Med.fak. - Saksgang

Innkalling
5 dager før møtet sendes det ut innkalling og kopi av sakspapirene til medlemmene i fakultetsstyret. Det medisinske fakultet har fakultetsstyremøte én gang i måneden, se møteplan. Varamedlemmer får kun tilsendt innkallingen. Hvis et medlem melder forfall, sendes sakspapirene til vara.

Sakene
Det er dekan og fakultetsdirektør som kan fremme saker for fakultetsstyret. Fakultetsdirektørens stab klargjør saker og innkalling og sender disse ut i forkant av møtene.

Saksfremleggene skrives i det elektroniske arkivsystemet DocuLive (DL). Hver sak får et FS-nr (fakultetsstyresaknr.) og sakene nummereres fortløpende. I tillegg legges innkallinger og saksfremlegg tilgjengelig på fakultetsstyrets nettsider.

Første sak på alle møter er referatsaker/orienteringer, mens siste sak alltid er eventuelt. Dvs. at den første fakultetsstyresaken i 2007 heter FS 01-07. Dette vil da være referatsaker/orienteringer, og den første "ordinære" saken blir FS 02-07 osv.

Saker unntatt offentlighet blir behandlet for lukkede dører. Det vil si at bare styremedlemmer og fakultetsdirektørens sekretariat får være til stede, i tillegg til aktuelle administrative fagpersoner.

Fakultetsstyremøtet
Dekan er styrets leder og fakultetsdirektøren er referent (sekretær). Fakultetsstyret har 15 medlemmer. For at fakultetsstyret skal være beslutningsdyktig, må mer enn halvparten være til stede. Se ellers forretningsorden.

Referat og høring
Når møtet er over, skrives det referat fra møtet (referent er fakultetsdirektøren). Etter at referatet er gjennomgått av fakultetsdirektøren, sendes det på høring via e-post til deltakerne på møtet med ca. 2 dagers merknadsfrist. Når eventuelle merknader er godkjent, underskrives referatet av fakultetsdirektør og dekan.

Referatet legges tilgjengelig på Internett i tillegg til i DocuLive. Kopi sendes instituttene, universitetsdirektør og fakultetsstyrets medlemmer. Sakene følges deretter opp av de enkelte saksbehandlerne.

Det er mulig å abonnere via e-post på innkallinger inkludert saksdokumenter og referater. Denne tjenesten er gratis.

Rutiner for saksbehandling
Interne rutiner for fakultetsstyret og fakultetsstyresaker vedtatt i Administrativt lederforum 20. september 2007:

1. Sekretariatet deler ut saksnummer til saksbehandler mot tittel og Doculivenr senest 10 dager før fakultetsstyremøtet.
2. Saksbehandler holder saken i Doculive.
3. Underskrevet/kvalitetssikret framlegg med sidenummer gis til sekretariatet 7 dager før møtet. Saksframlegg underskrives av seksjonsleder og direktør. Saksframlegget påføres saksbehandler.
4. Seksjonsleder påfører vedtak i Doculive og har ansvar for at vedtaket blir iverksatt.

Interne retningslinjer:
1. 10 dager før fakultetsstyremøtet leverer sekretariatet foreløpig saksliste til direktør/dekan.
2. 7 dager før møtet lages saksliste. Underskrives av dekan og direktør.
3. Referatet legges på Internett etter maks 1 dag.