1. Bekreftelse på at en henvendelse er mottatt
Bekreftelse på mottak av en henvendelse skal gis snarest etter at denne er mottatt, jamfør eForskriften § 6.
Bekreftelse gis normalt med svar tilbake til avsender. Der en henvendelse skal videresendes til fagavdeling eller annen enhet på universitetet, skal dette skje ved at disse får kopi av bekreftelsen. Inneholder henvendelsen vedlegg må e-postsystemets funksjon for videresending brukes slik at vedlegget følger med til intern mottaker.
Blir henvendelsen registrert i universitetets arkivsystem, skal bekreftelsen opplyse om dette.
Det gis ikke bekreftelse på masseutsendelser fra andre forvaltningsorganer eller private firmaer/næringsdrivende. Det gis heller ikke bekreftelse på henvendelser som har karakter av generell informasjon eller reklame.
Kvitteringer for eSøknad fra NFR videresendes til arkivet på søkerens fakultet/enhet for videresending til instituttleder eller forskningsansvarlig person på enheten.
Henvendelser hvor det bes om informasjon om ansatte (e-post, telefon o.l.) skal henvises til universitetets søkeside for informasjon om ansatte. Dersom slik informasjon ikke er tilgjengelig på søkesiden, sendes henvendelsen videre til den ansatte eller til dennes fakultets-/enhetsarkiv e.l. Tilbakemelding til avsender om at henvendelsen er videreformidlet gis da i egen e-post.
Tilsvarende henvendelser om informasjon om studenter oversendes Forsknings- og studieavdelinga for videre behandling (til studieinfo@adm.uit.no ).
Spam slettes fortløpende uten bekreftelse.
2. Bruk av standardtekster ved bekreftelse
Standardtekstene legges inn som signaturer i Outlook.
2.1 Videresendes for behandling/avklaring:
Bokmål:
Vi har mottatt henvendelsen din.
Med kopi av denne e-posten videresendes den til rett avdeling hos oss.
Med vennlig hilsen
Postmottak ved Universitetet i Tromsø
Nynorsk:
Vi har fått førespurnaden din.
Med kopi av denne e-posten sender vi den vidare til rett avdeling hjå oss.
Vennleg helsing
Postmottak ved Universitetet i Tromsø
Engelsk:
We have received Your request.
It is hereby forwarded to the relevant department.
Best regards
Post office at The University of Tromsø
2.2 E-post som skal registreres:
Bokmål:
Vi har mottatt henvendelsen din, og den vil bli registrert for videre saksbehandling.
Med vennlig hilsen
Postmottak ved Universitetet i Tromsø
Nynorsk:
Vi har fått førespurnaden din, og han vil bli registrert for vidare saksbehandling.
Vennleg helsing
Postmottak ved Universitetet i Tromsø
Engelsk:
We have received Your request and it will be registered for further treatment.
Best regards
Post office at The University of Tromsø
3. Behandling av e-poster som er feilsendt eller har mangler (jamfør eForskriftens § 7)
Dersom en henvendelse er sendt til oss som feil adressat, skal avsender gis beskjed om feilen. Om mulig skal vi vise vedkommende til rett organ eller riktig e-postadresse (jf. forvaltningslovens § 11).
Dersom det er feil ved en henvendelse som mottas (filformat, mangler/feil ved opplysninger, vedlegg m.m.), skal avsender gis beskjed om dette dersom feilen har betydning for behandling av henvendelsen. Om nødvendig av hensyn til den videre behandling, skal det settes frist for å sende korrigerte opplysninger/rette opp feilen. Der feilen er av en slik art at avsender ikke lar seg identifisere og varsel ikke kan sendes, skal det registreres opplysninger om dette.
