Avtaler med utenlandske læresteder

Oppretting av samarbeidsavtaler
Det finnes ingen formelle regler verken fra myndigheter eller ved universitetet når det gjelder forbereding, inngåelse og vedlikehold av samarbeidsavtaler. Men det har nedfelt seg noen tradisjoner basert på god praksis, og institusjoner i inn- og utland ”låner” avtalemaler av hverandre. Allikevel kan praksis rundt avtalene være veldig forskjellig fra land til land, spesielt når det gjelder hvilket nivå ved institusjonen avtalen skal underskrivers på eller for hvor lang tid avtalen skal gjelde. Noen institusjoner krever rektors eller the President’s underskrift på alle samarbeidsavtaler uansett på hvilket nivå det skal samarbeides.

De fleste avtalene ved UiTø er bilaterale avtaler (noen svært få er flerlaterale), og de fleste er fagspesifikke. Et lite antall avtaler er åpne, dvs. de kan omfatte samtlige fagområder ved partnerinstitusjonene. Slike avtaler inngås på institusjonsnivå og bærer rektors eller prorektors underskrift. Noen av disse avtalene har startet som fagspesifikke for så å bli utvidet etter en tid. Hovedprinsippet ved UiTø er at alle avtaler skal ha en faglig forankring.

Nesten daglig får universitetet forespørsler fra utlandske fagfolk, institutt, fakultet eller internasjonale kontorer om interesse for å inngå samarbeidsavtale. Det kommer også hyppig henvendelser til Forsknings- og studieavdelinga om oppretting av samarbeidsavtaler med utenlandske institusjoner. I begge tilfeller vil vi om ønskelig bistå fagenhetene administrativt.

Hovedprinsippet har tidligere vært at en avtale skrives under på lavest mulig nivå, for dermed å knytteansvaret for avtalen til de som har undertegnet den. Dersom dette er instituttnivå, skal fakultetet og Forsknings- og studieavdelinga ha beskjed om at avtalen er et faktum. Det kan allikevel være at rektors underskrift kreves av avtalepartner. Disse sendes til rektor via Forsknings- og studieavdelinga. Alle avtaler skal registreres i Doculive enten sentralt eller på enhetene.
Utdannings- og forskningsdepartementet har i sitt siste budsjettdokument informert at bilaterale avtaler må undertegnes på institusjonsnivå. Vi ber derfor om at ferdigforhandlede avtaler sendes forsknings- og studieavdelinga for signatur.

Typer avtaler
Det er vanlig å gå veien om en for-avtale, eller intensjonsavtale som fungerer som en dør-åpner eller insitament for et mer konkret samarbeid. Slike avtaler går gjerne under den engelske betegnelsen Memorandum of Understanding (MoU) eller Letter of Intent. Selv om intensjonsavtaler vanligvis er generelle og korte, kan noen av dem være nokså detaljerte, og de fleste av dem inneholder en intensjon om student- og lærerutveksling. Imidlertid er det vanligvis nødvendig at de ulike samarbeidsaktiviteter man har til hensikt å samarbeide om, må nedfelles i en konkret plan i form av en underliggende avtale, et Annex eller Supplemental Agreement. Slike utkast kan finpusses til å passe de involvertes ønsker. Flere eksempel-maler kan fås fra studieavdelinga.

En stor andel bilaterale avtaler ved UiTø er knyttet til utvekslingsprogram med stipendiering. Deltakelse i disse programmene forutsetter forvaltning på institusjonsnivå
/sentraladministrasjonen. Dette gjelder avtalene under Erasmus-programmet, Barentsplus-programmet og North-to-North-programmet (Arktisk universitet-samarbeidet). Det er kun Erasmusavtale som skrives på særskilt mal.

Mange av avtalene inneholder også en intensjon om forskningssamarbeid. Når det gjelder rene forskningsavtaler, henvises det til Forskningsseksjonen.

Ingen av avtale-malene på disse lenkene har innhold som kan anses juridisk bindende for universitetet. De som tar i bruk malene, kan fritt tilpasse dem til sitt behov. Før undertegning bør du være sikker på at avtalen ikke inneholder formuleringer som forplikter universitetet økonomisk eller på annet vis, med mindre dette er intensjonen.