Til avdelingsstyrets medlemmer

Halden, 7. februar 2003

Innkalling til møte i avdelingsstyret ved Avdeling for informatikk og automatisering

Det innkalles med dette til ekstraordinært avdelingsstyremøte, mandag 10.02.2003 kl. 09.00 i Halden

Møtet holdes i Os allé 9 på lille møterom 2. etg.

Forfall meldes snarest slik at vararepresentant kan innkalles.

Saksliste

Sak 11/03 Høringsuttalelse om eksternt styreflertall/styreleder 
Sak 12/03 Eventuelt 

Med vennlig hilsen
Avdeling for informatikk og automatisering


Tore Petter Engen 
kontorsjef

I lys av dette vedtaket er avdelingen bedt om å komme med høringsuttalelse på om høgskolen skal gå inn for eksternt styreflertall og ekstern styreleder.

Avdelingen har gjennom avdelingsstyret to ganger tidligere sendt høringsbrev angående ny ledelses og styringsstruktur ved høgskolen. I begge brevene er det diskutert hvorvidt avdelingen ønsker eksternt styreflertall eller ikke. 

Utdrag fra høringsuttalelse mai 2002:

Utdrag fra høringsuttalelse november 2002:

Når dette spørsmålet ble tatt opp i avdelingsstyret, ble spørsmålet om eksternt styreflertall diskutert på generell basis. Dette ble derfor ikke drøftet med tanke på hva slags ledelsesstruktur vi ønsket. I vår høringsuttalelse fra mai 2002 sier avdelingen at enhetlig ledelse på øverste nivå er å foretrekke. Departementet avslo høgskolens søknad om enhetlig ledelse, hvor vi i tillegg ønsket normalordningen for sammensetning av styret, i brev datert 28.08.02. 

Spørsmålet om eksternt styreflertall er også diskutert i en rapport fra nedsatt gruppe som skulle vurdere forskjellige elementer ved nye styringsformer (”Nye styrings- og ledelsesformer ved Høgskolen i Østfold – en drøfting” - http://www.adm.hiof.no/~fa/personal/nyheter/rapportNIFU2002.rtf). I rapporten diskuteres forskjellige sider med det å ha eksternt styreflertall i en organisasjon som vår. Rapporten nevner at det er liten erfaring med eksternt styreflertall i utdanningsinstitusjoner i Norge. Høgskolen i Stavanger har siden 1994 hatt eksternt styreflertall og erfaringen fra høgskolen har vært noe varierende. De har søkt utdanningsmyndighetene flere ganger om å få internt flertall, men har foreløpig blitt avvist. Tidligere rektor ved Høgskolen i Stavanger påpeker at eksternt styreflertall lett kan bidra til at faglige spørsmål kommer i bakgrunnen, og at administrasjonens makt i organisasjonen øker. Om ekstern styreleder sier han at den lett kunne få et ”overfladisk” bilde av organisasjonen, der kjennskapen til høgskolens muligheter og evner ikke er optimal. 

Ordningen med eksterne styremedlemmer ble lovpålagt i 1996. Rapporten sier at styremedlemmene selv og administrative ledere har sagt at dette har vært en vellykket ordning. Det blir påpekt at eksterne styremedlemmer ofte er svært konstruktive i styrearbeidet og at de oftere har mer helhetsperspektiv på arbeidet. Eksternt styreflertall kan også bidra til at styret lettere oppnår avstand til det og de som skal styres. I rapporten trekkes det frem at dette kan være positivt fordi man kan plukke ut særinteresser internt i høgskolen og dermed få et mer helhetlig perspektiv på det som skal styres. Det negative med distanse er at de som styrer ikke har tilstrekkelig forståelse for og kunnskap om det de skal styre. 

Rapporten tar også opp problemstillingen rundt at enkelte eksterne styremedlemmer ikke alltid er godt nok forberedt eller møter opp. Dette skyldes i hovedsak at de oppnevnte representantene har sentrale posisjoner i næringsliv /politikken og har lite med tid. Utvelgelsen av eksterne styremedlemmer vil derfor være veldig viktig. Departementet er den instansen som skal oppnevne eksterne representanter i styret. Rapporten sier derfor at høgskolen må takle den risikoen det er at departementet oppnevner representanter som ikke helt samstemmer de ønsker høgskolen har.

Vurdering

Avdelingen har tatt opp saken på personalmøte i Halden 4. februar 2003 og på et ekstra personalmøte i Sarpsborg 6. februar 2003. Ut fra diskusjonen i disse to møtene er det vanskelig å trekke noen konklusjon om hva personalet egentlig ønsker. Noen viste til at tidligere erfaringer med eksternt styreflertall har vist seg svært uheldig. Enkelte var bekymret for om påvirkningsmulighetene til høgskolens ansatte kom til å bli svært svekket. Noen mente derimot at det var sunt og inspirerende å få impulser utenfra.

I en sak som dette er det svært vanskelig å vurdere om høgskolen bør ha eksternt styreflertall og ekstern styreleder for seg selv, uten å vurdere dette opp i mot de forskjellige ledelsesmodellene. Avdelingen gikk i sin første høring inn for enhetlig ledelse både på avdelings- og høgskolenivå. Når dette ikke var aktuelt, gikk vi inn for todelt ledelse på begge nivå. Avdelingen så på modell V som en uheldig kombinasjonsløsning, med noe uklare styringslinjer. Vurderingen rundt eksternt styreflertall og ekstern styreleder vil derfor også bli preget av dette. Ønsker avdelingen å gå inn for en klarere styringsmodell med enhetlig ledelse på begge nivåer og da takke ja til eksternt styreflertall, eller er ikke høgskolen moden for eksternt styreflertall og ekstern styreleder ennå? Eller er våre ønsker om å følge lovens normalordning med styresammensetning med internt flertall så sterke at vi velger dette, og dermed går inn for todelt ledelse på øverste nivå? 

Følgende tabell viser styrets sammensetning etter loven og den sannsynlige sammensetningen av styret med eksternt styreflertall:

Rapporten i fra utredningsgruppa har tatt opp flere forskjellige sider med det å ha eksternt styreflertall og ekstern styreleder. Kontorsjef ser også at det både kan være både positive og negative sider ved å ha et eksternt styreflertall. Vi kan få et meget godt styre som bryr seg om hele høgskolens utvikling og får satt fokus på de viktige sakene. Det kan også være en overhengende fare at et styre med ekstern styreleder og flertall overkjører det høgskolen egentlig ønsker og spesielt de faglige vurderingene som ligger til grunn. Som i alt annet vil dette være personavhengig. 

Det som taler mest for å si ja til eksternt styreflertall er hensynet til gode styringsformer ved høgskolen. Det er besluttet enhetlig ledelse på avdelingsnivå. Min vurdering er da at en enhetlig ledelse på øverste nivå også er å foretrekke for å gjøre styringslinjene til den nye avdelingslederen klarere. Dette hensynet må veies opp mot de kravene som stilles for å få gjennomført denne styringsstrukturen.

Den opprinnelige vurderingen rundt styringslinjene er tatt med utgangspunkt i de fakta som er klarlagt rundt opprinnelig modell I. Nå foreligger det andre føringer rundt modell I som gjør at de ansattes påvirkningsmuligheter på høgskolens utvikling kan bli svekket. Departementet vil nå oppnevne de eksterne styremedlemmene og det har kommet antydning om at de kun vil forholde seg til den eksterne styrelederen i gitte saker. I tillegg er det kommet signaler om at prorektor i en modell I vil være overflødig. Det er også usikkert om denne styringsmodellen er det første skritt i retning av at høgskolen blir et særlovsselskap. Dette medfører at det er enda flere hensyn man må vurdere før man bestemmer seg for eksternt styreflertall eller ikke. 

Kontorsjef vurderer at det er for mange usikkerhetsmomenter som gjør at det ikke vil være riktig å gå inn for eksternt styreflertall og ekstern styreleder i denne omgang. Bakgrunnen for å si ja til eksternt styreflertall og ekstern styreleder bør gjøres fordi høgskolen virkelig ønsker og er moden for det, og ikke bare for å ha en ledelsesstruktur som er rask og effektiv. Da er det bedre at vi går for delt ledelse på øverste nivå og at man finner gode og omforente løsninger som løser eventuelle problemer med at avdelingslederen må forholde seg til både rektor og direktør.

Forslag til vedtak:
Avdelingsstyret ber ledelsen ved avdelingen sende et brev til fellesadministrasjonen med en høringsuttalelse som sier at avdelingen ønsker å følge normalordningen etter Universitets og høgskoleloven § 6.1 med et internt styreflertall. Begrunnelsene i brevet vil bli tatt fra saksfremlegget og ut fra de kommentarene som har fremkommet i møtet.

Halden, 7. februar 2003

Tore Petter Engen
kontorsjef