Kapittel 2 - Organisering og ansvarsforhold

Organiseringen av HMS-arbeidet er basert på de følgende prinsipper:

• Klart definerte ansvars- og myndighetsforhold
• Medvirkning for studenter og ansatte
• Saker skal løses på lavest mulig nivå 

2.1 Organisasjonskart
Høgskolens organisering kan illustreres som vist ved figuren nedenfor:


Denne organiseringen ble iverksatt 1.8.2003.

2.2 Ansvar og myndigheter i HMS-saker

Høgskolens styre
Høgskolens styre skal vedta overordnede mål for HMS-arbeidet, og årlig ta opp som egen sak status, eventuelle avvik og videre planer.

Rektor
Rektor skal se til at styrets HMS-vedtak følges opp og inspirere og motivere ansatte og studenter til å engasjere seg aktivt for å utvikle et godt lærings- og arbeidsmiljø ved høgskolen.

Høgskoledirektør
Høgskoledirektør har overordnet HMS-ansvar på virksomhetsnivå og skal se til at lover og forskrifter følges opp, at det årlig legges frem for styret en rapport om høgskolens HMS-arbeid og at det etter behov fremmes saker for styret angående høgskolens arbeidsmiljø.

Arbeids- og læringsmiljøutvalget
Arbeids- og læringsmiljøutvalget skal ut fra bestemmelsene i universitets- og høgskolelovens § 44 og arbeidsmiljølovens §§ 23 og 24 bidra til et godt lærings- og arbeidsmiljø ved Høgskolen i Bodø.  

Lovtekstene finnes i fulltekst på følgende nettsteder:

http://www.lovdata.no/all/nl-19770204-004.html

http://www.lovdata.no/all/nl-19950512-022.html

Retningslinjer for arbeids- og læringsmiljøutvalget er vedlagt Bok A.

Studiekvalitetsutvalget

Studiekvalitetsutvalget skal være rådgivende organ for alle saker som angår studiekvalitet ved Høgskolen i Bodø. Det skal være et koordinerende og støttende organ for arbeidet med studiekvalitet på institusjons- og avdelingsnivå.

Utvalget er nærmere omtalt på høgskolens nettsider:

http://www.hibo.no/index.php?ID=514

Avdelingsstyre/Kollegium
Avdelingsstyre/Kollegium skal vedta avdelingens handlingsplan for HMS-arbeidet og årlig bli orientert om status, eventuelle avvik og videre planer for HMS-arbeidet.

Dekanus
Dekanus plikter å se til at avdelingsstyrets/Kollegiets vedtak med relevans for HMS-feltet blir fulgt opp, og bl.a. inspirere og motivere ansatte og studenter til å engasjere seg aktivt for å utvikle et godt arbeids- og læringsmiljø ved avdelingens.

Instituttleder og studieleder

Høgskolens instituttledere og studieledere inngår i avdelingenes lederteam og vil på noe ulike måter kunne få seg tillagt HMS-relaterte oppgaver overfor de ansatte og studentene, eksempelvis medarbeidersamtaler, oppfølging av syke, diverse tiltak med relevans for det psykososiale arbeidsmiljøet osv.

Avdelingsdirektør

I tillegg til sitt utøvende HMS-ansvar som HMS-leder har avdelingsdirektør ansvar

for å forberede og effektuere eventuelle HMS-saker for avdelingsstyret/Kollegiet, og se til at disse er i samsvar med lover og forskrifter samt de vedtatte mål på virksomhetsnivå.

Hovedverneombud for de ansatte
Hovedverneombudet for de ansatte har ifølge arbeidsmiljøloven (jf § 25 nr 3) ansvar for å

samordne verneombudenes virksomhet ved høgskolen, og skal sammen med HMS-systemansvarlig delta i årlig HMS-gjennomgang (systemrevisjon) i enhetene.

Hovedverneombudet har som hovedoppgave å samordne verneombudenes virksomhet. Dette innebærer bl.a. følgende:

• representere verneombudene overfor høgskolens administrasjon,
• på verneombudenes vegne fremme eventuelle saker for arbeids- og læringsmiljøutvalget
• om ønskelig bistå verneombudene i deres vernearbeid
• samle verneombudene til jevnlige verneombudsmøter

Hovedverneombudet skal normalt ikke utøve ordinær verneombudsfunksjon innenfor de enkelte verneområder. Hovedverneombudet har ansvar for jevnlige verneombudsmøter, og har for tiden frigjort 1/3 av sin arbeidstid til verneoppgaver.

Hovedverneombud for studentene

Studentleder er hovedverneombud for alle studentene ved høgskolen. Studentleder har i denne sammenheng i stor grad ansvar og oppgaver som sammenfaller med det som gjelder for hovedverneombudet for de ansatte.

Hovedverneombudet for studentene samordner de fire avdelingsvise studentverneombudenes virksomhet. Dette innebærer bl.a. følgende:

• representere verneombudene overfor høgskolens administrasjon,
• på verneombudenes vegne fremme eventuelle saker for arbeids- og læringsmiljøutvalget
• om ønskelig bistå studentverneombudene i deres earbeid
• samle studentverneombudene til møter etter behov

Hovedverneombudet for studentene (studentleder) skal normalt ikke utøve ordinær verneombudsfunksjon innenfor de enkelte verneområder.

Verneområder

Vernetjenesten er organisert med følgende 5 verneområder:

1. Handelshøgskolen i Bodø (HHB)
2. Profesjonshøgskolen (PHS)
3. Avdeling for samfunnsfag (ASF)
4. Avdeling for fiskeri og naturfag (AFN
5. Fellesadministrasjonen (FA)

Verneombud for ansatte og studenter

Ved den enkelte avdeling (verneområde) skal det blant de ansatte velges et eget verneombud.

Ved den enkelte avdeling skal det også velges et eget verneombud for studentene. Studentverneombudene velges av studentorganisasjonene.

Verneombudene skal innenfor sine verneområder (avdelingene):

• ivareta de ansatte og studentenes interesser i saker som angår arbeids- og læringsmiljøet
• delta på vernerunder og føre tilsyn med at arbeidet blir utført på en slik måte, at
• hensynet til de ansattes og studentenes sikkerhet, helse og velferd er ivaretatt i samsvar med arbeidsmiljølovens og universitets- og høgskolelovens bestemmelser 

Verneombudene utøver i første rekke sin funksjon gjennom periodiske vernerunder, en systematisk gjennomgang av det fysiske lærings- og arbeidsmiljøet. Verneombudene skal fungerer som stedfortredere for hverandre.

Medvirkningsansvar
Alle ansatte og studenter har medvirkningsansvar ved gjennomføring av tiltak for å skape et godt, sunt og trygt arbeids- og læringsmiljø. HMS-spørsmål skal av ansatte normalt tas opp med nærmeste overordnede, eventuelt gjennom verneombud eller tillitsvalgt.Studentene tar opp HMS-relaterte forhold med tillitsvalgt for studentene ved kurs, utdanningsprogram, e.l.

Når det gjelder å melde fra om HMS-relaterte saker, vises det til omtalen av meldeplassen på hjemmesidene (den ”røde knappen”) og høgskolens sentralbord (75 51 72 00).

Personaldirektør

Personaldirektøren har av høgskoledirektøren fått delegert et overordnet koordinerende ansvar på virksomhetsnivå. Dette innebærer bl.a.:

• årlig gjennomgang og godkjenning av virksomhet, rutiner og dokumentasjon innenfor HMS-området
• være hovedverneombudenes kontaktperson, samt på høgskoledirektørens vegne sikre en god organisering av vernearbeidet og det øvrige HMS-arbeid, bl.a. gjennom årlig budsjettarbeid

HMS-systemansvarlig

HMS-systemansvarlig er høgskolens HMS-koordinator (systemansvarlig),  og har et utøvende, koordinerende ansvar på virksomhetsnivå. Dette innebærer bl.a. følgende:

• utarbeide dokumentasjon og oppdatering av HMS-håndbokens generelle del (Bok A)
• initiere enhetenes tilsvarende arbeid med sine spesifikke deler (Bok B)
• utarbeide årlig rapport til arbeids- og læringsmiljøutvalget og styret om status og planer for HMS-arbeidet
• koordinere bedriftshelsetjenesten og høgskolens øvrige HMS-tilbud
• sørge for opplæring av verneombud, arbeids- og læringsmiljøutvalgsmedlemmer og andre med særskilt ansvar i HMS-sammenheng
• ivareta sekretærfunksjon for arbeids- og læringsmiljøutvalget
• samle enhetenes sentrale HMS-dokumentasjon med sikte på et best mulig
• yte faglig bistand og gi veiledning i forbindelse med enhetenes HMS-arbeid
• sammen med hovedverneombud ha ansvar for årlig HMS-gjennomgang (systemrevisjon) i enhetene

Anbefalt saksgang i HMS-relaterte saker

Det forutsettes at saker som angår arbeids- og læringsmiljøet, primært skal ordnes innenfor vedkommende avdeling (enhet) og fremmes vanlig tjenestevei. Dersom dette ikke fører frem, kan det bli en sak for verneombudet på avdelingsnivå og eventuelt også for hovedverneombudet. 

Ansatt eller student tar opp problemet med lokal leder/ kursansvarlig (arbeidsplassnivå). Saken blir enten løst eller går videre. ↓ Ansatte eller student kontakter verneombudet ved avdelingen, og sammen tar de opp saken med en lokal leder – avdelingsdirektør (arbeidsplassnivå). Saken blir enten løst eller går videre. ↓ Lokal leder (avdeingsdirektør) og verneombudet tar opp saken med HMS-systemansvarlig, som eventuelt kan rådføre seg med bedriftshelsetjenesten. Saken blir enten løst eller går videre. ↓ Verneombudet ved avdelingen kontakter hovedverneombudet/ studentleder, som tar den opp med personaldirektøren/arbeids- og læringsmiljøutvalget. Saken blir enten løst eller går videre. ↓ Saken klages inn for arbeidstilsynet. Verneombudenes og hovedverneombudets oppgaver fremgår av arbeidsmiljølovens § 25-27.

Drift og renhold

Driftstjenesten ved høgskolen har ansvar for følgende driftsområder:

• Sikkerhets- og vaktfunksjoner
• Driftstekniske funksjoner – inventar, AV-utstyr, tilsyn, adgangssystemer, HMS i fellesarealer, ombygging og disponering av rom
• Renhold
• Budtjeneste med bil

Samarbeidspartnere er i særlig grad:

• Statsbygg
• Studentsamskipnaden
• Vertskommuner for høgskolens virksomhetssteder

Vedlikehold
Forholdet mellom Statsbygg som huseier og høgskolen som leietaker er fastsatt i en leieavtale som i hovedsak skjelner mellom to typer vedlikehold:

Ytre vedlikehold

• utleiers vedlikeholdsplikt - dvs. det bygningsmessige. 

Indre vedlikehold

• leietakers vedlikeholdsplikt - dvs. overflater samt spesialinnredninger og løst inventar

Statsbygg har ansvar for anlegg, drift og vedlikehold når det gjelder:

• Utenomhusanlegg:
• veier, plasser, parkanlegg, parkeringsplasser, søppeldunker, dunker for sigarettsneiper og for sykkelstativer
• Generell bygning:
• utvendig vedlikehold (tak, kledning, vinduer, dører, bærende konstruksjoner m.v.)
• Generelle VVS-tekniske anlegg:
• fyranlegg, oljetanker, el-kjeler, radiatorer
• ventilasjonsanlegg med filtre og kjøling
• ledningsnett og sanitæranlegg
• Elektro/teletekniske anlegg:
• brannalarmer/nødlys
• heiser - alarm og assistanse ved driftsstans
• automatiske porter og døråpnere
• SD-anlegg, drift av bygg
• nødstrøm
• fastmonterte varmeovner og belysningsutstyr
• Diverse tekniske anlegg:
• kverner og komprimatorer for avfall
• branndokumentasjon og forskriftsmessig merking

Høgskolen i Bodø har ansvar for anlegg, drift og vedlikehold på følgende punkter:

• EDB-anlegg, telefonanlegg, antenneanlegg og audiovisuelt utstyr
• vakthold, skilting, adgangskontroll, nøkler / nøkkelkort, tyverialarmer
• møbler, inventar og spesialinnredninger for bruker
• innvendig renhold og renovasjon, sanitærartikler
• innvendig vedlikehold av overflater
• brukeravhengig utstyr – eksempelvis gass / trykkluft og diverse spesialinnredninger

Brannansvar
Det følgende er en oversikt over ansvar og oppgaver vedr. brann slik dette fordeler seg på huseier (Statsbygg) og leietaker (Høgskolen i Bodø).

Statsbygg som huseier har ansvar for:

• at de aktuelle bygninger er bygget, utstyrt og vedlikeholdt i samsvar med gjeldende
• lover og forskrifter om brannsikkerhet
• etablere de tilsyns- og samarbeidsordninger med høgskolen som leietaker som kreves
• for å etterleve de lovfestede og forskriftsmessige krav til brannsikkerhet
• gi ansvarlig brannvernleder de tilstrekkelige fullmakter

Statsbyggs brannvernleder har ansvar for:

• På huseiers vegne å ha ansvar for brannvernarbeidet i nærmere bestemte bygninger
• Representere eier overfor brannmyndighetene, og sammen med disse og i henhold til nærmere fullmakter utøve eiers myndighet ved branntilsyn

Høgskolen som leietaker har ansvar for:

• å innrette all virksomhet slik at brann ikke lett oppstår
• å sørge for at sikringstiltak og sikringsinnretninger virker etter sin hensikt 

Forebyggende brannvakt skal

ved underskrift av instruks bekrefte sitt kjennskap til vedkommende branninstruks, og i en månedlig og underskrevet rapport kunne melde:

• at rømningsveier innenfor vedkommendes ansvarsområde er fri for hindringer,
• at branndører er i orden og ikke er sperret i åpen stilling, og
• at brannmeldere, detektorer, nødlys, slukkeutstyr, skilting, brannalarmklokker og nødåpnere er på plass og i orden

Høgskolens brannansvarlig har ansvar for:

• Tilsyn med at bygningstekniske brannverntiltak og øvrige sikringstiltak ikke forringes
• Rapportere til eier slik at denne skal kunne oppfylle sine forpliktelser om at bygget skal være bygget, utstyrt og vedlikeholdt i henhold til det branntekniske regelverk
• Delta sammen med brannvernleder i planlegging og gjennomføring av brannøvelser
• Være kontaktperson mellom Statsbyggs ansvarlige brannvernleder og høgskolen som leietaker samt vedkommende brannvakter

Høgskolens oppmøteledere har ansvar for:

• Ha kjennskap til branninstruks, vedkommende brannområde – jfr. branninstruks, brannområde, rømningsveier og meldeplass samt informere brannvakter og tilsatte
• Ved brann / brannøvelser motta rapport fra brannvakter og delta i evaluering