PROSEDYRE FOR SØKNAD OM EKSTERNE MIDLER

Formålet med den formelle søknadsprosedyren er følgende:

1. å sikre at institusjonen, særlig instituttet, står bak søknaden og er villig til å ta konsekvensene og gjennomføre prosjektet dersom søknaden blir innvilget. Forskningsrådet og EU krever dessuten at søknaden er undertegnet av en person som har fullmakt å binde institusjonen juridisk (budsjettdisponeringsmyndighet)
2. å sørge for at søknadne og formelle dokument knyttet til søknad og eventuelt prosjekt blir arkivert i Doculive

Fakultetsdirektøren vil normalt ikke sjekke innholdet i søknaden. Ansvaret for kvalitetssikring av søknaden ligger hos instiuttet, men fakultetet kan på forespørsel bistå, f.eks på store søknader.

Prosedyre

I) Forespørsel om fullmakt til å sende søknad, eventuelt delta i søknad fra ekstern enhet, sendes Instituttet via epost med følgende opplysninger om søknaden:

1. Prosjektnavn
2. finansieringskilde/program,
3. antall stillinger det søkes om (vår andel/totalt hvis ekstern koord.),
4. varighet,
5. søknadsbeløp (vår andel/totalt hvis ekstern koord.). 6. eventuell ekstern koordinator (navn, institusjon)

II) Instituttet (adm.leder) oppretter sak og notat i Doculive (DL), knytter til e-posten og sender til Fakultetet (administrasjonen). Forespørselen må være Fakultetet i hende senest 3 dager før søknadsfristen. Videre prosedyre avhenger av om søknaden skal sendes elektronisk eller pr. post.

Elektronisk søknad IIIa) Fakultetet sender fullmakt (internt notat) til instituttet som informerer søker. Søker sender søknaden elektronisk.

Postsøknad IIIb) Søknaden sendes Fakultetet for undertegning journalføring  og utsendelse.

IVa) Kopi av søknaden sendes Fakultetet for arkivering.

IVb) kopi av søknaden sendes til instituttet via DL. Husk å angi fakultetdirektøren som administrativt ansvarlig med epostadresse postmottak@matnat.uit.no