{\rtf1\ansi\ansicpg1252\deff0\deflang1044{\fonttbl{\f0\fswiss\fcharset0 Arial;}{\f1\froman\fprq2\fcharset0 Times New Roman;}{\f2\fswiss Arial;}{\f3\fnil\fcharset2 Symbol;}} {\colortbl ;\red0\green0\blue0;\red0\green0\blue255;} \viewkind4\uc1\pard\fi-1800\li1800\tx1800\cf1\b\f0\fs20 Fra:\b0\tab Christian Hansen\par \b Sendt:\b0\tab 10. desember 2003 10:16\par \b Til:\b0\tab Ingeborg Harsten (E-post); Kari Riddervold (E-post); Kirsti Anderssen (E-post); Marit Nilsen (E-post); Olaug Husab\'f8 (E-post); Sylvia Labugt (E-post); Else Botteng\'e5rd (E-post); Else Grete Broderstad (E-post); Geir Gotaas (E-post); Helge Salvesen (E-post); Haakon Fottland (E-post); Inger-Ann Hanssen (E-post); Kathrine Julin Pettersen (E-post); Lise Nordbr\'f8nd (E-post); Sigmund Nordmo (E-post); Aslaug Nikolaisen (E-post); Eilif Nilssen (E-post); Elisabeth Johansen (E-post); Frode Larsen (E-post); Geirid Haugli (E-post); Helmut Krane (E-post); Jan Erik Frantsv\'e5g (E-post); Kenth Hanssen; Kurt Egil Hemmingsen (E-post); May-Bodil Kongsli (E-post); Annie Martinsen (E-post); Berit Eliassen (E-post); Hilde Leonardsen (E-post); Inger Walmann (E-post); Jan Henriksen (E-post); Jan Thomas Schwenke (E-post); Mary Raste (E-post); Siri Johnsen (E-post); Synn\'f8ve Flage (E-post)\par \b Kopi:\b0\tab Atle Engebretsen; Terje Aspen; Bodil Paulsen; Reinert Grammeltvedt; Vidar Nyheim; H\'e5vard Bekkelund\par \b Emne:\b0\tab Registrering av tallbudsjett for 2004 i Agresso\par \pard\cf0\f1\fs24 Denne e-posten inneholder utfyllende informasjon til v\'e5rt brev av 24.11.03 (DL 200303684-54) om utarbeidelse av tallbudsjett for 2004. Skjemaene det vises til nedenfor er \'e5 finne p\'e5 v\'e5r vevside for budsjettarbeidet \cf2\ul http://www.adm.uit.no/okonomi/Budarb.html\cf0\ulnone .\par \par Enhetene bes med dette om \'e5 sende inn tallbudsjett for 2004 for den ordin\'e6re virksomheten (hovedfordelingen), til personal- og \'f8konomiavdelinga \b innen mandag 19. januar\b0 . Dersom noen har fordeling som skal godkjennes av fakultetsstyret (eller tilsvarende) etter denne datoen, m\'e5 vi f\'e5 administrasjonens forslag til fordeling i stedet. Budsjett for eksternt finansierte prosjekter tas ikke med her, disse legges som tidligere inn for seg selv (se egne rutiner for eksternt finansierte prosjekter).\par \par Vi legger opp til en forenklet behandling for sentrene (tidligere under forskningsavdelinga). Se eget avsnitt.\par \par Vi vil f\'f8lge omtrent samme fremgangsm\'e5te som i fjor. P\'e5 budsjettsiden finnes f\'f8lgende filer til bruk i budsjettarbeidet:\par 1. \i Profiler 2000-2002.xls\i0 viser hvordan salgsinntekter, l\'f8nn og andre driftsutgifter fordeler seg p\'e5 hver enhet over \'e5ret. \par 2. \i Sesongkoder04.xls\i0 er et skjema for \'e5 legge inn sesongkoder (dvs. periodisering av budsjettet).\par 3. I \i Felles sesongkoder.xls\i0 er det lagt inn en del ferdige sesongkoder som kan brukes av alle.\par 4. \i Budsjettskjema04.xls\i0 brukes til \'e5 legge inn fullstendig inntekts- og utgiftsbudsjett.\par \par \ul Profiler/fordeling av inntekter og utgifter over \'e5ret\par \ulnone Regnearket Profiler.xls er basert p\'e5 gjennomsnittet til hver enhet for \'e5rene 2000-2002, og er identisk med den filen som ble sendt ut i forbindelse med budsjettet for innev\'e6rende \'e5r. Da regnskapet for 2003 ikke er avsluttet enn\'e5, ser vi det ikke som hensiktsmessig \'e5 inkludere tall for 2003 i grunnlaget. Salgsinntekter er alle inntekter p\'e5 3-serien unntatt departementsinntektene over kap. 0263 og 0281 (konto 3411 og 3421). L\'f8nnsutgifter er alle utgiftene p\'e5 5-serien. I profilene for l\'f8nnsutgifter har vi korrigert for l\'f8nnsoppgj\'f8r og endringer i regnskapsprinsipper i l\'f8pet av de enkelte \'e5r. Det betyr for eksempel at all l\'f8nn er omregnet til l\'f8nnsniv\'e5et ved begynnelsen av \'e5ret. Vi har ogs\'e5 regnet forbruket p\'e5 de enkelte \'e5r om i forhold til de regnskapsprinsipper m.m. som gjelder i 2003 (og 2004). For eksempel \'f8kte pensjonspremien fra 2003, dette p\'e5virker periodiseringen (en st\'f8rre del av utgiftene p\'e5l\'f8per i juni m\'e5ned), noe profilene tar h\'f8yde for. Det samme gjelder innf\'f8ringen av 5. ferieuke. \'d8vrige driftsutgifter omfatter 4, 6 og 7-serien. Interne inntekter og utgifter (9-serien) er holdt utenfor. \par \par \ul Sesongkoder\par \ulnone Alle inntekter og utgifter skal periodiseres, det vil si at det skal budsjetteres n\'e5r p\'e5 \'e5ret de vil p\'e5l\'f8pe. Enhetene kan lage sesongkoder, det vil si m\'f8nstre for hvordan ulike typer inntekter og utgifter vil p\'e5l\'f8pe i l\'f8pet av \'e5ret. Profilene over er kun ment som et hjelpemiddel (med andre ord ingen fasit), for \'f8vrig b\'f8r man budsjettere konkret i forhold til hvilke planer man har for \'e5ret. Enhetene kan vurdere om de sesongkodene som ble brukt i 2003 var riktige nok til at de kan brukes i 2004 ogs\'e5.\par \par Vi minner om at periodiseringen f\'f8rst og fremst er ment brukt p\'e5 overordnet niv\'e5; p\'e5 de enkelte budsjettposter vil man kunne oppleve store avvik fra periodiseringen. Det kan v\'e6re enkelte posteringer som er s\'e5 store at de b\'f8r periodiseres alene (b\'e5tleie NFH, tilskudd til klinisk psykologi osv.). \par \par Dekningsbidragsinntekter b\'f8r periodiseres separat. Rutinene for eksterne prosjekter er lagt om, og meningen er blant annet at dette skal f\'f8re til en raskere behandling av dekningsbidrag og andre indirekte poster. Det sentrale dekningsbidraget (reduserer enhetenes inntekter) blir etter planen belastet i januar (se DL 200301191-4 for redegj\'f8relse for beregningsgrunnlaget). \par \par Det blir ikke gitt ekstrabevilgning til kompensasjon av l\'f8nnsoppgj\'f8ret i 2004. Enhetene b\'f8r derfor sette av en tilstrekkelig reserve til \'e5 dekke merutgiftene. Det b\'f8r budsjetteres med noe h\'f8yere l\'f8nnsutgifter fra og med mai (virkningsdato for det sentrale oppgj\'f8ret), og ytterligere noe h\'f8yere fra august/september (justeringsoppgj\'f8r og lokalt oppgj\'f8r). Det antas at l\'f8nnsoppgj\'f8rene vil ha en ramme p\'e5 rundt 1,5 % p\'e5 \'e5rsbasis.\par \par Hovedbevilgningen (post 50) fordeles med 1/12 hver m\'e5ned. Det er lite trolig at det vil bli gitt tilleggsbevilgninger av noe slag (for eksempel l\'f8nnskompensasjon, som nevnt over). Internt ved universitetet fordeles det ogs\'e5 en del \'f8remerkede midler (stipendiatstillinger, frikj\'f8psmidler osv.). Det meste av disse blir fordelt tidlig p\'e5 \'e5ret, og vil derfor p\'e5virke periodiseringen p\'e5 konto 3411. Enkelte enheter mottar spesielle tilskudd fra departementene, blant annet over post 0281. Disse skal budsjetteres s\'e6rskilt. \par \par Vi har laget noen forh\'e5ndsdefinerte sesongkoder som alle kan bruke (se 'Felles sesongkoder.xls'. Fila skal ikke returneres til oss. Dere beh\'f8ver heller ikke \'e5 f\'f8re opp felles sesongkoder dere har brukt i sesongkodeskjemaet dere returnerer til oss, da de allerede er lagt inn). De forh\'e5ndsdefinerte sesongkodene kan s\'e6rlig v\'e6re aktuelle i forbindelse med engangsutbetalinger o.l.\par \par \ul Budsjett\par \ulnone Det skal utarbeides et fullstendig inntekts- og utgiftsbudsjett for enheten. Budsjettet legges inn i regnearket Budsjettskjema04.xls. For hver budsjettpost legges det inn en gyldig sesongkode. Man kan ogs\'e5 velge \'e5 ikke bruke sesongkode. Budsjettposten blir da lagt inn med en fordeling p\'e5 1/12 hver m\'e5ned. \par \par Alle budsjettpostene skal best\'e5 av gyldige verdier for konto, avdeling, prosjekt og sesongkode (sistnevnte er alts\'e5 valgfri). Bel\'f8pet oppgis i kroner. Inntekter og negative utgifter skal ha negativt fortegn. Refusjon for arbeidskraft er negative utgifter (ikke inntekter), og skal budsjetteres p\'e5 utgiftssida (5-serien).\par \par Det skal utarbeides et samlet budsjett for hver enhet. Spesielt ved de st\'f8rre enhetene er det viktig at arbeidet koordineres sentralt. Det skal ikke sendes inn separate annuumsbudsjetter, disse skal innarbeides i det ordin\'e6re budsjettet. Dersom disse midlene ikke er fordelt enn\'e5, kan det budsjetteres med et samlet bel\'f8p (for eksempel 6000-650000-00000) som s\'e5 revideres n\'e5r den endelige fordelingen er klar.\par \par \'c5rsbudsjettet skal i utgangspunktet settes opp i balanse. Det kan budsjetteres med et overforbruk tilsvarende udisponert bevilgning fra tidligere \'e5r (tidligere omtalt som egenkapital). Tilsvarende skal man ikke budsjettere med utgifter som man vet ikke vil p\'e5l\'f8pe f\'f8r senere \'e5r - selv om den tilh\'f8rende inntekten/bevilgningen regnskapsf\'f8res i 2004. Udisponert bevilgning ved utgangen av 2003 er ikke kjent. Man kan ta utgangspunkt i revidert budsjett for \'e5 beregne hvor mye den vil utgj\'f8re. \par \par Enheten avgj\'f8r selv hvor detaljert budsjettet skal settes opp, men med minimum f\'f8lgende detaljeringsgrad p\'e5 kontoniv\'e5:\par \pard{\pntext\f3\'B7\tab}{\*\pn\pnlvlblt\pnf3\pnindent0{\pntxtb\'B7}}\fi-380\li380 inntekter over kap. 0263 post 50 (hovedbevilgning) og interne fordelinger. Det kan tas utgangspunkt i forslag til fordeling (DL 200305617-1), og senere tildelingsbrev n\'e5r dette foreligger.\par {\pntext\f3\'B7\tab}andre bevilgninger fra UFD (for eksempel kap. 0281) eller andre departementer. Kontogruppe 34.\par {\pntext\f3\'B7\tab}dekningsbidragsinntekter, herunder trukket fra sentralt dekningsbidrag (konto 9011).\par {\pntext\f3\'B7\tab}\'f8vrige inntekter (3-serien, 90-serien)\par {\pntext\f3\'B7\tab}investeringer (4-serien)\par {\pntext\f3\'B7\tab}l\'f8nnsutgifter (5-serien)\par {\pntext\f3\'B7\tab}andre driftsutgifter (6- og 7-serien)\par {\pntext\f3\'B7\tab}interne utgifter, herunder egeninnsats til eksterne prosjekter (91-serien)\par {\pntext\f3\'B7\tab}internhusleie (konto 9141)\par {\pntext\f3\'B7\tab}andre \i spesielle \i0 inntekter eller utgifter\par \pard\par Bevilgning for, og belastning av, internhusleie for 2004 er enn\'e5 ikke beregnet. Enhetene kan inntil videre se bort fra dette, og avvente n\'e6rmere informasjon i disponeringsskrivet. \par \par Vi viser til tidligere orienteringer om skillet mellom investeringer og driftsutgifter. Planlagte investeringer skal budsjetteres p\'e5 en investeringskonto (4-serien) og ikke sammen med driftsutgiftene (6 og 7-serien). Med investering menes et driftsmiddel med en anskaffelseskostnad p\'e5 mer enn 50 000 og en antatt levetid p\'e5 minst tre \'e5r. PCer skal ikke f\'f8res som investering. \par \par \ul Sentrene\par \ulnone Sentrene beh\'f8ver ikke \'e5 bruke det standard budsjettskjemaet. Vi m\'e5 imidletid ha en lettfattelig oversikt over forventede inntekter og utgifter per tiltak, og slik at det til en viss grad er mulig \'e5 se hvilken type inntekt eller utgift det gjelder (se detaljeringsgraden i forrige avsnitt). Hovedfordelingen legges inn p\'e5 tiltak 00000, slik at nettoutgiften (hvor mye man bidrar med av denne bevilgningen) fremkommer p\'e5 hvert tiltak. Se bort fra periodisering.\par \par \ul Generelt\par \ulnone Budsjettet leses inn elektronisk i Agresso. Skjemaene m\'e5 derfor returneres oss p\'e5 e-post. Det er viktig at alle opplysninger er i henhold til gjeldende kontoplaner etc. Det m\'e5 ikke legges inn flere identiske budsjettposter (dvs. at b\'e5de konto, avdeling og prosjekt er lik), da systemet vil overskrive tidligere poster. Det er gjort enkelte endringer i skjemaene i forhold til foreg\'e5ende \'e5r, slik at det ikke m\'e5 benyttes gamle skjemaer.\par \par Skjema med sesongkoder og budsjettet returneres undertegnede innen tidsfristen. Vi ber om at dere returnerer filene under andre navn enn de opprinnelige, for eksempel "Sesongkoder NFH", "Budsjett 62" eller lignende, slik at vi kan skille dem fra hverandre. \par \par \pard\nowidctlpar Enheter med tilgang til selv \'e5 registrere budsjettdata i Agresso Budget Manager beh\'f8ver ikke \'e5 fylle ut disse skjemaene (men kan vurdere om det er hensiktsmessig). Vi ber imidlertid om en beskjed fra disse n\'e5r budsjettet er ferdig, slik at vi kan ta ut n\'f8dvendige opplysninger selv.\par \pard \par Ta kontakt med undertegnede dersom noe er uklart.\par \par \par Med vennlig hilsen\par \par for H\'e5vard Bekkelund\par \f2\fs20 ________________________\par \par \b Christian Hansen\par \par \b0\f0\fs16 f\'f8rstekonsulent personal- og \'f8konomiavdelinga\f2\par telefon 77 64 57 18\par telefax 77 64 49 00\par \fs20 ________________________\par \f0\par \pard\fi-1800\li1800\tx1800\cf1\par }