|
Prosjektmandat
Bakgrunn for prosjektet
Prosjektet er satt i gang på bakgrunn av behovet for å etablere et grunnlag for strategisk informasjonsarbeid, jf. sak 81-01, der Universitetsstyret fattet vedtak om at det skal utarbeides en informasjonsstrategi for Universitetet. Styresaken sier at universitetsledelsen med en slik strategi skal angi veivalg i form av visjoner og mål som kan fungere som en rettesnor for all kommunikasjon mellom Universitetet og omgivelsene.
Prosjektets mål
Formålet med prosjektet er at Universitetet i framtida gjennom bruk av strategisk kommunikasjon med omgivelsene kontinuerlig skal fremme institusjonens posisjon innenfor forsknings- og utdanningssektoren. Et slikt formål innebærer at kommunikasjonen skal være fundamentert på en avklaring av institusjonens samfunnsmessige rolle, basert på kjennskap til utviklingstrekk og forventninger i omverdenen. Kommunikasjonen med omverdenen skal underbygge en posisjonering av virksomheten ved Universitetet innenfor forsknings- og utdanningssektoren. Kommunikasjonen Universitetet har med omgivelsene skal kjennetegnes av tydelighet, troverdighet og konsistens og bidra til å utvikle tillit og positive holdninger til Universitetet i Tromsø i omgivelsene.
På bakgrunn av et slikt formål er prosjektets hovedmål derfor at Universitetet skal bedre sin kommunikasjon med omverdenen. Dette skal gjøres gjennom å jobbe fram mot et tredelt resultatmål:- Etablere en kommunikasjonsstrategi for Universitetet i Tromsø
- Styrke kollektive holdninger og forventninger innenfor Universitetet, som sikrer institusjonens evne til strategisk kommunikasjon med omverdenen
- Utarbeide forslag til tiltak i samsvar med kommunikasjonsstrategien
De tre målsettingene står i et gjensidig avhengighetsforhold til hverandre.
Prosjektets bidrag til virksomheten
Prosjektet understøtter flere sider av virksomheten ved Universitetet i Tromsø, slik de er omtalt i Strateginotat for Universitetet i Tromsø fram til år 2010. Her står det blant annet at Universitetet har som mål å ivareta en samfunnskritisk oppgave og ta høyde for å møte langsiktige forpliktelser overfor omgivelsene. I dette inngår det å drive grunnforskning, ivareta forpliktelser overfor omverdenen og å være en kritisk samfunnsinstitusjon.
Strateginotatet setter opp målsettinger om at Universitetet skal vise fleksibilitet i forhold til det å imøtekomme forventninger fra omgivelsene. I dette inngår å formidle kunnskap til omgivelsene og tilføre kompetanse til offentlig og privat sektor. I tillegg omhandler dette målsettinger om å organisere forholdet til omverdenen på en mer strategisk sett formålstjenlig måte og skape forståelse og støtte fra omgivelsene for virksomheten til Universitetet.
Strateginotatet sier også at Universitetet skal utnytte det forskningsmessige konkurransefortrinnet med sin beliggenhet. Dette berører i tillegg føringer for Universitetets virksomhet som ligger i den nye finansieringsmodellen, der konkurransesituasjonen innenfor forsknings- og utdanningssektoren gjør at Universitetet hele tiden må utvikle virksomheten med tanke på en strategisk posisjonering i forsknings- og utdanningssektoren.
Prosjektet har berøringspunkt med alle disse målene og skal støtte opp om disse sidene av virksomheten. I tillegg berører prosjektet ansatte og studenter ved institusjonen på et holdningsmessig nivå, som også har en emosjonell side. Prosjektet tar høyde for å utvikle en kommunikasjonsstrategi som handterer denne siden ved virksomheten på en god måte. Samtidig skal prosjektet underbygge den personalmessige støttefunksjonen til Universitetets virksomhet som ligger i det å utvikle fellesskapsfølelse og stolthet i forhold til arbeidsplassen.
Styringsgruppa
Rektor Jarle Aarbakke
Direktør Arne Benjaminsen
Informasjonsdirektør Morten Thoresen
Styringsgruppa er prosjektets øverste ledelse. Gruppa skal i tillegg til å ta avgjørelser som angår prosjektets økonomiske og tidsmessige rammer, fatte vedtak om viktige faglige veivalg i prosjektet. Gruppa skal godkjenne prosjektmandatet og forberede stå kommunikasjonsstrategien for Universitetsdirektøren, for behandling i Universitetsstyret.
Prosjektleder
Brynhild Granås
Rammebetingelser
Drift av prosjektet skjer innenfor rammen av Kommunikasjonsavdelingas budsjett og det er i første fase inngått en samarbeidsavtale med kommunikasjonsbyrået Gazette. Byrået skal bistå i prosessen med å framskaffe et grunnlag som kan benyttes internt for å avklare og utvikle den endelige kommunikasjonsstrategien. Budsjettkonsekvenser av strategien skal legges fram for Universitetsstyret sammen med behandlingen av strategien, jf. sak 81-01.
Den tidsmessige rammen for prosjektet er foreløpig satt til 31.12.02. Innen denne datoen skal det kommunikasjonsstrategiske grunnlaget være fastlagt. Det vil da gjenstå en avklaring av denne strategiens forhold til andre overordna strategiprosesser. Deretter vil kommunikasjonsstrategien endelig utformes og legges fram for Universitetsstyret vår 2003.
Prosjektleders mandat
Prosjektleder er ansvarlig for koordinering av og framdriften i prosjektet og skal utvikle prosjektmandat, prosjektorganisasjon og prosjektprosess, med kontinuerlig orientering til styringsgruppa, som fatter vedtak, jf. avsnittet over om styringsgruppas mandat. Prosjektleder har et særlig ansvar for å koordinere tilføringen av faglige kompetanse til prosjektet som skjer gjennom byrået, referansegruppa og andre.
Prosjektleder har ansvar for å drive prosjektet innenfor de økonomiske rammene styringsgruppa setter.
Referansepersoner
Som beskrevet under avsnittet om prosjektleders mandat, har prosjektleder et særlig ansvar for å koordinere tilføringen av faglige kompetanse til prosjektet. Involveringen av ansatte og forankring av prosjektet ved enhetene finner først og fremst sted gjennom den overordna organiseringa av prosjektet. Denne overordna organiseringa innebærer en brei involvering av ansatte. Prosjektet får dermed et stort antall personer som fyller funksjonen som referansepersoner.
Administrativ arbeidsgruppe
I perioden mai til september 2002 får prosjektleder administrative råd og innspill i forbindelse med prosjektorganiseringa fra en gruppe av administrativt ansatte fordelt på ulike enheter. I denne gruppa sitter Per Klementsen Hætta, Samisk senter, Øystein Miland, Med.fak., Helen Sagerup, SV-fak, Marit Fagerheim og Bengt Nilsfors, Personalavdelinga og Tore Jørgensen, NFH.
|
