DOKUMENTER SOM UNNTAS FRA OFFENTLIGHET
For å bedre rutinene i forbindelse med dokumenter som unntas fra offentlighet, redgjøres det i dette skrivet litt om hvilke lover og regelverk som gjelder. Se også: "Retningslinjer -
dokumenter som unntas fra offentlighet."
Her beskrives hvilke koder
arkivet skal bruke.
Adgang til arkivdokumenter
Adgang til arkivet er regulert av Offentlighetslovens, Forvaltningslovens, Sikkerhets- og beskyttelsesinstruksens, Datasikkerhetsdirektivets og Personregisterlovens bestemmelser.Forvaltningsloven og Offentlighetsloven
Forvaltningsloven regulerer bl.a.:- Taushetsplikt for ansatte
- Parters innsynsrett
- Offentlighetens innsynsrett
- Hvilke dokumenter forvaltningsorganet kan unnta fra offentligheten og hvilke de skal unnta
Sikkerhetsinstruksen og Beskyttelsesinstruksen
Sikkerhetsinstruksen (rødt stempel) gjelder for behandling av dokumenter som av sikkerhetsmessige grunner må beskyttes. Sikkerhetsinstruksens graderinger er:
- STRENGT HEMMELIG
HEMMELIG
KONFIDENSIELT
BEGRENSET
Beskyttelsesinstruksens graderinger er:
- STRENGT FORTROLIG
FORTROLIG
Personregisterloven
Opprettelse av personregistre krever samtykke (konsesjon) fra Kongen (kfr. §9).GRADERINGER I NOARK (NORSK ARKIVSYSTEM)
NOARK standard er en kravspesifikasjon og det finnes flere NOARK systemer på markedet. Det er viktig å merke seg at betegnelsen
gradering i NOARK ikke refererer seg til Sikkerhetsinstruksen
eller Beskyttelsesinstruksen. Det dreier seg om en gradert avskjerming i
systemets egen sammenheng. Etterhvert har man fått mange tillatte
graderingskoder i NOARK. Her nevnes kun de mest aktuelle for Universitetet i
Oslo.
- U = Unntatt offentlighet
B = Begrenset
F = Fortrolig
De gyldige kodene i saksskjemaet blir dermed som
følger:
- U1 - B1 - F1 - Bare fysiske saker er tilgangsbegrenset
U2 - B2 - F2 - 2.linje i sakstittel avskjermes. For at 2.linje i sakstittelen skal avskjermes, må du ha foretatt et fast linjeskift etter 1.linje (Ctrl+Enter).
U3 - B3 - F3 - Kommentarfeltet avskjermes.
U4 - B4 - F4 - Bare saksnummer vises. Denne graderingskoden skal ikke benyttes ved UiO.
.
.
De gyldige kodene i dokumentskjemaet:- U1 - B1 - F1 - Bare fysiske dokumenter er
tilgangsbegrenset
U2 - B2 - F2 - 2.linje i feltet dokumentbeskrivelse og hele feltet tilleggsopplysninger avskjermes. For at 2.linje i dokumentbeskrivelsen skal avskjermes, må du ha foretatt et fast linjeskift etter 1.linje (Ctrl+Enter).
U3 - B3 - F3- Feltene avsender/mottaker kode, avsender/mottaker navn, og hele tilleggsopplysningsfeltet avskjermes.
U4 - B4 - F4 - Bare løpenummer, journaldato og dokumentnummer vises. Denne graderingskoden skal ikke benyttes ved UiO.
En saksbehandler med brukertype 2 (leder) har innsyn i graderte saker og dokumenter som tilhører den avdelingen som vedkommende er leder for. En saksbehandler med brukertype 3 (saksbehandler) har innsyn i graderte saker og dokumenter som vedkommende er saksansvarlig eller saksbehandler for.
[Universitetet i Oslo] [Seksjon for arkiv]