|
Arkivering av møte- og utvalgssaker
Opphevet fra 1.4.2005
Fastsatt i 1999 med senere endringer.
1. Generelt
2. Saksfremlegg
2.1 Registrering i DocuLive
2.2 Vedtaksføring
2.3 Arkivkopier
3. Innkalling/dagsorden og referat
3.1 Registrering i DocuLive
3.2 Arkivkopier
4. Møtebok
5. Noen unntak for instituttstyrer, studieutvalg o.l.
5.1 Om saksfremlegg
5.2 Om møtebok
6. Journalføring
1. Generelt
Saker som fremmes for Rådet, Universitetsstyret, fakultets- og instituttstyrer og tilsvarende, er arkivdokumenter av viktighet for Universitetet. Det samme gjelder for faste utvalg som behandler saker på vegne av Universitetet, f.eks. forskningsutvalg, studieutvalg o.l.
Saker til instituttstyrer, studieutvalg, forskningsutvalg o.l. kan være mindre formaliserte enn saker til fakultetsstyrene. Minimumskrav til rutiner i slike tilfeller er kommentert særskilt i punkt 5.
2. Saksfremlegg
2.1 Registrering i DocuLive
Registrering og produksjons av saksfremlegg skjer på samme måte som for et vanlig dokument, med følgende unntak:- bruk dokumenttype S
- dokumentet produseres i malen Framlegg Sak
Presise, og en viss grad standardiserte, journalopplysninger er med på å lette søking og dermed fremfinning av saker og dokumenter i DocuLive. Følgende standardisering av journalopplysningene anbefales for saksfremlegg:- feltet til: Fakultetsstyret, Instituttstyret, Studieutvalget osv.
- feltet fra: som for øvrige dokumenter, type N
- feltet beskrivelse: f.eks. "Sak Fs 9-99 + beskrivelse av dokumentet"
NB: til-/fra-feltene mangler i registreringsbildet for dokumenttype S i www-sak, og må derfor inntil videre fylles ut av arkivene.
2.2 Vedtaksføring
Vedtaket i en møtesak skal finnes i den aktuelle arkivsaken i DocuLive. Dette gjøres enten ved at utvalgssekretær redigerer endelig vedtak inn i dokumentet før det journalføres, - alternativt ved å lagre vedtaket som en tilleggsfil på journalposten.
2.3 Arkivkopier
Det lages 2 arkivkopier etter at vedtak er påført. Originalen m/underskrift skal inngå som del av møteboka, én kopi arkiveres på saken.
3. Innkalling/dagsorden og referat
3.1 Registrering i DocuLive
Innkalling/dagsorden og referat registreres i et ”samlenummer” i DocuLive; ett saksnummer per styre/utvalg per år. Registrering og produksjon av innkalling/dagsorden og referat gjøres av utvalgssekretær eller andre som har slik oppgave på enheten. Dette skjer på samme måte som med et vanlig dokument, med følgende unntak:- arkivkode: MØTEBOK
- bruk dokumenttype X
- feltene til/fra er ikke obligatorisk å fylle ut
- dokumentene produseres i malene Møteinnkalling og Møtereferat
3.2 Arkivkopier
Arkivkopi av innkalling/dagsorden og referat lages i 1 eksemplar, og skal inngå som en del av møteboka.
4. Møtebok
Det lages en møtebok for saker til styrer og faste utvalg. Møteboka skal oppbevares ved arkivet. Møteboka skal inneholdeett eksemplar av innkalling/dagsorden
ett eksemplar av møtereferat
ett eksemplar av alle saksfremlegg (original m/underskrift), normalt uten vedlegg Møtebøker skal bevares.
Møtebøker skal innbindes i henhold til Riksarkivarens bestemmelser (forskrift nr. 1566 til arkivloven).
Krav om innbinding av møtebøker gjelder ikke for f.eks. studiestyrer/-utvalg og forskningsutvalg/ forskerutdanningsutvalg, men anbefales likevel. Møtebøker som ikke innbindes skal oppbevares i omslag i arkivbokser.
Rutiner og praksis for oppbevaring, innbinding m.v. av møtebøker skal dokumenteres skriftlig. Der man har ordninger hvor møtebøker oppbevares midlertidig andre steder enn i arkivet (punkt 5), skal dette beskrives. Her skal det også fastsettes når disse møtebøkene skal overføres til arkivet. Så langt det er praktisk mulig bør det være felles rutiner for alle faste styrer og utvalg ved enheten.
5. Noen unntak for saker til instituttstyrer, studieutvalg o.l.
5.1 Om saksfremlegg
Saker til instituttstyrer, studieutvalg, forskningsutvalg o.l. kan være mindre formaliserte enn saker til f.eks. fakultetsstyrene. Det stilles derfor ikke krav om egne saksfremlegg for saker som fremmes for disse fora.
Det anbefales likevel at saker til instituttstyrene formaliseres ved at det lages egne saksfremlegg.
5.2 Om møtebok
Møtebok for instituttstyrer, studieutvalg o.l. skal som minimum bestå av innkalling/dagsorden og referat. Disse skal registreres i DocuLive (se pkt. 3).
Der det skrives saksfremlegg skal disse inngå som del av møteboka.
Saker som ikke har eget saksfremlegg, eller som fremmes utenfor sakskartet, skal føres i referatet.
Møtebøkene er en del av enhetens arkivmateriale, men kan oppbevares midlertidig hos utvalgssekretær e.l. dersom dette er mest praktisk. Slik alternativ oppbevaring skal dokumenteres.
6. Journalføring
Det enkelte arkiv, i samarbeid med utvalgssekretær, skal tilrettelegge rutiner slik at journalføring av møte- og utvalgsdokumentene blir gjort så snart som mulig etter behandling og vedtaksføring. Referatet skal journalføres så snart det er ferdig produsert eller godkjent.
I de tilfeller hvor møtebøker oppbevares midlertidig hos utvalgssekretær e.l., må det lages rutiner som sikrer at dokumenter som kun går til møtebok (dagsorden og referat), blir journalført så raskt som mulig.
|
