Økonomireglement for Samfunnet

§ 1. Virkeområde og målsetting
(1) Reglementet gjelder for alle tillitsvalgte og kan revideres på årsmøtet jf. vedtektene.
(2) Målsettingen er å holde orden og kontroll på økonomien i hele organisasjonen.

§ 2. Dokumentasjon
(1) Enhver som foretar en økonomisk transaksjon er personlig ansvarlig for denne.
(2) Alle transaksjoner må dokumenteres. Dokumentet skal være originalt papirbilag, dersom det er utstedt et slikt dokument.
(3) Dokumentet skal minst inneholde:
a. dato for utstedelse av dokumentasjonen
b. angivelse av partene
c. ytelsens art og mengde
d. tidspunkt og sted for levering av ytelsen
e. vederlag og betalingsforfall
f. eventuelle avgifter knyttet til transaksjonen
(4) Ved kontantsalg kan punkt b, e og f fravikes. Kasseoverskuddet skal spesifiseres i forhold til hva som omsettes. Kassen skal telles opp før omsettingen starter, og dette beløpet skal noteres. Bilaget skal signeres av de som teller opp, samt attesteres av aktivitetsansvarlig.

§ 3. Bankkort
(1) Organisasjonen kan ha flere bankkontoer.
(2) Aktivitetsleder som har behov for å handle småsummer relativt ofte kan få utstedt et bankkort etter søknad. Kortet må kun brukes av personen som er knyttet til kortavtalen. Det er kun anledning til å bruke bankkortet til varekjøp (for kontantuttak: se forskudd og kasse).

§ 4. Forskudd
(1) Ved midlertidig behov for kasse kan det søkes om forskudd.
(2) Personen som får utbetalt forskuddet leverer bilaget til økonomiansvarlig med referanse til riktig søknad senest fjorten dager etter forskuddsutbetalingen.
(3) Mellomlegget skal tilbakebetales samme uke som bilaget leveres inn. Dersom utgiftene overskrider forskuddsbeløpet skal overskytende beløp behandles som et utlegg.
(4) Alle transaksjoner skal foregå pr bank.

§ 5. Utlegg
(1) Når en person har lagt ut for en utgift som skal dekkes av organisasjonen kan utlegget kreves refundert.
(2) Et refusjonskrav skal være innsendt senest fjorten dager etter transaksjonen har funnet sted, og må være attestert av aktivitetsleder.

§ 6. Kasse
(1) Aktivitetsledere som har behov for en kontantbeholdning kan søke om dette.
(2) Kassen skal ha en fast vekselbeholdning, og må (hvis er bevegelse) gjøres opp daglig. Alle bevegelser skal i tillegg føres i en kassedagbok. Kasseoverskuddet skal oppbevares atskilt fra vekselbeholdningen, og skal settes inn i bank umiddelbart.
(3) Utgifter til kjøp av varer og tjenester kan utbetales fra kasse samme dag som handelen har skjedd hvis et kasseoverskudd ellers har oppstått. Bilaget skal merkes med navnet til personen(e) som har utført handelen, samt signatur fra disse.

§ 7. Inngående faktura
(1) Der det er mulig bør kredittkjøp benyttes. Fakturaen sendes til organisasjonen sentralt merket utvalget og eventuelt aktivitetsansvarlig som skal knyttes til fakturaen.
(2) Attestant skal attestere fakturaen før utbetaling.
(3) Der flere aktivitetsansvarlige har ansvar for samme faktura, skal det spesifiseres hvilket beløp (vare/tjeneste) de forskjellige attesterer for.

§ 8. Utgående faktura
(1) Salg av varer og tjenester som ikke blir betalt kontant faktureres av økonomiansvarlig i Studentersamfunnet. Denne personen er også ansvarlig for å følge opp kravet til det er blitt innbetalt.
(2) Økonomiansvarlig angir hvilke bankkonti som skal benyttes, samt instruks for oppfølging av innbetalingene.

§ 9. Eiendeler
(1) Eiendel som er ment til varig eie og er av vesentlig verdi skal forsikres og registreres i et sentralt eiendelsregister.
(2) Alle eiendeler skal ha en materialforvalter.

§ 10. Varelager
(1) Der det eksisterer lager av varer for videresalg skal det føres journal over påfyll og uttak fra dette lageret.
(2) Varelageret skal ha en lageransvarlig.

§ 11. Økonomiansvarlig
(1) Økonomiansvarlig i styret har ansvaret sammen med styret at dette reglementet følges opp.
(2) Søknader og krav skal behandles så snart som mulig og senest fjorten dager etter det er mottatt hvis ikke særlige grunner taler mot dette.
(3) Det skal utarbeides standardskjema for søknader til økonomiansvarlig.
(4) Alle søknader til Høgskolen i Molde og Studensamskipnaden for Romsdal og Nordmøre skal signeres av økonomiansvarlig.
(5) Regnskapsdokumenter skal kontrolleres og organiseres av økonomiansvarlig.
(6) Alle utbetalinger kan kun utføres dersom de er attesterte og ellers oppfyller kravene i dette reglementet.
(7) Regnskapsfører velges av styret, og det skal legges vekt på kontinuitet og effektivitet i arbeidet.

§ 12. Aktivitetsleder
(1) Person som er ansvarlig for en aktivitet, enten styremedlem i samfunnsstyret, leder for et utvalg eller en som har fått et delegert ansvar for en aktivitet.
(2) Aktivitetsleder kan attestere et bilag etter at attestasjonsskjema er utfylt og godkjent av økonomiansvarlig.
(3) Alle bilag skal leveres til økonomiansvarlig senest fjorten dager etter transaksjonsdato. Disse må være attestert av aktivitetsleder. Når bankkort er brukt skal dette anmerkes på utgiftsbilaget.

§ 13. Revisor
(1) Regnskapet skal revideres av registrert revisor.
(2) Punktene i denne paragraf skal følges opp av revisor. Avvik skal rapporteres til organisasjonens leder.
(3) Utgående transaksjoner på bankkonti skal ha tilhørende attesterte bilag.
(4) Utgiftsbilag skal være attestert av aktivitetsleder.
(5) Ved disponeringer som krever søknadsbehandling, skal tilhørende bilag være anmerket med referanse til riktig søknad.
(6) Varelagerjournal skal kontrolleres mot varesalgsbilag.
(7) Kassedagbok skal kontrolleres jevnlig.
(8) Bilagene skal følge de formelle kravene som er oppgitt i økonomireglementet.