Elektronisk Samordnet registermelding er basert på en «hel-elektronisk» prosess med utfylling på nett, opplasting av filvedlegg og digitale signaturer. Løsningen kan bare brukes hvis alle vedlegg kan lastes opp som filer og alle som skal signere meldingen, kan gjøre det digitalt i Altinn. Hvem som skal signere meldingen, avhenger av organisasjonsform, hva meldingen gjelder og hvor enheten skal registreres eller er registrert.

Hvis meldingen bare gjelder Enhetsregisteret, skal den signeres av daglig leder, forretningsfører eller kontaktperson. For enkeltpersonforetak skal alltid innehaver signere.

Melding til Foretaksregisteret skal signeres av signaturberettiget eller samtlige styremedlemmer. Hvis foretaket ikke har styre, skal meldingen signeres av signaturberettiget eller innehaveren i enkeltpersonforetak og av deltaker i ansvarlig selskap.

Det går fram av meldingen hvem som skal signere den aktuelle meldingen, og alle som skal signere får automatisk opprettet en signeringsoppgave i Altinn. Hvis det er lagt ved erklæringer sammen med meldingen, skal disse signeres av den som gir erklæringen.

Når den som skal signere er en person, skal Samordnet registermelding signeres personlig. Det betyr at den som skal signere meldingen, må gjøre det selv. Personlig signering av Samordnet registermelding kan ikke delegeres. For eksempel kan en regnskapsfører godt fylle ut en Samordnet registermelding for en klient, men klienten vil selv måtte gå inn på Altinn og signere meldingen før den kan sendes inn.

Den som fyller ut meldingen, får opprettet en lenke til skjemaet under «Mottatt» på sin hovedside i Altinn. Når meldingen skal signeres, opprettes det egne signeringsoppgaver på hovedsiden til alle de som i følge meldingen skal signere. Signeringsoppgaven er bare tilgjengelig for den som skal signere.

Juridiske personer

Hvis den som skal signere er en juridisk person, for eksempel en regnskapsfører eller en revisor, opprettes signeringsoppgaven for Samordnet registermelding på enhetens hovedside i Altinn. Oppgaven ligger i «min arbeidsliste». Signeringen kan utføres av personer som er registrert med rollen «rettighetsadministrator» i Altinn. Denne rollen gis automatisk til personer som er registrert i Enhetsregisteret som daglig leder, styrets leder, innehaver, deltaker eller bobestyrer.

Den som har rollen «rettighetsadministrator» kan også delegere signering av meldingen til andre personer. Den som skal signere, må være tildelt rettigheten «signerer». Rettigheten «signerer» i Altinn gir en person mulighet til å signere meldinger på vegne av en enhet, for eksempel et revisjonsselskap, i de tilfeller hvor den som skal signere er selskapet. Rettigheten «signerer» må ikke forveksles med «signatur» som er registrert i Foretaksregisteret. Rettigheten «signerer» gir for eksempel ikke mulighet til å signere meldinger som gjelder enheten selv og hvor det kreves at signaturberettiget eller bestemte rolleinnehavere signerer meldingen.

For å tildele noen en rolle i Altinn, klikker du på lenken «Administrasjon» og velger så lenken «deleger roller enkeltvis» i menyen til venstre. Fyll ut de nødvendige opplysningene og velg rettigheten «signerer». Trykk deretter «Legg til».

For å få tilgang til signeringsoppgaven, må den som skal signere velge å rapportere for enheten (under «Rapporterer for»). Signeringsoppgaven vil nå være tilgjengelig under arkfanen «min arbeidsliste».