Til avdelingsstyrets medlemmer
Halden, 21. oktober 2004
Nettmøte i avdelingsstyret ved Avdeling for informasjonsteknologi
Styrepapirer sendes ut per e-post og besvares per e-post.
Frist for svar: 29. oktober 2004 kl 14.00.
Saksliste
Sak 38/04 Høringsuttalelse: Administrative tilpasninger ved samlokalisering på Remmen
Med vennlig hilsen
Avdeling for informasjonsteknologi
Jan Høiberg
avdelingsleder
Kopi:
Konst. høgskoledirektør Birgitta Næss
Rektor Knut Aarvak
Prorektor Elin Nesje Vestli
Trond Akerbæk
Biblioteket, Avd. Os allè
Sak 38/04 Høringsuttalelse: Administrative tilpasninger ved samlokalisering på Remmen, JAN/kju
Vedlegg:
- Høring administrative tilpasninger ved samlokalisering på Remmen – brev av 23.09.04 vedlagt høringsnotat
(http://www.ia.hiof.no/~janh/hoeringsnotat_adm_remmen_h04.pdf)
- Forslag til høringsuttalelse for administrative tilpasninger ved samlokalisering på Remmen
Bakgrunn
Høgskoledirektøren har i brev av 23. september 2004 sendt ut et høringsnotat vedrørende administrative tilpasninger ved samlokalisering på Remmen (vedlegg 1). Høringsnotatet er sendt til alle driftsenheter, hovedtillitsvalgte og studentparlamentet med en høringsfrist 1. november 2004. Driftsenheter og organisasjoner kan selv velge hvordan de vil organisere høringen.
Avdelingsleder har i e-post av 7. oktober 2004 sendt ut dette brevet vedlagt høringsnotatet til alle ansatte på avdelingen, og bedt om innspill. Avdelingsleder har på bakgrunn av dette utarbeidet et forslag til høringsuttalelse (vedlegg 2) fra avdelingen og har besluttet at høringsuttalelsen skal sendes til avdelingsstyret for vurdering.
Nærmere om høringsnotatet
Målet for prosessen er å foreslå en organisering av de administrative tjenestene ved Høgskolen i Østfold som ivaretar følgende overordnede forutsetninger:
- Brukerne får en service som oppfyller høgskolens kvalitetskrav
- Ressursene utnyttes effektivt og dobbeltarbeid unngås
- Overlapping skal minske sårbarhet
- Arbeidsmiljøet skal være utfordrende og gi mulighet til fellesskap
Hovedprinsippet i forslag til organisasjonsmodell er at organiseringen av fellesfunksjonene bør være gruppebasert. Med dette menes at administrativt personell organiseres i faglig sterke grupper som har stor grad av delegert beslutningsmyndighet og hvor ansatte også kan inngå i flere grupper. Over dette nivået er det naturlig å dele inn i seksjoner, for eksempel studier, personal etc.
Utgangspunktet for denne prosessen er at ved samlokalisering vil det være både nødvendig og naturlig å organisere noen administrative oppgaver, som i dag løses ved de enkelte avdelingene, i fellesfunksjoner. Direktøren vil at man skal se på alle administrative oppgaver og vurdere om en organisering i fellesfunksjoner kan bidra til å heve kvaliteten samt effektivisere disse, jf. overordnede mål for prosessen.
Det er i høringsnotatet foretatt en vurdering om ulike administrative oppgaver bør løses felles eller lokalt. Det er også lagt frem et foreløpig forslag til organisasjonskart for fellesfunksjonene ved høgskolen.
Forslag til høringsuttalelse
Forslaget til høringsuttalelse er delt i tre deler:
- Generelt om reorganiseringen av administrative tjenester
- Kommentarer til høringsnotatet fra Høgskoledirektøren
- Noen konkrete forslag til organisering
Forslag til høringsuttalelse følger vedlagt (vedlegg 2).
Forslag til vedtak:
Avdelingsstyret slutter seg til forslag til høringsuttalelse om administrative tilpasninger ved samlokalisering på Remmen.
Halden, 21. oktober 2004
Jan Høiberg
avdelingsleder
