Retningslinjer for romreservering ved Universitetet i Oslo
Dette dokumentet oppsummerer de generelle retningslinjer for bruk av rom ved UiO. Spørsmål til dette dokumentet rettes redaksjonen av FinnRom
Reservering og lån/leie av rom ved UiO
Alle ansatte ved UiO kan bestille rom, til bruk etter UiOs retninglinjer for bruk av rom, i FinnRom på hverdager mellom kl 08.00 - 21.00.
Bruk til ekstern virksomhet, studentforeninger, og all bruk etter kl 21.00 og i helger skjer gjennom søknad.
Søknadsskjema sendes på e-post til rombestilling@admin.uio.no.
Leietaker/Romreserverers ansvar
Den som reserverer rom selv eller skal leie rom ved Universitetet i Oslo, har følgende ansvar for bruken:
- Rommene ved Universitetet i Oslo skal kun reserveres i arbeidssammenheng. Ønsker man å låne lokaler til privat bruk, må dette spesifiseres i søknaden.
- Man har selv ansvar for å skaffe adgang til bygningen.
- Man skal forlate rommet i den stand man fant det i.
- Ved feil/mangler i rommet/teknisk utstyr i rommet må dette meldes videre til romeier.
- Rommene ved UiO kan ikke benyttes til kommersielt bruk eller fremleies uten særskilt tillatelser fra Teknisk avdeling
Utleiers ansvar
Enhetene har ansvar for:
- Kontroll av reservasjoner i egne rom.
- At informasjon om rommet, slik som kapasitet, utstyr osv. er oppdatert.
- At rommet er i korrekt stand.
Teknisk avdeling har ansvar for:
- Godkjenning av søknad for bruk til ekstern virksomhet, studentforeninger, og all bruk etter kl 21.00 og i helger.
- At rominformasjon oppdateres etter beskjed fra enhetene.
- Overordnet ansvar for rommene på UiO og bruken av dem.
Undervisningslokalene
- For undervisningslokaler er det undervisningsaktiviteter som har fortrinnsrett til reservering. Undervisningslokalene er stengt for reservasjoner via FinnRom tjenesten frem til undervisningsplanleggingen for kommende periode er ferdig.
- Enkelte aktiviteter, slik som konferanser, kan forhåndsregistreres i Syllabus Plus.
Reservering av rom med FinnRom
- Rom reserveres via FinnRom. For å reservere rom kreves det at man oppgir brukernavn og passord.
- Rom reserveres kvartervis, og det henstilles til at man kun reserverer rommet i den tiden man trenger det.
- Reservasjoner til aktiviteter som blir avlyst skal kanselleres i god tid av rombrukeren.
- Rommene reserveres direkte, dvs. at man får svar med en gang på om man får reservere rommet eller ikke.
- Romeier ved romansvarlig på enheten kan ved særskilte behov som oppstår kansellere reservasjoner som er gjort i rommet. Romeier skal da opplyse om dette i god tid til den som har reservert, samt finne et erstatningsrom for aktiviteten som kanselleres.
Rom som ikke er tilgjengelige i Finnrom
Rom som skal ligge i Syllabus Plus, men ikke være tilgjengelige for reservasjon via FinnRom defineres ved:
Rom som inneholder varer og utstyr som krever spesiell autorisasjon/kunnskap.
Man må søke om å holde slike rom utenfor FinnRom til Universitetsdirektøren ved Teknisk direktør.
Rom som skal holdes helt utenfor romreserveringssystemet er definert i en egen liste.
For unntakene gjelder at disse må ha et eget kontaktpunkt for reservering og regler for bruk av rommene.
Redaksjon: FinnRom, finnrom-hjelp@admin.uio.no
Dokument opprettet: 18.04.2006, endret: 28.07.2006Administrer dette dokumentet