Utdanningskvalitet: Koordinering av arbeidet i referansegruppene
Bakgrunn for saken
Utdanningskvalitet, og derunder spesielt den faglige og pedagogiske kvaliteten på de individuelle fagene er kanskje den av sakene innen studentrådets ansvarsområde som de aller fleste studenter er mest opptatt av. Det er derfor viktig at vi følger opp denne saken og passer på at kvalitetsarbeidet tas på alvor ved instituttene.
Saksbehandlers vurdering
Direkte medvirkning fra studentene gjennom referansegruppene er kanskje et av de mest effektive virkemidlene vi har. I NTNUs sentrale kvalitetssikringssystem (KVASS) er det da også et krav at det skal arbeides aktivt med referansegrupper i alle fag; det er fagansvarlig (faglærer) som har ansvar for at dette blir gjort. KVASS definerer hva utdanningskvalitet betyr, og sier også hvordan det kontinuerlig skal arbeides med å sikre og bedre kvaliteten på undervisningen.

KVASS har mange gode sider og er i utgangspunktet et nyttig verktøy for såvel fagansvarlige som oss studenter. På den andre siden er det en kjennsgjerning at slike retningslinjer i nokså varierende grad blir fulgt, og i en innkjøringsfase er det uansett en utfordring å få folk til å komme igang med arbeidet i henhold til intensjonen. KVASS definerer klare ansvarsområder, og det er avgjørende at vi gjennom studentrådet følger opp og passer på at instituttledere, fagansvarlige og andre gjør jobben sin. Det er derfor ønskelig å skape et positivt og konstruktivt samarbeid.

Sett fra referansegruppenes ståsted er det ofte også ønskelig og nødvendig med opplæring i hva det vil si å sitte i referansegruppe, og hva en har mulighet og plikt til å gjøre. Uten oppfølging vil det trolig variere sterkt hvor godt referansegruppene vil fungere. I tillegg blir muligheten for å viderebringe erfaringer til instituttleder og assistere dårlig. Dette tilsier at vi bør tilby en viss form for opplæring og oppfølging til referansegruppene.

Et tredje moment er at kontinuiteten i referansegruppearbeidet naturlig nok begrenses av at det er nye studenter som sitter der fra år til år. Dette gjør at vi har liten mulighet til å følge opp utviklingen fra år til år og sjekke om erfaringer og anbefalinger fra studentene faktisk blir fulgt opp. For å bøte på dette er det ønskelig å finne fram til en metode for å samle inn og viderebringe erfaringer fra år til år. Dette vil også gjøre det mulig for de studenttillitsvalgte å ansvarliggjøre ledelsen ved instituttene og fakultetet i større grad.

Sett fra studentrådets ståsted er det altså tre hovemomenter som må diskuteres i denne saken:

? Ledelsen må ansvarliggjøres for at KVASS blir fulgt opp så godt som mulig
? Studentene trenger opplæring og oppfølging for å gjøre en så god jobb i referansegruppene som mulig
? Studentrådet og de tillitsvalgte trenger informasjon om hvordan våre fag utvikler seg for å gjøre en så god jobb som mulig.

Administrasjon av referansegruppearbeidet: Evalueringsstudass
For å bistå med administrasjon av arbeidet med referansegrupper har IME-fakultetet ansatt to studenter som evalueringsstudentassistenter. For tiden er dette Yngvil Holt og Marthe Hoen, og det er tradisjonen at de som blir ansatt beholder stillingene så lenge de er studenter. Timetallet per semester er 100 timer. Stillingsinstruksen er nokså ”vag”, men de viktigste arbeidsoppgavene omfatter:

Kontakt med faglærere
? I de første par ukene av semesteret: Sende ut mail til alle forelesere og minner om at man må opprette referansegrupper
? Hvorfor opprette referansegrupper?
? Hvis det ikke har skjedd, hvorfor ikke?
Erfaringen så langt i inneværende semester er at de aller fleste fagene på IME har opprettet referansegrupper. I fag med mindre enn 10 studenter (hovedsaklig i 4-5 årstrinn) trenger man ikke ha referansegrupper.
? I slutten av semesteret: Minne om at sluttevaluering skal gjennomføres og innsamling av rapporter

Rapportering til fakultetet
? Samle inn svar/tilbakemelding underveis fra forelesere og sammenfatte rapport til fakultetet etter hvert semester.
NOKUT kommer på besøk til våren, disse rapportene inngår i presentasjonen til dem. Navnet på studentene i referansegruppene er ikke vist i rapportene. Rapporten arkiveres på fakultetet, men det er usikkert hvordan denne brukes videre. Tidligere års rapporter skal som nevnt gjøres tilgjengelig for referansegruppene, men dette skjer erfaringsmessig ikke.

Oppsummert: Gode muligheter for samarbeid
Slik det er i dag har evalueringsstudass administrativt ansvar for at informasjonsflyten mellom de individuelle fagene (faglærere og referansegrupper) og fakultet og institutt, men ikke noe ansvar for oppfølging av det som kommer fram. Det er ingen som har direkte kontakt med studentene i referansegruppene, og det gis ingen opplæring eller oppfølging.
De som har stillingene i dag er positive til å samarbeide med studentrådet og de studenttillitsvalgte om arbeidet med referansegrupper. Dette kan gjøres ved å samkjøre rapportering til fakultetet med rapportering til de studenttillitsvalgte ved instituttene, gjerne administrert av studentrådet. Dette må avklares med fakultetet.
Vi må også finne fram til metode for å kommunisere med nye referansegrupper. To muligheter er å arrangere en ”Peptalk” med alle referansegruppene og/eller at det sendes ut en epost med informasjon om hva det betyr å sitte i referansegruppe

Forslag til vedtak
Studentrådet IME (SR) er opptatt av at arbeidet med kvalitetssikring av undervisningen blir tatt på alvor av så vel ledelsen ved fakultetet og instituttene som de fagansvarlige i de individuelle fagene. Slik vi ser det er det i alles interesse at den faglige og pedagogiske kvaliteten på undervisningen er så god som mulig.
Kvalitetssikring og –utvikling er et arbeide som må bygges på utstrakt samarbeide og dialog mellom de involverte parter. SR ønsker således å spille på lag med fakultetet og instituttene og bidra så konstruktivt som mulig.
Vi mener det aller viktigste arbeidet med utdanningskvalitet skjer i referansegruppene. Vi ser det derfor som særdeles viktig at dette arbeidet tas på alvor, av såvel ledelse og fagansvarlige som studentene. Det er derfor gunstig at fakultetet har ansatt to evalueringsstudentassistenter til å bistå i administrasjonen av arbeidet med referansegrupper, og SR ønsker et tett samarbeid med disse velkommen.

Studentrådet IME ønsker, og bidrar gjerne til, at gjennom de følgende tiltak gjennomføres:

1. Opplæring og oppfølging av referansegruppene

a) I løpet av den første måneden i semesteret skal det bli gitt tilbud om opplæring til de nye referansegruppene. Dette bør skje så tidlig som mulig i semesteret.

i. En epost sendes ut av evalueringsstudentassistentene til referansegruppene med informasjon om hva det betyr å sitte i referansegrupper, samt tips om hva de kan gjøre for å gjøre en så god jobb som mulig.

ii. En kort ”pep-talk” eller informasjonsmøte kan også med fordel arrangeres, gjerne i sammenheng med et allmøte. Studentrådet IME og evalueringsstudassene kan samarbeide om dette, med eventuell støtte fra fakultetet.

b) Underveis i semesteret kan evalueringsstudentassistentene holde kontakten med referansegruppene direkte på epost, og ellers fungere som kontaktpunkt for referansegruppene. De klassetillitsvalgte er også relevante kontaktpersoner.

c) Eventuelle problemer og ting som trenger oppfølging fra studentdemokratiet skal håndteres av Studentrådet IME og de studenttillitsvalgte ved den aktuelle enhet (institutt og/eller fag).

2. Rapportering fra arbeidet i referansegruppene samles som nå inn av evalueringsstudentassistentene for fakultetet. Rapportmalen som er utarbeidet gitt gjennom KVASS kan med fordel brukes til rapporteringen. I denne sammenheng vil vi at

a) Rapporten fra forrige referansegruppe i det aktuelle faget faktisk gjøres tilgjengelig i denne sammenheng i henhold til retningslinjene gitt i KVASS. Studentrådet IME kjenner ikke til at dette er gjennomført til nå, så fakultetet tilrådes å etablere en enkel og grei rutine for å administrere dette.

b) Fakultetsledelsen proaktivt skal sikre seg at instituttledere bør ta initiativ til et møte med de studenttillitsvalgte ved instituttene om arbeidet med KVASS, der erfaringer fra referansegruppene blir diskutert spesielt med tanke på utvikling fra året før.

c) I tillegg til rapportering fra referansegruppene bør alle studentene i fag være med på evalueringen av fagene. Dette kan enkelt gjøres vha spørreskjema, slik praksis er på en del fag.

Studentrådet IME vil ta initiativ til et møte med fakultetsledelsen og evalueringsstudentassistentene for å diskutere disse sakene i den nærmeste fremtid.