars 2003
Tore Petter Engen
kontorsjef
|
Sak 12/03 Regnskap per 28.02.03 (TPE/KJU)
Vedlegg:
1. Regnskapsrapport per 28.02.2003 inkludert vedlegg
Total budsjettramme
Avdelingen har en total budsjettramme på kr 25.812.000. I tillegg er det budsjettert med kr 255.000 i studieavgifter og kr 205.400 i refusjon for fødselspermisjon.
Totale driftskostnader viser et forbruk på ca. 87,5%, mens driftsinntektene er ca. 99,9% av periodisert budsjett. Hovedårsaken til at driftskostnadene er ca. 12,5% lavere enn budsjettert (netto underforbruk på ca. kr 569.000) er at kryssleveranse til IR-avdelingen på kr 530.000,- var budsjettert overført i februar.
Kommentarene til de ulike konti er gjort ut et periodisert budsjett for januar og februar.
Driftsregnskap
For kontoklasse 3 Driftsinntekter utgjør inntektene 99,9% av periodisert budsjett. Innenfor kontoklasse 4 Investeringer og vedlikehold var det budsjettert med kr 33.800 i kostnader i perioden. Det er hittil ikke bokført kostnader innenfor denne kontoklassen.
Kontoklasse 5 Kostnader for arbeidskraft viser et forbruk på ca. 95% (underforbruk på ca. kr 200.000). Dette skyldes i hovedsak at forbruk på konto 502 Lønn engasjert personale/ekstrahjelp utgjør ca. 89% av periodisert budsjett og forbruk på konto 508 Overtid utgjør ca. 37%. Det er for tidlig å vurdere om det vil bli innsparinger. Konto 551 Selvstendig næringsdrivende viser et overforbruk på ca. kr 32.000. Kostnadene her gjelder sensur. Det er for tidlig å vurdere om det kan bli overskridelser på denne kontoen.
Forbruk innenfor kontoklasse 6 og 7 Andre driftskostnader utgjør ca. 56%. Dette utgjør et underforbruk på ca. kr 343.000 sammenlignet med det periodiserte budsjettet. Det er stor variasjon i forbruk mellom de ulike kontogruppene. Når det gjelder kontogruppe 65 Utstyr, inventar og materiell – driftskjøp, har det vært et forbruk på ca. 172%. Dette skyldes høyere forbruk enn forventet på konto 651 Faglig vitenskaplig utstyr, driftskjøp og konto 652 IT/audiovisuelt utstyr – driftskjøp. Dette må vi gjennomgå nærmere for å se om det bør foretas budsjettjusteringer.
Kontogruppe 67 Fremmed tjeneste viser et forbruk på bare 4,43%. Dette skyldes at kryssleveranse til IR-avdelingen for kjøp av administrative tjenester (budsjettert med kr 236.000 i februar) hittil ikke har blitt postert.
Kontogruppe 68 Kontorkostnad, trykksak o.l. viser et forbruk på 37%. Dette skyldes hovedsakelig at kryssleveranse til IR-avdelingen med kr 76.000 hittil ikke har blitt postert, samt at kostnader for særbrosjyre har blitt postert i kontogruppe 69 og ikke kontogruppe 68 som budsjettert.
Innenfor kontogruppe 77 Annen kostnad har det ikke blitt postert noe, selv om det har blitt budsjettert med en kostnad på kr 6.000 i perioden. Dette skyldes at kryssleveranse til IR-avdelingen for sosiale kostnader hittil ikke har blitt postert.
Strategiske utstyrsmidler
Budsjett for strategiske utstyrsmidler er for 2003 kr 967.000. Hittil er det brukt ca.
kr 10.150. Ved overgangen 2002/2003 har vi mottatt en del fakturaer som gjelder forsøkslab. Det var i 2002 avsatt post 45-midler til dette formålet som ikke bli brukt i sin helhet. Det bør vurderes om deler av de udisponerte midlene til strategiske utstyrsmidler (kr 517.000) bør benyttes til dekning av disse kostnadene.
Prosjekt Hessdalen
Dette er et internt prosjekt ved avdelingen, som finansieres av grunnbevilgningen. Prosjektet har i 2003 en ramme på kr 45.000. Det er søkt om ytterligere midler fra avdelingen. Denne søknaden er ikke behandlet hittil. Det blir arbeidet med å innhente eksterne midler til prosjektet.
| Konto |
Tekst |
Kostnad |
Årsbudsjett |
| 633 |
Energi |
1.534,50 |
8.000 |
| 651 |
Faglig vitenskapelig utstyr, driftskjøp |
2.232,00 |
0 |
| 652 |
IT/audiovisuelt utstyr - driftskjøp |
0 |
5.000 |
| 691 |
Telefon, telefaks, mobiltelefon |
0 |
24.000 |
| 711 |
Tjenestereiser faglige formål |
0 |
1.500 |
| 714 |
Tilskuddsreiser studenter |
0 |
6.500 |
| |
Sum |
3.766,50 |
45.000 |
I tillegg kommer mottatte fakturaer for telefonkostnader på ca. kr 3.500. Disse betales av IT-drift og omposteres til IA-avdelingen en gang per år.
Eksternt finansiert virksomhet
Totalt viser eksternt finansiert virksomhet et underskudd på ca. kr 76.600. Bakgrunnen er at inntektene hittil i år er en del lavere enn det periodiserte budsjettet skulle tilsi. Foreløpig er det intet som tyder på at inntekten på årsbasis vil lavere enn forventet.
Når det gjelder prosjekt NRK/Uninett, er det budsjettert med kr 270.000 i inntekter i løpet av januar og februar. Hittil er det regnskapsført ca. kr 50.000. Bakgrunnen er at kr 260.000 i utestående fordringer ved inngangen av 2003 ikke har blitt overført til prosjektet ennå selv om de har blitt innbetalt. Dette vil bli fulgt opp.
Når det gjelder prosjekt Seatex er det budsjettert med kr 50.000 i inntekter overført fra 2002. Disse midlene er hittil ikke blitt ompostert fra inngående balansekonto.
| Inngående balanse 01.01. |
kr 71.635 |
(inntekt) |
| Utgifter 01.01. – 28.02. |
kr 4.590 |
|
| Netto inntekt per 01.03. |
kr 67.045 |
|
Formål
Ca. 69,5% av grunnbevilgningen benyttes i følge den vedlagte formålsoversikten til undervisning, ca. 15% til administrasjon, ca. 10,1% til infrastruktur og ca. 3,9% til FoU. Dette er noe misvisende, da lønn for undervisnings- og forskningspersonale ikke blir fordelt direkte på undervisning og FoU. Dette må gjøres ved manuelle omposteringer basert på tidsfordeling i arbeidsplanene.
Forslag til vedtak:
Totale driftskostnader viser et forbruk på ca. 87,5%, mens driftsinntektene er ca. 99,9% av periodisert budsjett. Hovedårsaken til at driftskostnadene er ca. 12,5% lavere enn budsjettert (netto underforbruk på ca. kr 569.000) er at kryssleveranse til IR-avdelingen på kr 530.000,- var budsjettert overført i februar.
Totalt viser eksternt finansiert virksomhet et underskudd på ca. kr 76.600. Bakgrunnen er at inntektene hittil i år er en del lavere enn det periodiserte budsjettet skulle tilsi. Foreløpig er det intet som tyder på at inntekten på årsbasis vil bli lavere enn forventet.
Halden, 10. mars 2003
Tore Petter Engen
kontorsjef
|
Sak 13/03 Strategisk utviklingsplan for IA (TPE)
Bakgrunn
Under gjennomgangen av plankalenderen for avdelingsstyret, etterlyste enkelte avdelingsstyremedlemmer en bredere gjennomgang av avdelingens faglige profil for årene fremover. Det var også ønsket at dette skulle være en grundig gjennomgang, hvor avdelingsstyret skulle fungere som et styringsgruppe og komme med tilbakemeldinger gjennom avdelingsstyremøtene i resten av 2003.
Det er en rekke strategiske valg avdelingen står ovenfor i årene fremover. I løpet av 2006 skal avdelingen samlokaliser på Remmen. Hva slags fagportefølje skal da avdelingen ha? Hvordan passer fagporteføljen fra dataingeniørmiljøet sammen med fagporteføljen til informatikkmiljøet? Mye av dette må planlegges grundig i forkant. Den helhetlige fagprofilen må derfor også revurderes.
Grunnet Norgesnettrådets syn på at masterkurs kun skal tas av de som er tatt opp til masterstudier, er avdelingen i nær fremtidig nødt til å gjennomgå fagporteføljen for å se om vi er i stand til å ha et eget 3.år med egne emner for dette året.
Et annet tema som også bør belyses i en slik plan er hvilke konsekvenser de skjerpede opptakskravene til informatikkutdannelse får for avdelingen.
Vurdering
Avdelingens ledelse jobber kontinuerlig for å finne gode løsninger på problemstillinger som kommer opp. En slik strategisk utviklingsplan bør derfor også komme fra avdelingens ledelse. Kontorsjef foreslår derfor at denne utviklingsplanen blir et kontinuerlig tema på avdelingens ledermøter, og at avdelingsstyret hele tiden holdes underrettet om status. En eventuell fremtidsplan vil da bli at avdelingsstyret får en foreløpig rapport på avdelingsstyremøtet i mai, for så å vedta en strategisk uviklingsplan i møtet i juni.
Det må derimot avklares nærmere hvilke konkrete temaer som skal inn i en slik uviklingsplan. Avdelingsstyrets medlemmer inviteres derfor til å komme med konstruktive innspill til dette formål under møtet.
Forslag til vedtak:
Det skal jobbes med en utviklingsplan for avdelingen på avdelingens ledermøter i våresemesteret 2003. Statusrapport skal legges frem for avdelingsstyret i mai, og utviklingsplanen skal vedtas i avdelingsstyremøtet i juni.
Halden, 10. mars 2003
Tore Petter Engen
kontorsjef
|
Sak 14/03 Markedsføringsplan - statusrapport (TPE)
Vedlegg: ( se papirformat)
1. Statusrapport for markedsføringstiltak for IA-avdelingen per 10.03.03
2. Statusrapport for markedsføringstiltak 2003 for HiØ per 18.02.03
Avdelingsstyret vedtok i møte 29.11.2002 (sak 61/02) markedsføringsplan for 2002/2003.
Vedlagt følger en statusrapport som viser hvordan markedsføringsplanen har blitt fulgt opp. I tillegg følger en statusrapport for markedsføringstiltak for HiØ.
Forslag til vedtak:
Avdelingsstyret tar de to statusrapportene for markedsføringstiltak til orientering.
Halden, 10. mars 2003
Tore Petter Engen
kontorsjef
|
Sak 15/03 Forslag til medlemmer til innstillingsutvalg for tilsetting av rektor og avdelingsleder (TPE)
Vedlegg: (se papirformat)
1. Brev fra FA om Medlemmer til innstillingsutvalg, datert 27. februar 2003.
Bakgrunn
I sak 1/03 vedtok avdelingsstyret følgende:
|
Under forutsetning av at tilsettingsprosessene for rektor og avdelingsleder bli som beskrevet i saksfremlegget, foreslås følgende kandidater fra IA som medlemmer i innstillingsutvalgene:
|
|
Stillingen som rektor (i prioritert rekkefølge):
- Gunnar Montelius (rep. fra undervisnings og forsknings personale)
- Sølvi Olsen (rep fra tekn./adm. personale)
|
|
Stillingen som avdelingsleder:
- Robert Roppestad (rep. fra undervisnings og forsknings personale)
- Gunnar Montelius (rep. fra undervisnings og forsknings personale)
- Tore Petter Engen (rep fra tekn./adm. personale)
|
|
Avdelingsstyret ber avdelingens ledelse sende et brev til høgskolens ledelse med avdelingens forslag til kandidater til de forskjellige innstillingsutvalg. |
I etterkant har høgskolestyret vedtatt en litt annen sammensetting av innstillingsutvalget og avdelingen har i tillegg mottatt vedlagte brev som gir klare retningslinjer for hvor mange kandidater avdelingen skal foreslå til de forskjellige utvalgene.
Avdelingen er derfor bedt om å foreslå følgende antall kandidater:
· Minst 2 fra undervisnings- og forskningspersonalet til innstillingsutvalget for rektorstillingen. Begge kjønn skal være representert.
· Minst 4 fra undervisnings- og forskningspersonalet til innstillingsutvalget for avdelingslederstillingen. Begge kjønn skal være representert.
· Minst 2 fra teknisk/administrativt personale (ikke kontorsjef) til innstillingsutvalget for avdelingslederstillingen. Begge kjønn skal være representert.
Vurdering
I forhold til tidligere vedtak ser jeg at vi må komme med flere forslag til kandidater. I tillegg må enkelte forslag fjernes pga vedtak i høgskolestyret. Dette gjelder den tekn./adm. representanten vi ønsket i innstillingsutvalget til rektorstillingen (Sølvi Olsen) og at kontorsjef skulle være med i innstillingsutvalget til avdelingslederstillingen.
Kontorsjef ser ingen grunn til å endre på de allerede innmeldte kandidatene, men supplerer med kandidater slik at listen skal bli komplett. Forslag til kandidater blir da som følger:
Stillingen som rektor
- Gunnar Montelius (rep. fra undervisnings og forsknings personale)
- Vigdis Holen (rep. fra undervisnings og forsknings personale)
Stillingen som avdelingsleder:
- Robert Roppestad (rep. fra undervisnings og forsknings personale)
- Gunnar Montelius (rep. fra undervisnings og forsknings personale)
- Mari-Ann Akerjord (rep. fra undervisnings og forsknings personale)
- Trond Løvereide (rep. fra undervisnings og forsknings personale)
- Sølvi Olsen (rep. fra teknisk/administrativt personale)
- Geir Kramviken Strøm (rep. fra teknisk/administrativt personale)
Forslag til vedtak:
Kandidater til de forskjellige innstillingsutvalgene:
Stillingen som rektor
- Gunnar Montelius (rep. fra undervisnings og forsknings personale)
- Vigdis Holen (rep. fra undervisnings og forsknings personale)
Stillingen som avdelingsleder:
- Robert Roppestad (rep. fra undervisnings og forsknings personale)
- Gunnar Montelius (rep. fra undervisnings og forsknings personale)
- Mari-Ann Akerjord (rep. fra undervisnings og forsknings personale)
- Trond Løvereide (rep. fra undervisnings og forsknings personale)
- Sølvi Olsen (rep. fra teknisk/administrativt personale)
- Geir Kramviken Strøm (rep. fra teknisk/administrativt personale)
Avdelingsstyret ber avdelingens ledelse sende et brev til høgskolens ledelse med avdelingens forslag til kandidater til de forskjellige innstillingsutvalg.
Halden, 10. mars 2003
Tore Petter Engen
kontorsjef
|
Sak 16/03 Oppnevning av vårens sensorer på fullmakt (TPE, KJU)
Vedlegg: (se papirformat)
1. Sensoroversikt våren 2003
Vedlagt følger oversikt over innmeldte sensorer for våren 2003. I enkelte emner er det ikke avklart hvem man ønsker som sensor. I andre emner har det allerede blitt tegnet kontrakter, da evaluering allerede har funnet sted eller skal finne sted med det første.
Det anbefales at emneansvarlige gis fullmakt til å oppnevne sensorer i de emnene hvor det ikke er avklart ønske om sensor.
Forslag til vedtak:
1. Oppnevning av sensorer tas til etterretning.
2. Emneansvarlige gis fullmakt til å oppnevne sensorer i de emnene hvor sensor ikke er oppnevnt.
Halden, 10. mars 2003
Tore Petter Engen
kontorsjef
|
Sak 17/03 Opprettelse av en IKT-inkubator for nye bedrifter (TPE/JH)
Bakgrunn
Statens Nærings- og Distriktsutbyggingsfond (SND) og SIVA (Selskapet for Industrivekst) i Østfold bevilget høsten 2002 kr.500.000 til et forprosjekt for utvikling av forretningsplan for en IKT-inkubator i Halden.
IKT-inkubatoren skal være et utviklingsmiljø for nye bedrifter. Hovedmålsettingen er å stimulere bedriftsetableringer og vekst i mindre bedrifter i IKT-sektoren ved å tilby et tilrettelagt fysisk, faglig og sosialt miljø. Gründere og småbedrifter skal tilbys tilgang på service, kompetanse, nettverk og markedsmuligheter – som utløser deres potensiale bedre enn de kan klare på egen hånd. Inkubatoren skal medvirke til at kommersielt interessante prosjektidéer fra det regionale næringslivet, FoU- og høgskolemiljøet utvikles til lønnsom forretningsvirksomhet.
Inkubatoren skal organiseres som et aksjeselskap med SIVA, Halden Kommune og Østfold Fylkeskommune som sentrale eiere. Det skal tilsettes en daglig leder i minst 75% stilling.
Forprosjektet, som kjøres i regi av SIVA med Tor Harald Korpås (innleiet fra Stiftelsen Østfoldforskning) som prosjektleder, er nå på det nærmeste avsluttet. Lokaler for inkubatoren er i første omgang stilt til rådighet av OM Technology, og prosessen med tilsetting av daglig leder er i gang. Det siktes mot oppstart i løpet av eller like etter sommeren 2003.
IAs engasjement i inkubatoren
Nærheten til HiØ er grunnleggende for SIVAs satsing på IKT i Halden. I beskrivelsen av forprosjektet legges det spesiell vekt på faglig samarbeid med informatikkmiljøet på Høgskolen i forbindelse med kvalifisering av prosjekter og identifisering av ressurser. Studentprosjekter vil kunne gis plass i inkubatoren. Dette gjelder både hovedprosjekter fra dataingeniørstudiet og masteroppgaver i informatikk.
SIVA ønsker å styrke inkubatorens tilknytning til Høgskolen ved at den daglige lederen har en faglig deltidsstilling på IA. Dekan og kontorsjef har i møter med leder for forprosjektet vært positive til en slik ordning. Problemstillingen er drøftet med Høgskolens sentrale ledelse, som støtter IAs engasjement i en inkubator. Avdelingen vil også gå i dialog med Høgskolen sentralt om en evt. investering i aksjekapital i inkubatoren.
Det er fortsatt en del ting som må på plass før IKT-inkubatoren i Halden kan etableres. Det er bl.a. ikke avklart om en evt. 25% stilling ved IA for inkubatorens daglige leder kan dekkes fullt ut av avdelingen. Vi ønsker allikevel allerede nå å få avdelingsstyrets samtykke til å arbeide videre med å få inkubatoren på plass i Halden så raskt som mulig.
Forslag til vedtak:
Avdelingsstyret støtter etableringen av en IKT-inkubator i Halden med en daglig leder som har deltidsstilling ved IA.
Halden, 10. mars 2003
Tore Petter Engen
kontorsjef
|
Sak 18/03 Høringsuttalelse – Ny rapport om styring og ledelse (TPE)
Vedlegg:
1. Rapport fra utredningsgruppen, avgitt 5. mars 2003
Bakgrunn
Avdelingen er blitt bedt om å komme med en høringsuttalelse på vedlagte rapport. Rapporten er en utredning av de kommende endringene i ledelse og styringsordningene ved høgskolen. Rapporten er en videreføring av den første rapporten som utredet de forskjellige styringsformene som var aktuelle på det tidspunktet.
Mandatet til utredningsgruppa har vært å se på en rekke forhold som:
- Ansvars- og rollefordeling i ledelses- og styringsfunksjonene innenfor nivåer og mellom nivåer i Høgskolen. Dette innebefatter kontorsjefens nye rolle.
- Myndighets- og delegasjonsordninger
- Studielederfunksjonen
- Valg- , utpeknings- og tilsettingsprosedyrer
- Avdelingsstyrets funksjon, sammensetning, størrelse, valg av avdelingsstyreleder.
Siden rapporten har kommet rett før sakene til avdelingsstyret skulle sendes ut, har det ikke vært mulig å skrive ferdig en høringsuttalelse. Kontorsjef ønsker seg derfor en prosess hvor kommentarer til rapporten diskuteres på møtet. Kommentarene som avdelingsstyret støtter seg til vil så bli brukt i høringsuttalelsen fra avdelingen.
Forslag til vedtak:
Avdelingsstyret gir avdelingens ledelse fullmakt til å skrive et høringsbrev angående rapporten fra utredningsgruppa med de kommentarene som avdelingsstyret har samlet seg om.
Halden, 10. mars 2003
Tore Petter Engen
kontorsjef
|
|
|
