Søknadsprosedyre ved søknad om eksterne midler.

Instituttet har fra MNF mottatt følgende prosedyre for søknader om eksterne midler:

1) Forespørsel om fullmakt til å sende søknad sendes Instituttet via e-post med følgende nøkkelopplysninger om søknaden:
Prosjektnavn, finansieringskilde /program, antall stillinger det søkes om, varighet, samt totalt søknadsbeløp og i tillegg søknadsfristen for søknaden til eventuelt NFR, EU osv.

2) Instituttet videresender forespørsel med påtegning om godkjenning til Fakultetet som oppretter sak og journalfører forespørsel (postmottak@matnat.uit.no) Forespørselen må være Fakultetet i hende senest 3 dager før søknadsfristen.

2B) Søknadsfrist til Instituttet.
Instituttet skal godkjenne og videresende søknaden. Ledelsen IF må derfor ha denne minst en dag før. Det vil si 4 dager før fristen til adm@phys.uit.no eller trond.brattli@phys.uit.no

NB: Dette forutsetter at den enkelte søker tar kontakt med administrasjonen for å forsikre seg om at det er personell til stede for godkjenning og videresending av søknaden.

Videre prosedyre avhenger av om søknaden skal sendes elektronisk eller pr post.

Elektronisk søknad
3) Fakultetet sender fullmakt til instituttet med kopi til søker.

4) Kopi av søknaden sendes Fakultetet for arkivering.

Postsøknad
4) Søknaden sendes Fakultetet for undertegning og utsendelse.
(kopi til instituttet via DL)

Fra 1.4.05 vil elektronisk saksbehandling i DL bli tatt i bruk. Prosedyren vil da bli tilpasset saksbehandling i DL.

Bakgrunn/Begrunnelse
De fleste søknader om eksterne midler sendes nå elektronisk. Undertegning skjer gjerne ved at søker krysser av at han/hun har fullmakt til å sende søknaden. Det er imidlertid fremdeles slik at Fakultetsdirektøren skal undertegne alle søknader eller gi fullmakt til at søknad sendes. Det er dessuten viktig at instituttene godkjenner alle søknader og dermed bekrefter at instituttet er beredt til å ta økonomiske og praktiske konsekvenser dersom søknaden innvilges. Fakultetet har også behov for å holde orden på hvilke søknader som er sendt og status for disse. For å få dette til trengs et minimum av byråkrati.



Hilsen

Trond Brattli