Høgskoledirektøren
Høgskolen i Østfold

                               Halden, 19.10.2004

Høringsuttalelse: Administrative tilpasninger ved samlokalisering på Remmen

Vi viser til brev fra Høgskoledirektøren av 23.09.2004, der det bes om innspill og kommentarer fra driftsenheter og organisasjoner ved Høgskolen angående tilpasning av de administrative tjenestene ved flytting til Remmen i 2005.

En høringsuttalelse fra Avdeling for informasjonsteknologi er gitt nedenfor. Alle tilsatte ved avdelingen har vært invitert til å komme med innspill til uttalelsen. Den har også vært diskutert i avdelingsstyret,  der uttalelsen fikk tilslutning i et e-post møte i oktober.

1. Generelt om reorganiseringen av administrative tjenester

En overordnet målsetting for reorganisering er å skape et best mulig administrativt støtteapparat for Høgskolens to primæroppgaver; studievirksomheten og forskningen. I reorganiseringsprosessen må det tas hensyn til flere føringer, bl.a.:

• God kvalitet på tjenestene.
• Optimalisering av ressursbruk.
• Minimalisering av sårbarhet.
• Tilpasning i forhold til organiseringen av driftsenhetene.
• Best mulig servicenivå for studenter og ansatte, lokalt og sentralt.
• NOKUTs krav.
• Ivaretakelse av administrative enheter og rutiner som i dag fungerer godt.
• Avtaleverkets krav til medvirkning fra tilsatte, organisasjonenes rettigheter og arbeidsmiljø.

Noen av disse føringene er åpenbart i konflikt med hverandre. Løsningen som til slutt velges må derfor nødvendigvis bli et kompromiss, der den overordnede målsettingen er styrende.

På sikt bør det antagelig igangsettes en reorganisering av driftsenhetene på Remmen, for ytterligere å bedre utnyttelsen av både faglige og administrative ressurser. I det videre har vi ikke tatt hensyn til en slik mulig reorganisering, men antatt at nåværende avdelingsstruktur skal ligge fast.

2. Kommentarer til høringsnotatet fra Høgskoledirektøren

Det fremlagte høringsnotatet bærer preg av at reorganiseringsprosessen fortsatt er langt fra ferdig.  Notatet inneholder mange generelle vurderinger og de foreslåtte endringene konkretiseres i liten grad. Mer konkrete forslag til organisering, inkludert bemanning av de ulike tjenestene, bør fremlegges så raskt som mulig i neste saksbehandlingsrunde. Dette av hensyn til teknisk og administrativt tilsatte som lenge har opplevd usikkerhet i forhold til hvilken driftsenhet de skal tilhøre og hvilke arbeidsoppgaver de skal ha etter samlokaliseringen.

2.1 Hovedprinsippet i forslaget

Det foreslås fra direktøren at adminstrasjonen skal organiseres ut i fra et overordnet prinsipp om å samle de ulike typene av kompetanse i faggrupper. Disse gruppene skal fungere som en ressurspool overfor driftsenhetene og levere de fleste av tjenestene som i dag ligger lokalt på avdelingene.  Begrunnelsen for å velge en slik løsning er at man da får sterke grupper med tyngre kompetanse enn i dag, noe som igjen betyr bedre service, mindre sårbarhet, reduksjon av dobbeltarbeid og et mer hensiktsmessig grensesnitt mellom brukere og administrasjon.

Argumentene for å etablere administrative ressursgrupper er gode, men vi savner en drøfting av dette prinsippet i forhold til nåværende organisasjonsmodell. I dag er mange av arbeidsoppgavene som avdelingslederne har i forbindelse med sitt arbeidsgiver- og budsjettansvar, delegert til den lokale administrasjonen. Det virker problematisk å skulle gjøre noe tilsvarende i en situasjon der den administrativt tilsatte ikke lenger tilhører driftsenheten.

Det gjøres heller ingen vurdering av hva lokal tilhørighet betyr for kvaliteten av administrative tjenester. Vi tror at tilsatte som arbeider for «eget hus» ofte vil gjøre en bedre og mer helhjertet jobb enn de som arbeider i en felles ressursgruppe som betjener alle driftsenhetene. Dette har vi f.eks. sett i Os Allé 11, hvor den lokale ekspedisjonen ved Avdeling for IT har fått topp karakter i nasjonale undersøkelser om studentenes tilfredshet.

Prinsippet om gruppeorganisering kan ikke anvendes ukritisk. Det må tas hensyn til HiØs organisasjons­modell og til ivaretagelse av lokale ordninger som i dag fungerer utmerket. Avdeling for IT mener at det bør beholdes en administrativ stab lokalt som er noe større enn det som foreslås i høringsnotatet.

2.2 Vurdering av de ulike administrative oppgavene på Remmen

Vi mener at følgende oppgaver bør kunne håndteres sentralt, uten lokale administrative ressurser:

• Arkiv og post
• Sentralbord
• Eksamensplanlegging og annen studieadministrasjon
• Time/romplanlegging
• Fakturahåndtering og andre regnskapsoppgaver
• Opptak
• Bibliotek og trykking
• Bygningsteknisk drift

Følgende av de øvrige oppgavene mener vi bør involvere både lokal og sentral administrasjon:

Studentekspedisjon
Det bør gis mulighet for å beholde en lokal ressurs som et supplement til det sentrale servicesenteret på Remmen, for å styrke den lokale tilhørigheten og servicen overfor studentene.

Internasjonalt kontor
Internasjonaliseringsvirksomheten må ha faglig tilhørighet ved avdelingene. For å få opp volumet på den internasjonale studentutvekslingen, trenger vi en sentral ressurs som kan ta seg av koordinering av informasjon til studentene og praktisk/administrative saker som søknadsskjemaer, innkvartering, stipender etc. Avdeling for IT er sterk tilhenger av at det opprettes et internasjonalt kontor for hele HiØ på Remmen.

Markedsføring
Avdelingen støtter direktørens forslag om et overordnet koordineringsorgan for markedsføring, med egne ressurser ute på avdelingene.

FoU-organisering
Vi deler ikke direktørens oppfatning av at det ikke trengs noen sentral enhet på dette området. Det er selvfølgelig ikke ønskelig med noen sentral styring av avdelingenes forskning, avdelingene skal selv ha ansvar for innholdet i FoU-arbeidet. Men hvis vi skal øke forskningen ved HiØ, må vi bli bedre på å få inn eksterne forskningsmidler. Til dette trengs en felles ressurs med god kompetanse på prosjekt-planlegging, budsjettering, kontrakter og spesielt søknadsskriving. Dette «FoU-kontoret» bør også ha som oppgave å «selge» HiØ overfor offentlig og privat virksomhet som et senter for oppdragsforskning.  I tillegg vil det være viktig å holde avdelingene oppdatert på hvilke muligheter som finnes for å søke støtte fra nasjonale og internasjonale programmer. Denne sentrale ressursen kan evt. kombineres med enheten for EFV/EVU som direktøren foreslår i sitt organisasjonskart.

Økonomi
Som nevnt ovenfor, anser vi det som problematisk i forhold til dagens organisering av HiØ å fjerne lokale ressurser til økonomi. Vi deler ikke direktørens oppfatning av at tjenestene blir best ved å legge hele økonomiområdet inn i fellesfunksjoner. Ved å opprettholde en lokal økonomiressurs som har ansvar for daglig tilsyn, oversikt, analyse og rapportering, vil lederne for driftsenhetene få god oversikt og bedre styringsinformasjon enn ved sentralisering. En slik ressurs vil også være en viktig medspiller for avdelingsleder i strategiske valg i forhold til f.eks. budsjettdiskusjoner.

Personalfunksjoner (inkludert HMS og kompetanseutvikling)
Direktørens forslag om felles organisering, men med dedikerte personer på den enkelte avdeling, støttes.

IT-drift
IT-drift er et område hvor Avdeling for IT er i en spesiell situasjon. Vi har de siste årene fått en særbevilgning i budsjettet som tilsvarer 3.5 – 4 tekniske stillinger samt midler til servere, fordi vi selv driver mange av de tjenestene som øvrige avdelinger får fra IT-drift. Det synes nå klart at man ønsker å finne andre løsninger og at særbevilgningen til avdelingen vil bortfalle fra og med innflytting på Remmen. Vi aksepterer dette, men ber om at avdelingen og IT-drift sammen får planlegge bruken av ressursene. Dette er konkretisert nedenfor i del 3 av høringsuttalelsen.

2.3 Avdelinger som ikke skal flytte til Remmen

Her støtter vi forslaget om en fortløpende vurdering av hvilke administrative oppgaver ved avdelinger utenfor Remmen som også kan legges i fellesfunksjoner, etter hvert som den nye organisasjonen faller på plass.

2.4 Organisasjonskart for fellesfunksjonene

Forslaget til organisasjonskart virker som helhet fornuftig. Vi har en del kommentarer og forslag til endring når det gjelder virkeområder og fordeling lokalt/ sentralt, som er gitt ovenfor i kommentarene til de enkelte administrative oppgavene.

Idéen om en egen administrativ ledergruppe støttes. Vi mener at kontorsjefene ved driftsenhetene bør få et økt ansvar for samarbeidet med fellestjenestene etter reorganiseringen på Remmen, og at de derfor også bør delta i denne ledergruppen.

Vi synes spesielt at direktørens forslag om egne seksjoner/grupper for studieutredning og for EFV/EVU er gode. Den siste seksjonen bør sees i sammenheng med vårt forslag om et sentralt «FoU-kontor» med spesiell kompetanse på  eksternt finansiert forskning.

Man bør tenke nøye gjennom sammensetningen av de ulike gruppene i organisasjons­kartet. Gruppe­ledere bør velges både blant medarbeidere fra den «gamle felles­administrasjonen»  og blant de som tilføres de «nye» fellestjenestene fra avdelingene.

3. Noen konkrete forslag til organisering

3.1 Lokale administrative ressurser

Vi foreslår at avdelingene som minimum beholder en lokal administrasjon med:

• En kontorsjef som har overordnet ansvar, delegert av avdelingsleder, for avdelingens teknisk-administrative tjenester, inkludert økonomi og personalfunksjoner. Kontorsjefen skal også være hovedansvarlig for avdelingens samarbeid med Høgskolens fellestjenester, og skal delta i den administrative ledergruppen. Det er her viktig at kontorsjefene får myndighet til å ta ut ressurser fra fellestjenestene til avdelingene.
• En økonomisk ressurs (lokalt tilsatt) som arbeider med budsjetthåndtering, økonomisk analyse og rapportering.
• En ressurs (lokalt eller sentralt tilsatt) med spesielt ansvar for personalfunksjoner, inkludert HMS .

I tillegg bør  avdelinger som ønsker det gis mulighet for å ha en lokal ressurs for studentekspedisjon.

3.2 Opprettelse av nye sentrale ressurser

Vi ønsker at støtten fra sentralt hold til internasjonalisering og FoU styrkes på Remmen ved at det opprettes:

• Et internasjonalt kontor som er en pådriver for internasjonalisering og håndterer alle praktikaliteter ved student- og lærerutveksling.
• En sentral FoU-ressurs med spesiell kompetanse på å komme i inngrep med eksterne forskningsprogrammer og oppdragsgivere.

3.3 Reorganisering av IT-drift

I forbindelse med reorganiseringen av IT-drift, med tilhørende fjerning av særbevilgning til Avdeling for IT, vil vi spesielt be om at:

• Budsjettmidler tilsvarende særbevilgningen tilfaller IT-drift etter flytting til Remmen.
• Det antall teknikerstillinger ved avdelingen som har blitt dekket av særbevilgningen, overføres til IT-drift.
• Avdeling for IT og enheten for IT-drift selv finner frem til en ordning for hvorledes stillingene og midlene kan brukes, slik at  omorganiseringen ikke fører til kvalitetssenkning i avdelingens virksomhet.

Jan Høiberg
Avdelingsleder
Avdeling for informasjonsteknologi