Til avdelingsstyrets medlemmer
Halden, 18. mai 2004
Innkalling til møte i avdelingsstyret ved Avdeling for informasjonsteknologi
Det innkalles med dette til avdelingsstyremøte
tirsdag 25. mai 2004 kl. 11.00 i Sarpsborg.
Møtet holdes i rom 152 i 2. etasje. Det blir servert lunsj under møtet.
Forfall meldes snarest slik at vararepresentant kan innkalles.
Saksliste
Med vennlig hilsen
Avdeling for informasjonsteknologi
Jan Høiberg
avdelingsleder
Kopi: Høgskoledirektør Wiktor Tvete
Rektor Knut Aarvak
Prorektor Elin Nesje Vestli
Trond Akerbæk
Biblioteket, Avd. Os allè
Sak 22/04 Referatsaker og orienteringer
Referatsaker:
Vedlegg:
Orienteringer
Vedlegg: (se papirformat)
Forslag til vedtak:
Avdelingsstyret tar sakene til orientering.
Halden, 18. mai 2004
Jan Høiberg
avdelingsleder
Sak 23/04 Oppnevning av lokalt valgstyre og leder av lokalt valgstyre (JAN/TPE/kju)
Vedlegg:
I styremøte 8. april 2003, Sak 27/03 Bestemmelser om valg, ble det vedtatt at det skal oppnevnes et lokalt valgstyre ved hver avdeling. Det lokale valgstyre skal være tilsvarende sammensatt som det sentrale valgstyret. Det vil si:
Det skal også oppnevnes like mange varamedlemmer.
Funksjonstiden for medlemmer i valgstyret for de tilsatte er 4 år. Funksjonstiden er sammenfallende med styrets funksjonstid. Funksjonstiden for studentmedlemmer i valgstyret er 1 år og løper fra 1. august. Det vil for at det for de ansatte blir funksjonstid fra 01.08.03-31.07.07.
For studentmedlemmer blir funksjonstiden 01.08.04-31.07.05.
Forslag på kandidater til lokalt valgstyre er som følgende:
| Fast | Vara | |
| Undervisnings- og forskerstillinger | Mari-Ann Akerjord Børre Stenseth Per-Olav Rusås |
Christian Heide Kåre Sorteberg Terje Samuelsen |
| Teknisk og administrativt tilsatte | Annette Øyen Ted M. Sørlie |
Tore Petter Engen Eling K. A. Andreassen |
| Studentene | Blir supplert etter studiestart | Blir supplert etter studiestart |
Forslag til vedtak:
Avdelingsstyret oppnevner de nevnte kandidatene til avdelingens lokale valgstyre, med Annette Øyen som leder og Per-Olav Rusås som nestleder. Avdelingsleder gis fullmakt til å supplere med studenter etter at studentrådet har funnet egnede kandidater.
Halden, 18. mai 2004
Jan Høiberg
avdelingsleder
Sak 24/04 Regnskap per 31. mars 2004 (JAN/TPE/kju)
Vedlegg: (se papirformat)
Vedlagt følger den regnskapsrapporten som ble sendt til fellesadministrasjonen for regnskap per 31.03.2004 inkludert vedlegg. Nedenfor kommenteres de viktigste forholdene i rapporten.
Resultatregnskap bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV)
I vedlegg 2 vises regnskap og periodisert budsjett på overordnet nivå (kontoklassenivå).
Totale kostnader for BFV viser et forbruk på ca. 89%, mens inntektene er ca. 100% av periodisert budsjett. Ca. 11% lavere kostnader enn budsjettert skyldes hovedsakelig at kr 250.400 av midler avsatt til dekning av lønnskostnader for 2003 og kr 90.600 avsatt til dekningen av andre driftskostnader for 2003 har blitt tilbakeført i januar og ikke i april som budsjettert. Periodens resultat/udisponerte midler ved utløpet av mars er ca. kr 894.000. Det er ca. kr 693.000 høyere enn budsjettert.
Totalt viser kontoklasse 3 Driftsinntekter at inntektene hittil utgjør ca. 100% av periodisert budsjettert inntekt.
Forbruket innenfor kontoklasse 4 Investeringer og vedlikehold er ca. kr 11.000, mens det ikke er budsjettert kostnader i perioden.
Forbruk innenfor kontoklasse 5 Kostnader for arbeidskraft utgjør ca. 92%. Dette utgjør et underforbruk på ca. kr 425.000 sammenlignet med det periodiserte budsjettet. Dersom vi trekker ut kr 250.400 overført til dekning av lønnskostnader for 2003, ville forbruket vært på ca. 97%, det vil si underforbruk på ca. kr 174.000.
Forbruk innenfor kontoklasse 6 og 7 Andre driftskostnader utgjør ca. 57%. Dette utgjør et underforbruk på ca. kr 275.000 sammenlignet med det periodiserte budsjettet. Dersom vi trekker ut kr 90.600 overført til dekning av andre driftskostnader for 2003, ville forbruket vært på ca. 71% det vil si underforbruk på ca. kr 184.000.
Strategiske utstyrsmidler
Budsjett for strategiske utstyrsmidler er for 2004 kr 900.000. Hittil er det brukt ca. kr 6.000.
Kr 700.000 er beregnet til å dekke ny robotlab, mens kr 200.000 er beregnet å skulle gå til utstyr til masterstudiet.
Prosjekt Hessdalen
Dette er et internt prosjekt ved avdelingen, som finansieres av grunnbevilgningen. Prosjektet har i 2004 en ramme på kr 50.000.
| Konto | Tekst | Kostnad | Årsbudsjett |
| 633 | Energi |
2.099 |
8.000 |
| 651 | Faglig vitenskapelig utstyr, driftskjøp |
0 |
3.000 |
| 652 | IT/audiovisuelt utstyr - driftskjøp |
0 |
3.500 |
| 711 | Tjenestereiser faglige formål |
0 |
16.000 |
| 714 | Tilskuddsreiser studenter |
0 |
4.000 |
| 918 | Interne tilskudd/refusjoner |
0 |
15.500 |
| Sum internt regnskap |
2.099 |
50.000 |
Eksternt finansiert virksomhet (EFV)
Totalt viser eksternt finansiert virksomhet et underskudd på ca. kr 162.000. Det er ca. kr 17.000 høyere enn budsjettert.
Prosjekt NRK/Uninett
Nettokostnad ved utløpet av mars ca. kr 162.000, mens periodisert budsjett er kr 144.000. Det er budsjettert med kr 18.000 i inntekter fra NRK/Uninett ved utløpet av mars.. Fakturaer vil bli sendt når det er tegnet kontrakter.
Lønnskostnadene er ca. kr 16.000 høyere enn periodens budsjett. Dette skyldes etterbetaling til prosjektansatt som følge av at det har blitt utbetalt for lav lønn etter at han ble tilsatt på åremål.
Andre driftskostnader er ca. kr 16.000 lavere enn periodens budsjett.
Formål
Ca. 60% av grunnbevilgningen benyttes i følge den vedlagte formålsoversikten til undervisning, ca. 14% til administrasjon, ca. 9% til infrastruktur og ca. 6% til FoU.
Dette er noe misvisende, da lønn for undervisnings- og forskningspersonale ikke blir fordelt direkte på undervisning og FoU. Dette må gjøres ved manuelle tertialvise omposteringer basert på tidsfordeling i arbeidsplanene.
Konklusjon
Bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV)
Periodens resultat/udisponerte midler ved utløpet av mars er ca. kr 894.000. Det er ca.
kr 693.000 høyere enn budsjettert. Dette skyldes hovedsakelig at kr 250.400 av midler avsatt til dekning av lønnskostnader for 2003 og kr 90.600 avsatt til dekningen av andre driftskostnader for 2003 har blitt tilbakeført i januar og ikke i april som budsjettert.
Eksternt finansiert virksomhet (EFV)
Totalt viser eksternt finansiert virksomhet et underskudd på ca. kr 162.000. Dette er omtrent som budsjettert resultat for perioden.
Forslag til vedtak:
Avdelingsstyret tar økonomirapport per 31.03.2004 til orientering.
Bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV)
Periodens resultat/udisponerte midler ved utløpet av mars er ca. kr 894.000. Det er ca.
kr 693.000 høyere enn budsjettert. Dette skyldes hovedsakelig at kr 250.400 av midler avsatt til dekning av lønnskostnader for 2003 og kr 90.600 avsatt til dekningen av andre driftskostnader for 2003 har blitt tilbakeført i januar og ikke i april som budsjettert.
Eksternt finansiert virksomhet (EFV)
Totalt viser eksternt finansiert virksomhet et underskudd på ca. kr 162.000. Det er ca. kr 17.000 høyere enn budsjettert resultat for perioden.
Halden, 18. mai 2004
Jan Høiberg
avdelingsleder
Sak 25/04 Tertialrapport 1. tertial 2004 (JAN/TPE/kju)
Vedlegg: (se papirformat)
Bakgrunn
I tertialregnskapet er hensikten å gi et så korrekt bilde som mulig av høgskolens økonomiske resultat for 1. tertial. Det har som følge av dette blitt foretatt en del korrigeringer av regnskapet. Korrigeringene har vært knyttet til:
Rapporteringen deles i to deler; bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV) (budsjettenhet 2111-2151) og eksternt finansiert virksomhet (EFV) (budsjettenhet 2199). BFV tilsvarer statsoppdraget, det vil si den virksomhet som vi har påtatt oss å drive på vegne av det offentlige og som finansieres ved overføring fra Stasbudsjettet. Alle midler fra BFV skal gå til å gjennomføre statsoppdraget. Det vil si at dersom avdelingen har udisponerte midler fra BFV, er dette å betrakte som kortsiktig gjeld, da ”overskudd” innen den bevilgningsfinansierte virksomheten avsettes til fremtidig utføring av statsoppdraget. Det er kun EFV som kan generere egenkapital for høgskolen (det vil si de midlene vi tidligere hadde på prosjektkonto dekningsbidrag).
Resultatregnskap bevilgningsfinansiert virksomhet
Avdelingen har en total budsjettramme på kr 25.111.000. I tillegg er det budsjettert med kr 69.400 i studieavgifter, kr 146.000 i refusjon for fødselspermisjon og kr 650.400 overført fra 2003.
Totale kostnader for BFV viser et forbruk på ca. 103%, mens inntektene er ca. 100% av periodisert budsjett. Hovedårsaken til at kostnadene er ca. 3% høyere enn budsjettert er tidligere kostnadsføring av merarbeid enn budsjettert.
Totalt viser kontoklasse 3 Driftsinntekter at inntektene hittil utgjør ca. 100% av periodisert budsjettert inntekt.
Forbruket innenfor kontoklasse 4 Investeringer og vedlikehold utgjør ca. 71%, et underforbruk på ca. kr 5.000.
Forbruk innenfor kontoklasse 5 Kostnader for arbeidskraft utgjør ca. 98%, et underforbruk på ca.
kr 160.000 sammenlignet med det periodiserte budsjettet. Dersom vi trekker ut ca. kr 250.000 som ble avsatt til dekning av kostnader fra 2003 (budsjettert i kontoklasse 8), blir det et overforbruk på ca. kr 90.000. Hovedårsaken er tidligere kostnadsføring av merarbeid enn budsjettert.
Forbruk innenfor kontoklasse 6 og 7 Andre driftskostnader utgjør ca. 89%. Dette utgjør et underforbruk på ca. kr 97.000 sammenlignet med det periodiserte budsjettet. Dersom vi trekker ut ca. kr 91.000 som ble avsatt til dekning av kostnader fra 2003 (budsjettert i kontoklasse 8), blir forbruket nesten det samme som budsjetterte kostnader for perioden.
Prognose: Det forventes at resultatet vil bli som budsjettert.
Strategiske utstyrsmidler
Budsjett for strategiske utstyrsmidler er for 2004 kr 900.000. Hittil er det brukt ca. kr 6.000.
Kr 700.000 er beregnet til å dekke ny robotlab, mens kr 200.000 er beregnet å skulle gå til utstyr til masterstudiet.
Kvalitetsreformen - progresjon
Ved årsslutt 2003 gjensto kr 139.200 av midler til økt progresjon for studieåret 2003/2004. Hele dette beløpet er budsjettert forbrukt i 1. halvår. Hittil er det brukt ca. kr 100.000.
Kvalitetsreformen – fellestiltak (internasjonalisering)
Ved årsslutt 2003 gjensto kr 42.000 av midler til økt internasjonalisering. Hele dette beløpet er budsjettert forbrukt i 2004. Hittil er det brukt ca. kr 22.000 i forbindelse med at to masterstudenter som har reist til American University of Beirut. Til fratrekk kommer kr 10.000 som har blitt bevilget fra Fellesadministrasjonen til disse to studentene (prosjekt 15604 Internasjonalisering – styret).
Prosjekt Hessdalen
Dette er et internt prosjekt ved avdelingen, som finansieres av grunnbevilgningen. Prosjektet har i 2004 en ramme på kr 50.000.
| Konto | Tekst | Kostnad | Årsbudsjett |
| 633 | Energi |
2.099 |
8.000 |
| 651 | Faglig vitenskapelig utstyr, driftskjøp |
0 |
3.000 |
| 652 | IT/audiovisuelt utstyr - driftskjøp |
0 |
3.500 |
| 711 | Tjenestereiser faglige formål |
0 |
16.000 |
| 714 | Tilskuddsreiser studenter |
0 |
4.000 |
| 918 | Interne tilskudd/refusjoner |
9.600 |
15.500 * |
| Sum internt regnskap |
11.699 |
50.000 |
* Dette er estimerte telefonkostnader (fra IT-Drift) for 1. tertial. Kostnadene er estimert ut fra forbruk i 2003. Ved årsslutt vil det foretas en avregning ut fra reelt forbruk. Forbruket i 1. tertial 2004 (ca. kr 5.600) har vært lavere enn i 1. tertial 2003. Det forventes som følge av dette at det vil bli tilbakeført midler til prosjektet ved årsslutt.
Eksternt finansiert virksomhet
Totalt viser eksternt finansiert virksomhet et underskudd på ca. kr 163.000 (dette beløpet er inntektsført på konto 3799 Andre driftsinntekter/refusjoner = periodisering). Bakgrunnen er hovedsakelig at det hittil ikke har kommet inn inntekter, selv om det var budsjettert med ca.
kr 213.000 i inntekter. Foreløpig er det intet som tyder på at inntekten på årsbasis vil bli lavere enn forventet.
Det er betalt kr 50.000 for kjøp av aksjer i Inkubator Halden AS. Disse kostnadene er dekket av avdelingens egenkapital, og er ført direkte fra balansekonto 1351 Aksjer. Kostnadene er ikke tatt med i driftsregnskapet.
Prognose: Foreløpig forventes samme inntekter og kostnader som budsjettert i 2004.
Prosjekt NRK/Uninett
Det er budsjettert med ca. kr 213.000 i inntekter fra NRK/Uninett i løpet av 1. tertial. Hittil er det ikke regnskapsført inntekter. Prosjektplanene i prosjektet er godkjent av oppdragsgiver. Forslag til kontrakter er utformet og vil bli sendt med det første. Så snart kontraktene returneres, vil fakturering bli iverksatt. Lønnskostnadene ligger ca. kr 11.000 over det som er budsjettert for perioden. Årsaken er en etterbetaling til prosjektmedarbeider.
Andre driftskostnader er ca. kr 34.000 lavere enn periodens budsjett. Interne inntekter er ca.
kr 34.000 høyere enn budsjettert. Årsaken er at prosjektmedarbeider har jobbet noe mer med undervisning enn budsjettert i 1. tertial. Interne kostnader er ca. kr 31.000 lavere enn budsjettert. Årsaken er at det har vært noe mindre aktivitet enn budsjettert i prosjektet i 1. tertial.
Formål
Ved tertialavslutningen har det blitt foretatt en gjennomgang av regnskapet for å se på hvilke omposteringer som bør gjøres for å få et riktig bilde av hvilke formål våre kostnader har gått til. For 1. tertial har det blitt foretatt omposteringer for kostnader for arbeidskraft. Det er ompostert
kr 817.000 fra formål 10 Undervisning til formål 20 FoU og kr 88.000 til formål 62 Kompetanseutvikling. Det er ompostert kr 31.000 til formål 10 Undervisning fra formål 14 Laboratorievirksomhet.
Ca. 55,5% av grunnbevilgningen benyttes i følge den vedlagte formålsoversikten til undervisning, ca. 16,5% til administrasjon, ca. 8,4% til infrastruktur og ca. 15,4% til FoU.
Forslag til vedtak:
Avdelingsstyret tar tertialrapport for 1. tertial 2004 til orientering.
Bevilgningsfinansiert virksomhet
Periodens resultat/udisponerte midler for 1. tertial er ca. kr 336.000. Det er ca. kr 208.000 lavere enn budsjettert. Dette skyldes hovedsakelig tidligere kostnadsføring av merarbeid enn budsjettert samt at kun 4/6 av studieavgiftene for våren 2004 har blitt tatt hensyn til i 1. tertial, mens det er budsjettert med inntektsføring av hele beløpet.
Prognose: Det forventes at resultatet vil bli som budsjettert i 2004.
Eksternt finansiert virksomhet
Totalt viser eksternt finansiert virksomhet et underskudd på ca. kr 163.000. Bakgrunnen er at inntektene hittil i år kommer noe senere enn det som er lagt inn i periodisert budsjett.
Prognose: Det forventes at resultatet vil bli som budsjettert i 2004.
Halden, 24. mai 2004
Jan Høiberg
avdelingsleder
Sak 26/04 Utlån av datautstyr til avdelingens ansatte (JAN/TPE)
Bakgrunn
Avdelingsstyret vedtok i sak 22/98 innkjøp av datamaskiner til utlån for avdelingens ansatte. Denne ordningen har blitt videreført hvert år siden 1998. I enkelte omganger har avdelingen oppgradert utstyret som de ansatte har hjemme. Vi har fått klare tilbakemeldinger på at dette har vært et meget vellykket tiltak i forhold til de ansatte. Dette er noe som ønskes videreført i tiden fremover.
Vurdering
Hjemme pc’en skulle tilbys for at avdelingens ansatte skulle få anledning til å utvikle sine kunnskaper hjemme, og for å gjøre avdelingen mer attraktiv å jobbe i. Vi ser at dette vedtaket har vært svært nyttig. Det anbefales at ordningen med utlån av PC’er opprettholdes.
Forslag til vedtak:
Avdelingen forlenger ordningen med utlån av PC’er til ansatte t.o.m. 31.05.05 og de ansatte beholder utstyret som allerede utlånt, som det er.
Halden, 18. mai 2004
Jan Høiberg
avdelingsleder
Bakgrunn
Erfaringsmessig kommer det i løpet av sommeren inn søknader om dispensasjon for et fjerde eksamensforsøk fra studenter ved dataingeniørstudiet. Dette medfører behov for å gjennomføre ekstraordinære avdelingsstyremøter. For å unngå dette, anbefales at avdelingsstyret gir avdelingsleder fullmakt til å behandle og avgjøre søknader om dispensasjon for 4. gangs eksamensforsøk i sommerferien. Avdelingsstyret kan bli orientert om eventuelle vedtak i første ordinære avdelingsstyremøte etter sommerferien.
Forslag til vedtak:
Avdelingsstyret gir avdelingsleder fullmakt til å behandle og avgjøre søknader om dispensasjon for 4. gangs eksamensforsøk i perioden fra 25. mai til første avdelingsstyremøte avholdes etter ferien.
Halden, 18. mai 2004
Jan Høiberg
avdelingsleder
Sak 28/04 Søknad om dispensasjon for et fjerde eksamensforsøk, NN1 (JAN/KJU)
Vedlegg:
NN1 er student på dataingeniørstudiet og søker om å få gå opp til eksamen for fjerde gang i IRF10503 Matematiske metoder I og IRF20502 Matematiske metoder II. NN1 har gått opp til eksamen tre ganger tidligere i begge emner, men har ikke bestått. Studenten søker som følge av dette om å få gå opp til eksamen en fjerde gang . Saken er tatt opp med studieleder ved dataingeniørstudiet, som anbefaler at søknaden innvilges.
Forslag til vedtak:
Avdelingsstyret gir NN1 dispensasjon for et fjerde eksamensforsøk i IRF10503 Matematiske metoder I og IRF20502 Matematiske metoder II.
Halden, 18. mai 2004
Jan Høiberg
avdelingsleder