Til avdelingsstyrets medlemmer
Halden, 28 september 2004
Innkalling til møte i avdelingsstyret ved Avdeling for informasjonsteknologi
Det innkalles med dette til avdelingsstyremøte
tirsdag 5. oktober 2004 kl. 12.30 i Sarpsborg.
Møtet holdes i rom 152.
Forfall meldes snarest slik at vararepresentant kan innkalles.
Saksliste
Sak 34/04 Referatsaker og orienteringer
Sak 35/04 Tertialrapport 2. tertial 2004
Sak 36/04 Revidert budsjett for bevilgningsfinansiert virksomhet og eksternt finansiert virksomhet for 2004
Sak 37/04 Eventuelt
Med vennlig hilsen
Avdeling for informasjonsteknologi
Jan Høiberg
avdelingsleder
Kopi:
Konst. høgskoledirektør Birgitta Næss
Rektor Knut Aarvak
Prorektor Elin Nesje Vestli
Trond Akerbæk
Biblioteket, Avd. Os allè
Sak 34/04 Referatsaker og orienteringer
Referatsaker:
Vedlegg:
- Protokoll fra styremøte 13. september 2004
Orienteringer
Vedlegg: (se papirformat)
- Søknad om midler til internasjonalisering – brev av 22.09.04
- Opptakskrav – e-post av 24.09.04 fra Universitets- og høgskolerådet
I tillegg vil det bli orientert muntlig om:
- Organisering av administrasjonen på Remmen – videre behandling
- Nytt studium i Digital mediebehandling - status
Forslag til vedtak:
Avdelingsstyret tar sakene til orientering.
Halden, 28. september 2004
Jan Høiberg
avdelingsleder
Sak 35/04 Tertialrapport 2. tertial 2004 - JAN/TPE/kju
Vedlegg: (se papirformat)
- Økonomisk status med prognose og oppfølging av handlingsplanen 2. tertial 2004 (brev)
- Regnskapsrapport bevilgningsfinansiert virksomhet 2. tertial 2004 – på kontogruppenivå
- Regnskapsrapport eksternt finansiert virksomhet 2. tertial 2004 – på kontogruppenivå
- Regnskapsrapport bevilgnings- og eksternt finansiert virksomhet 2. tertial 2004 – på formålsnivå
- Oppfølging av tiltak i Handlingsplanen 2. tertial
I tertialregnskapet er hensikten å gi et så korrekt bilde som mulig av høgskolens økonomiske resultat for 2. tertial. Det har som følge av dette blitt foretatt en del korrigeringer av regnskapet. Korrigeringene har vært knyttet til:
- Å ta hensyn til påløpte kostnader for 2. tertial 2004 som ikke er betalt
- Å ta hensyn til betalte kostnader for 2. tertial 2004 som ikke er påløpt
- Å ta hensyn til inntekter for 2. tertial 2004 som ikke er mottatt
- Å ta hensyn til inntekter ført i 2. tertial 2004 som gjelder senere periode
- Å overføre kostnader ført i bevilgningsfinansiert virksomhet, men som gjelder eksternt finansiert virksomhet
- Å overføre i hovedsak deler av lønnskostnadene til riktig formål
Rapporteringen deles i to deler; bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV) (budsjettenhet 2111-2151) og eksternt finansiert virksomhet (EFV) (budsjettenhet 2199). BFV tilsvarer statsoppdraget, det vil si den virksomhet som vi har påtatt oss å drive på vegne av det offentlige og som finansieres ved overføring fra Stasbudsjettet. Alle midler fra BFV skal gå til å gjennomføre statsoppdraget. Det vil si at dersom avdelingen har udisponerte midler fra BFV, er dette å betrakte som kortsiktig gjeld, da ”overskudd” innen den bevilgningsfinansierte virksomheten avsettes til fremtidig utføring av statsoppdraget. Det er kun EFV som kan generere egenkapital for høgskolen (det vil si de midlene vi tidligere hadde på prosjektkonto dekningsbidrag).
Resultatregnskap bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV)
Avdelingen har en total budsjettramme på kr 25.111.000. I tillegg er det budsjettert med kr 69.400 i studieavgifter, kr 146.000 i refusjon for fødselspermisjon og kr 650.400 overført fra 2003.
Totale kostnader for BFV viser et forbruk på ca. 100%, mens inntektene er ca. 101% av periodisert budsjett. Periodens resultat/udisponerte midler ved utløpet av august var ca. kr 2.387.000. Det er ca.
kr 168.000 høyere enn budsjettert.
Totalt viser kontoklasse 3 Driftsinntekter at inntektene hittil utgjør ca. 101% av periodisert budsjettert inntekt.
Forbruket innenfor kontoklasse 4 Investeringer og vedlikehold utgjør ca. 24%, et underforbruk på ca. kr 37.000.
Forbruk innenfor kontoklasse 5 Kostnader for arbeidskraft utgjør ca. 96%, et underforbruk på ca.
kr 576.000 sammenlignet med det periodiserte budsjettet. Dersom vi trekker ut ca. kr 250.000 som ble avsatt til dekning av kostnader fra 2003 (budsjettert i kontoklasse 8), blir det et underforbruk på ca. kr 326.000. Hovedårsaken ikke budsjettert refusjon av sykepenger.
Forbruk innenfor kontoklasse 6 og 7 Andre driftskostnader utgjør ca. 104%. Dette utgjør et overforbruk på ca. kr 66.000 sammenlignet med det periodiserte budsjettet. Dersom vi trekker ut ca. kr 91.000 som ble avsatt til dekning av kostnader fra 2003 (budsjettert i kontoklasse 8), blir det et overforbruk på ca. kr 157.000.
Prognose: Det forventes at det vil gjenstå ca. kr 260.000 i udisponerte midler ved årsslutt. I tillegg forventes det overføring av strategiske utstyrmidler til 2005 med kr 700.000 (robotlab), kr 50.000 i progresjonsmidler og kr 84.000 til tidsforskyvning rekrutteringsstipendiat. Det er i denne vurderingen ikke tatt hensyn til eventuelle økte lønnskostnader som følge av lokale lønnsforhandlinger eller eventuelle lønnskompensasjonsmidler.
Strategiske utstyrsmidler
Budsjett for strategiske utstyrsmidler er for 2004 kr 900.000. Hittil er det brukt ca. kr 54.000.
Kr 700.000 er beregnet til å dekke ny robotlab, mens kr 200.000 er beregnet å skulle gå til utstyr til masterstudiet. Det forventes at budsjettrammen på kr 700.000 til robotlab blir overført til 2005.
Kvalitetsreformen - progresjon
Ved årsslutt 2003 gjensto kr 139.200 av midler til økt progresjon for studieåret 2003/2004. I tillegg har avdelingen blitt tildelt kr 100.000 i 2004. Regnskapet viser en kostnad på ca. kr 107.000, det vil si gjenværende midler på ca. kr 132.000. Det forventes at kr 50.000 overføres til bruk i vårsemesteret.
Kvalitetsreformen – fellestiltak internasjonalisering
Ved årsslutt 2003 gjensto kr 42.000 av midler til økt internasjonalisering. I tillegg har avdelingen blitt tildelt kr 15.000 i internasjonaliseringsmidler i 2004. Samlet ramme kr 57.000. Regnskapet viser en kostnad på kr 70.600. Kr 10.000 omposteres til prosjekt 15604 Internasjonalisering styret. Resterende omposteres til avdelingens ordinære budsjettramme. Midlene er benyttet i forbindelse med at to masterstudenter som har reist til American University of Beirut samt til oversetting nettbasert kursmateriale og deler av avdelingens nettsider til engelsk.
Prosjekt Hessdalen
Dette er et internt prosjekt ved avdelingen, som finansieres av grunnbevilgningen. Prosjektet har i 2004 en ramme på kr 50.000.
| Konto |
Tekst |
Kostnad |
Årsbudsjett |
633
651
652
711
714
918 |
Energi
Faglig vitenskapelig utstyr, driftskjøp
IT/audiovisuelt utstyr - driftskjøp
Tjenestereiser faglige formål
Tilskuddsreiser studenter
Interne tilskudd/refusjoner |
3.798
0
0
0
0
19.200 |
8.000
3.000
3.500
16.000
4.000
15.500* |
|
Sum internt regnskap |
22.998 |
50.000 |
* Dette er estimerte telefonkostnader (fra IT-Drift) for 1. og 2. tertial. Kostnadene er estimert ut fra forbruk i 2003. Ved årsslutt vil det foretas en avregning ut fra reelt forbruk. Forbruket i hittil i 2004 har vært lavere enn for samme periode i 2003. Det forventes som følge av dette at det vil bli tilbakeført midler til prosjektet ved årsslutt.
Eksternt finansiert virksomhet (EFV)
Totalt viser eksternt finansiert virksomhet en nettokostnad på ca. kr 37.000. Dette er ca.
kr 16.000 høyere enn budsjettert. Det er betalt kr 50.000 for kjøp av aksjer i Inkubator Halden AS. Disse kostnadene er dekket av avdelingens egenkapital, og er ført direkte fra balansekonto 1351 Aksjer. Kostnadene er ikke tatt med i driftsregnskapet.
Prognose: For prosjekt 21801 NRK/Uninett forventes det at inntektene (inkl. interne overføringer) vil bli ca. kr 109.000 lavere enn budsjettert. Tilsvarende forventes det at kostnadene (inkludert interne overføringer) vil bli ca. kr 148.000 lavere enn budsjettert. Overskuddet forventes som følge av dette å bli ca. kr 39.000 høyere enn budsjettert. For den øvrige eksternt finansierte virksomheten forventes ikke endringer.
Prosjekt NRK/Uninett
Nettokostnad ved utløpet av august var kr 37.000. Det er budsjettert med kr 464.000 i inntekter fra NRK/Uninett ved utløpet av august, mens oppdragsgiver hittil har blitt fakturert med kr 263.000.
Lønnskostnadene er tilnærmet lik budsjetterte kostnader for perioden. Andre driftskostnader er ca. kr 86.000 lavere enn periodens budsjett. Interne inntekter er ca. kr 26.000 høyere enn budsjettert. Interne kostnader er ca. kr 70.000 lavere enn budsjettert.
Formål
Ved tertialavslutningen har det blitt foretatt en gjennomgang av regnskapet for å se på hvilke omposteringer som bør gjøres for å få et riktig bilde av hvilke formål våre kostnader har gått til. Dette gjelder i hovedsak omposteringer for kostnader for arbeidskraft. Det er ompostert ca.
kr 624.000 fra formål 10 Undervisning til formål 20 Forskning og kr 67.000 til formål 62 Kompetanseutvikling. Det er ompostert kr 31.000 til formål 10 Undervisning fra formål 14 Laboratorievirksomhet.
Ca. 53,9% av grunnbevilgningen benyttes i følge den vedlagte formålsoversikten til undervisning, ca. 15,2% til administrasjon (inkludert markedsføring), ca. 11,4% til infrastruktur og ca. 15,5% til FoU.
Konklusjon
Bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV)
Periodens resultat/udisponerte midler for 2. tertial er ca. kr 2.387.000. Det er ca. kr 168.000 høyere enn budsjettert. Dette skyldes hovedsakelig ikke budsjettert refusjon av sykepenger.
Prognose: Det forventes at det vil gjenstå ca. kr 260.000 i udisponerte midler ved årsslutt. I tillegg forventes det overføring av strategiske utstyrsmidler til 2005 med kr 700.000 (robotlab), kr 50.000 i progresjonsmidler og kr 84.000 til tidsforskyvning rekrutteringsstipendiat. Det er i denne vurderingen ikke tatt hensyn til eventuelle økte lønnskostnader som følge av lokale lønnsforhandlinger eller eventuelle lønnskompensasjonsmidler.
Eksternt finansiert virksomhet (EFV)
Totalt viser eksternt finansiert virksomhet en nettokostnad på ca. kr 37.000. Dette skyldes blant annet noe tidsforskyvning av inntekter. Det er betalt kr 50.000 for kjøp av aksjer i Inkubator Halden AS. Disse kostnadene er dekket av avdelingens egenkapital.
Prognose: Det forventes at resultatet vil bli ca. kr 39.000 høyere enn budsjettert i 2004.
Forslag til vedtak:
Avdelingsstyret tar tertialrapport for 2. tertial 2004 til orientering.
Bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV)
Periodens resultat/udisponerte midler for 2. tertial er ca. kr 2.387.000. Det er ca. kr 168.000 høyere enn budsjettert. Dette skyldes hovedsakelig ikke budsjettert refusjon av sykepenger.
Prognose: Det forventes at det vil gjenstå ca. kr 260.000 i udisponerte midler ved årsslutt. I tillegg forventes det overføring av strategiske utstyrsmidler til 2005 med kr 700.000 (robotlab), kr 50.000 i progresjonsmidler og kr 84.000 til tidsforskyvning rekrutteringsstipendiat. Det er i denne vurderingen ikke tatt hensyn til eventuelle økte lønnskostnader som følge av lokale lønnsforhandlinger eller eventuelle lønnskompensasjonsmidler.
Eksternt finansiert virksomhet (EFV)
Totalt viser eksternt finansiert virksomhet en nettokostnad på ca. kr 37.000. Dette skyldes blant annet noe tidsforskyvning av inntekter. Det er betalt kr 50.000 for kjøp av aksjer i Inkubator Halden AS. Disse kostnadene er dekket av avdelingens egenkapital.
Prognose: Det forventes at resultatet vil bli ca. kr 39.000 høyere enn budsjettert i 2004.
Halden, 28. september 2004
Jan Høiberg
avdelingsleder
Sak 36/04 Revidert budsjett for bevilgningsfinansiert virksomhet og eksternt finansiert virksomhet for 2004 - JAN/TPE/kju
Vedlegg:
- Forslag til revidert budsjett for bevilgningsfinansiert virksomhet og eksternt finansiert virksomhet for 2004
Avdelingens budsjett har blitt gjennomgått med tanke på behov for budsjettjusteringer. Vedlagt følger forslag til revidert budsjett for 2004.
For bevilgningsfinansiert virksomhet er det i forslag til justert budsjett budsjettert med at følgende midler overføres til 2005:
| Beløp |
Merknad |
|
700.000 |
Strategiske utstyrsmidler prosjekt 21605 (robotlab) |
|
50.000 |
Kvalitetsreformen – progresjon prosjekt 15631 |
|
84.000 |
Tidsforskyvning rekrutteringsstipendiat Monica Kristiansen (50% 01.01.-11.05.04 og 80% 12.05.-31.12.04) |
|
258.100 |
Udisponerte midler |
| 1.092.100 |
Sum |
Disse overføringene er budsjettert som en kostnad på konto 3581 Periodisering av øremerkede midler/kontogruppe 35 Uopptjent inntekt.
Når det gjelder eksternt finansiert virksomhet har prosjekt 21801 NRK/Uninett blitt gjennomgått.
Det forventes at overskuddet vil bli ca. kr 39.000 høyere enn budsjettert.
| Kontoklasse |
Beløp |
Endring |
| 3 Driftsinntekter |
146.300 |
Reduksjon |
| 5 Kostnader for arbeidskraft |
19.400 |
Økning |
| 6+7 Andre driftskostnader |
67.500 |
Reduksjon |
| 9 Interne transaksjoner |
137.100 |
Reduksjon |
| Endring totalt (økning overskudd) |
38.900 |
Økning |
Det vil bli gitt en muntlig redegjørelse i møtet.
Forslag til vedtak:
Avdelingsstyret vedtar forslag til revidert budsjett for bevilgningsfinansiert virksomhet og eksternt finansiert virksomhet for 2004.
Halden, 28. september 2004
Jan Høiberg
avdelingsleder
