Ledelse og
administrasjon |
Oversikt over
enhetene | Økonomi- og
planavdelingen | Dokumentasjon av fullmakter
Nytt Reglement for økonomistyring i staten og nye Bestemmelser om statlig økonomistyring trådte i kraft fra 1.1.2004. Som følge av nytt regelverk for statlig økonomistyring forelå ny hovedinstruks fra Utdannings- og forskningsdepartementet om økonomiforvaltningen ved universiteter og høgskoler 6.12.2004. Nye Hovedregler for økonomiforvaltningen ved Universitetet i Oslo fastsettes av universitetsstyret 15.3.2005. Universitetsdirektørens Delinstruks for økonomiforvaltningen ved Universitetet i Oslo planlegges ferdigstilt medio april 2005.
I det nye statlige økonomiregelverket er det foretatt endringer i fullmaktsstrukturen som innebærer blant annet:
Anvisningsmyndighet har altså forsvunnet som begrep fra regelverket og er erstattet med budsjettdisponeringsmyndighet. Budsjettdisponeringsmyndighet omfatter myndighet til å bestemme hva budsjettmidler avsatt til nærmere avgrensede formål skal brukes til, herunder myndighet til å inngå avtaler og gi tilsagn som medfører økonomisk binding for staten. Alle disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser skal bekreftes av en som har budsjettdisponeringsmyndighet. Før en person med budsjettdisponeringsmyndighet gjennomfører disposisjoner, skal vedkommende påse at det er hjemmel for disposisjonen, at det er budsjettmessig dekning for disposisjonen og at disposisjonen er økonomisk forsvarlig.
Universitetsdirektørens delegering av budsjettdisponeringsmyndighet utformes i de årlige disposisjonsskrivene til ledelsen ved fakulteter og tilsvarende enheter. Budsjettdisponeringsmyndigheten kan delegeres videre til ledere for underliggende enheter, som har samlet myndighet for vedkommende enhet.
Det legges opp til at delegering av budsjettdisponeringsmyndighet skal følge de samme prinsippene som for delegering av den tidligere anvisningsmyndigheten. Dette innebærer at universitetsdirektøren delegerer budsjettdisponeringsmyndighet til et begrenset antall personer (2-3 personer; dekan/fakultetsdirektør) i ledelsen ved fakulteter (og tilvarende enheter) og at øverste leder (dekan) kan delegere myndighet videre til et tilsvarende antall ledere ved underliggende enhet. Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet skal foretas skriftlig.
Universitetsdirektøren kan delegere budsjettdisponeringsmyndighet for øvrig når dette er forsvarlig og nødvendig for en rasjonell gjennomføring av tjenesten.
Bestillingsrett betyr at en tilsatt har rett til å bestille varer og tjenester. Den som har budsjettdisponeringsmyndighet har automatisk rett til å bestille varer og tjenester og kan delegere bestillingsretten videre til andre tilsatte. Når en tilsatt gis bestillingsrett, må det samtidig være gitt rammer som vedkommende skal holde seg innenfor. Rammene skal angi hva slags varer/tjenester vedkommende har lov til å bestille og innenfor hvilke beløpsgrenser. Ved Universitetet i Oslo skal bestillinger av varer og tjenester ved en enhet gjøres gjennom et begrenset antall innkjøpsansvarlige, med mulig unntak av bestillingsrett for faglitteratur og tjenestereiser.
Å tildele bestillingsrett er imidlertid ikke det samme som å delegere budsjettdisponeringsmyndighet. Alle disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser skal fremdeles bekreftes av en som har budsjettdisponeringsmyndighet.
I henhold til det statlige økonomiregelverket skal det finnes oversikt over hvem som har budsjettdisponeringsmyndighet ved virksomheten og disse tjenestemenns signaturer. Regelverket stiller også krav til dokumentasjon av delegert bestillingsrett, med angivelse av rammer som den enkelte med bestillingsrett skal holde seg innenfor. Parallelt med dette er det gjennom NAO-prosjektet (Prosjekt for ny anskaffelsesorganisering) stilt krav til enhetene om oppnevning av innkjøpsansvarlige og at disse etter opplæring må signere en erklæring.
Økonomi- og planavdelingen har utarbeidet en Excel-fil som på hvert sitt ark inneholder:
Se dokumentasjon av fullmakter for å finne det enkelte skjemaet og for nærmere rettledning.