RETNINGSLINJER FOR OFFENTLIGHET OG JOURNALFØRING

Gyldig fra: 01.06.2006

Lov om offentlighet i forvaltningen (Offentlighetsloven) sier i § 2 at ”Forvaltningens saksdokumenter er offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller medhold av lov”.

Opplysninger som er undergitt taushetsplikt i lov eller medhold av lov er unntatt fra offentlighet (offl. §5a jf. fvl. § 13.1).

Dokumenter som er utarbeidet for intern saksforberedelse (interne dokumenter) kan unntas fra offentlighet (lovens § 5). Det samme gjelder bestemte dokumenter hvor dokumentets innhold gjør at dokumentet kan unntas (lovens § 6).

Vurdering av, og eventuell beslutning om at et dokument som etter §§ 5 og 6 kan unntas fra offentlighet også bør unntas skal først finne sted når det kommer forespørsel om innsyn. Meroffentlighet skal alltid vurderes ved innsynsbegjæring(jf.offl.§2)

Generelt:

Ved journalføring gjør arkivaren en første vurdering av om det er dokumentopplysninger som er unntatt offentlighet. Ved journalføring av dokumenter hvor opplysninger er unntatt offentlighet, skal alltid graderingsfeltet og paragraffeltet være fylt ut i dokumentbildet. I helt spesielle tilfelle kan man unnta hele saker fra offentlighet, offentlighetsloven §5a, annet ledd jf. fvl. §13.1).

Ved journalføring skal dokumentbeskrivelsen så langt som mulig skrives slik at det ikke er nødvendig med skjerming – jf. kravene i arkivforskriftens § 2-7. Når dokumenter er unntatt offentlighet i journalen skal det alltid angis lovhjemmel for unntak.

I de tilfellene der hele saker unntas etter offentlighetslovens §§ 5 eller 6, skal graderingsfeltet i saksbildet være utfylt. Det foretas da en kollektiv gradering for alle dokumentene i saken.

Etter journalføring leveres dagens journalførte dokumenter og en utskrift av postlisten til leder for viderefordeling. Opplysninger i dokumenter som arkivet på forhånd unntar offentlighet og som skjermes i offentlig journal, vil framkomme i klartekst i postlisten. Graderingskoden forteller hvilke opplysninger som vil bli skjermet i den offentlige journalen. Leder/saksbehandler må kontrollere opplysningene som framgår i postlistene for å vurdere ev. skjerming av opplysninger i offentlig journal.

Roller og ansvarsfordeling

Arkivet har ansvar for å motta post, vurdere arkivverdighet og journalføre innkommet post. Ved journalføringen vil arkivaren gjøre de første vurderingene av dokumentets offentlighet. Hvis et dokument inneholder opplysninger som er unntatt offentlighet skal arkivaren så langt som mulig bruke en dokumentbeskrivelse som gjør at det ikke er nødvendig med skjerming. Hvis slike opplysninger må forekomme i dokumentbeskrivelsen eller i avsender/mottakerfeltet må dokumentet unntas offentlighet i journalen på en slik måte at disse opplysningene ikke fremkommer i offentlig journal. Deretter fordeles postmappen til leder.

Saksbehandler skal gi tilbakemelding til arkivet om opplysninger som er unntatt offentlighet med anvisning av hjemmel.

Leder og saksbehandler har i fellesskap ansvar for å gi tilbakemelding til arkivet slik at opplysninger og dokumenter som skal unntas offentlighet blir påført riktig graderingskode i journalen så sensitive opplysninger ikke fremkommer i offentlig journal. Samtidig er det deres ansvar å vurdere meroffentlighet.

Arkivarene vil gjennom journalføring komme med forslag til om og evt. hvordan et dokument bør skjermes, men saksbehandler/leder har alltid ansvar for å kvalitetssikre journalen med tanke på hvilke opplysninger som kommer på offentlig journal. Det er også saksbehandler/leders ansvar å sikre at riktig lovhjemmel er brukt ved skjerming av dokument.

Arkivet skal bistå saksbehandler og leder med å vurdere hva som er eller kan unntas for offentlighet.

Den sentrale klagenemnd ved Universitetet i Oslo (Klagenemnda). Avslag på en begjæring om innsyn kan påklages. Hvis klagen ikke tas til følge ved 2. gangs vurdering av saksansvarlig enhet skal den videresendes Klagenemnda for endelig avgjørelse.

.

.

Begrepsliste – offentlighet ved journalføring

Offentlighet - prinsippet om at alle dokumenter i forvaltningen er tilgjengelig for innsyn

Terminologi:

Sak - En sak omfatter et forløp eller en sekvens av dokumenter som naturlig hører sammen. En sak kan omfatte mange dokumenter, både innkomne, utgående og interne (notater). Dokumentene i saken holdes samlet ved et felles saksnummer, felles arkivkode og gis hvert sitt dokumentnummer.

Dokument - Medium som lagrer informasjon for senere lesing, lytting, framvisning eller overføring. Offentlighetsloven bruker begrepet saksdokument om dokumenter som utferdiges av, er kommet inn til eller er lagt fram for forvaltningsorgan.

Journal – Register over dokumenter som er arkivverdige/registreringsverdige og behandles administrativt i et organ.

Journalføring – Systematisk og fortløpende registrering av opplysninger om inn- og utgående dokumenter samt interne dokumenter som inngår i saksbehandlingen.

Postliste – Liste over journalførte innkomne brev/notater som er mottatt i et bestemt tidsrom.

Offentlig journal – Journal med allmennheten som målgruppe og som gir en oversikt over inngående/utgående brev og interne notater hvor opplysninger som er unntatt offentlighet er strøket ut.

Innsyn – Rett eller mulighet til å se og gjøre seg kjent med opplysninger eller hele innholdet i ett eller flere dokumenter i en konkret sak.

Innsyn i personopplysninger etter Personopplysningsloven – Loven gir rett til å kreve informasjon om hvordan personopplysninger om deg blir behandlet og hvilke opplysninger de har. For mer opplysninger om Personopplysningsloven, se vedlagte lenke: http://www.personvern.uio.no/

Klage på avslag på innsynsbegjæring – Den som har fått avslag på en begjæring om innsyn kan påklage avslaget. Klagen sendes til og vurderes på nytt av den instansen som avslo innsynsbegjæringen.. Samme instans skal foreta ny vurdering av klagen, og hvis klagen ikke tas til følge, skal den videresendes Klagenemnda for endelig avgjørelse.

Meroffentlighet – Forvaltningsorganet skal vurdere om et dokument likevel bør kunne gjøres kjent selv om det etter bestemmelsene i loven kan unntas fra offentlig

Unntatt offentlighet - Det å bestemme at enkeltopplysninger eller enkeltdokumenter likevel ikke er tilgjengelig for innsyn. Også hele saker kan i helt spesielle tilfeller unntas offentlighet.

Taushetsbelagte opplysninger – Når noe er unntatt etter taushetsplikten er det ikke tilstrekkelig å henvise til offentlighetsloven § 5a som hjemmel for unntak. Det må også angis hjemmel for selve taushetsplikten. Den vanligste er forvaltningslovens § 13.1. Dokumentet for øvrig er offentlig, når ikke disse delene alene gir et åpenbart misvisende bilde av innholdet eller de unntatte opplysninger utgjør den vesentligste del av dokumentets innhold.

Personopplysninger – opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson.

Se fvl.§13:”Som personlig forhold regnes ikke fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted, med mindre slike opplysninger røper klientforhold eller andre forhold som må ansees som personlige”

Sensitive personopplysninger – omfatter blant annet opplysninger om:

• rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning,
• at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling,
• helseforhold,
• seksuelle forhold
• medlemskap i fagforeninger

Graderingskoder i UiO-NOARK:

• U 1 - brukes i størst mulig utstrekning – det innebærer at ingen opplysninger blir skjermet i offentlig journal. Dette krever nøytral sakstittel og dokumentbeskrivelse som samtidig må være dekkende for innholdet.
• U 2 - betyr at 2. linje i feltet for dokumentbeskrivelse skjermes i offentlig journal.
• U 3 - betyr at feltene avsender/mottaker og navn skjermes.
• U 4 - betyr at brevdato, arkivkode, saksbehandler og dokumentbeskrivelse skjermes. Saks- og dokumentnummer, saksansvarlig, sakstittel og mottaker vises på offentlig journal.

Journalføring av personal- og studiesaker

Personalmapper

Ved journalføring i personalsaker skal navn sladdes ved at graderingskodene i UiO-NOARK benyttes, men uten at dokumentene nødvendigvis unntas offentlighet i journalen (jfr. eksempellisten). Ved innsynsbegjæring må offentlighet alltid vurderes. Personopplysningslovens § 13.1 kommer til anvendelse fordi den offentlige journalen aktivt gjøres kjent på verdensveven. Det er viktig å skille mellom hva som er unntatt offentlighet og hva som kan legges på verdensveven.

Studiesaker

Ved journalføring av studiesaker gjelder samme rutine som for personalmappene. Navn på student sladdes, men uten at dokumentene nødvendigvis unntas offentlighet i journalen (jfr. eksempellisten). Ved innsynsbegjæring må offentlighet alltid vurderes.

Spesielt viktig er:

• Klage på sensur – skal journalføres, men slik at personopplysninger ikke framkommer i offentlig journal. Dokumentene er offentlige etter § 2.1, men navn og andre opplysninger som er egnet til å identifisere person, sladdes.
• I saker som omhandler klage på søknad om realkompetanse, mistanke om fusk, forfalskning og advarsel, utestegning eller bortvisning skal navn og andre opplysninger som er egnet til å identifisere person sladdes jf § 5a, fvl § 13.1. I disse sakene må bruk av offl. § 5a annet ledd vurderes.

• Begrunnelse for sensur – Det settes ingen krav om journalføring av forespørsler om begrunnelser, men enhetene må selv påse at de følges opp og bevares så lenge det er nødvendig.

EKSEMPELLISTE

Det må alltid foreligge grunnlag i lov for at opplysninger/dokumenter er unntatt fra offentlighet. Eksemplene nedenfor må derfor alltid ses i sammenheng med gjeldende lov, og hvert enkelt dokument skal vurderes selvstendig, også når en annen instans har unntatt dokumentet.

(Følgende forkortelser er brukt: Offentlighetsloven – offl., forvaltningsloven – fvl.).

Se også informasjon i:

Administrative håndbøker

Skriveregler for Journalføring

---

Redaksjon: Seksjon for arkiv, noark-hjelp@admin.uio.no
Dokument opprettet: 30.05.2006, verifisert: 01.06.2006