Mandat for Studieredaksjonsmodellen og sammensetning av arbeidsgrupper 

Gjelder arbeid med koordinering og videreutvikling av UiOs skriftlige studieinformasjon.
Vedtatt 8. juni 2005, sist oppdatert 1. februar 2007
Notatet er skrevet av Ellen O. Millar og Ann Elin B. Andersen

Fellesmandat for arbeidsgruppene

Sammensettingen av og mandat for arbeidsgruppene blir definert av Studieredaksjonen i samråd med involverte enheter. Mandatene godkjennes av Styringsgruppen.

UiOs studieinformasjonssystem innebærer sterk grad av koordinering, både mellom enhetene og mellom ulike grupper som jobber med studieinformasjon.

Koordineringen og utviklingen av UiOs skriftlige studieinformasjon er for omfattende til at alle aktuelle problemstillinger kan utredes og utvikles av samtlige medlemmer i Studieredaksjonen. Studieredaksjonens ansvarsområder organiseres i mindre arbeidsgrupper, hvor Studieredaksjonen gir oppgaver til arbeidsgruppene. Arbeidsgruppene koordinerer og utvikler bestemte temaer/områder innenfor UiOs studieinformasjon. Ingen av temaene kan vurderes helt isolert, og det er en forutsetning at arbeidsgruppene har tett samarbeid og dialog om nærliggende/felles problemstillinger, i tillegg til at arbeidsgruppene samarbeider tett med og rapporterer til Studieredaksjonen. Studieredaksjonen er det besluttende organ.

En viktig forutsetning for drift og videre utvikling av et system for helhetlig informasjon og bruk av felles løsninger, er at det settes av tilstrekkelige ressurser til koordinering mellom de mange gruppene og prosessene som finnes innenfor dette systemet.

Hver arbeidsgruppe skal ha en utpekt gruppeleder/koordinator. Gruppelederen har ansvar for fremdriften i og koordineringen av gruppens arbeid og må ha tett kontakt med leder av Studieredaksjonen. Arbeidsgruppene bestemmer selv sin arbeidsform, møtefrekvens og lignende, i samråd med Studieredaksjonen. Arbeidsgruppene må utarbeide årshjul med fremdriftsplaner for sin virksomhet.

Arbeidsgruppene må kontinuerlig orientere Studieredaksjonen om sitt arbeid. Alle viktige problemstillinger og forslag til utvikling av nye løsninger må diskuteres i Studieredaksjonen.
 
I denne sammenhengen må arbeidsgruppene utarbeide notat med aktuelle problemstillinger og/eller forslag til løsning(er), sammen med hovedpoengene fra utredningen som er gjort som grunnlag til forslagene.

I etterkant av arbeidsprosesser skal arbeidsgruppene gjennomføre prosess- og resultatevalueringer. Gruppene skal bruke resultatene fra disse i sitt videre arbeid med å vurdere og foreslå løsninger.

Etter tilbakemelding fra Studentparlamentets representant i KOST-prosjektet i desember 2003, ble det besluttet at studentene har representant i Studieredaksjonen og i Styringsgruppen. I de ulike arbeidsgruppene blir studentenes syn ivaretatt ved bruk av for eksempel fokusgrupper.
 
Det vil være nødvendig å koordinere seg mot/samkjøre seg med Universitetsbiblioteket og museene ved å trekke inn avklarte kontaktpersoner fra disse enhetene ved behov.

Sammensetning og koordinering av gruppene

Hvem som skal delta i hvilke arbeidsgrupper, og hvem som skal lede gruppene er blitt vurdert ut i fra

• hvilke enheter som ønsker å delta i hvilke grupper,
• hva slags personer/kompetanse ulike enheter kan bidra med, og
• hvordan ulike enheter og personer utfyller hverandre og dekker kompetansebehovet innenfor gruppen.
  

Modellen for Studieredaksjonen og dens grupper gjøres permanent. Sammensettingen av Studieredaksjonen og hver av arbeidsgruppene skal vurderes annethvert år, for å gjøre eventuelle utskiftninger innenfor og mellom grupper. Studieredaksjonen er ansvarlig for denne vurderingen. Medlemmer oppnevnes for to år av gangen. 

Ved revurdering av en arbeidsgruppes sammensetning bør det først bli vurdert hvilke fakulteter som kan påta seg koordineringsansvaret for hvilke arbeidsgrupper før det vurderes hvordan sentraladministrasjonen eventuelt fordeler koordineringsansvaret for de gjenstående arbeidsgruppene hos sine enheter.

Vedlegg 1: Skisse av Studieredaksjonsmodellen 2005

Styringsgruppen, Studieredaksjonen og de underliggende arbeidsgruppene - mandater, arbeidsoppgaver og sammensetning

Styringsgruppen

Mandat og arbeidsoppgaver
Ordningen med en overordnet styringsgruppe fortsetter. Styringsgruppen skal kontrollere Studieredaksjonens arbeid og fremdrift og ivareta at løsningene som foreslås og utvikles innenfor studieredaksjonsmodellen skjer innenfor fornuftige og realistiske rammer. Styringsgruppen skal sikre forankring av arbeidet i universitetets ledelse. Styringsgruppen møtes en til to ganger i semesteret. Medlemmene velges for to år av gangen med unntak for fakultetsdirektørene som oppnevnes årlig.

Medlemmer av styringsgruppen

Studieredaksjonen (redaksjonen for studieinformasjon)

Mandat og arbeidsoppgaver
Gruppen skal være en overordnet, koordinerende redaksjon for studieinformasjon ved UiO. Dette innebærer et ansvar for å planlegge og koordinere arbeidet med drift og videre utvikling av UiOs skriftlige studieinformasjon og markedsføring av studietilbud, inkludert den videre utviklingen av StudInfo-systemet. Redaksjonsmedlemmene skal sikre forankring av arbeidet hos involverte enheter.

Studieredaksjonen rapporterer til styringsgruppen for UiOs studieinformasjon. Forslag til videre utvikling, nye løsninger, arbeidsdeling, ansvar, rutiner og budsjettinnspill vedrørende arbeid med UiOs studieinformasjon skal legges frem for styringsgruppen før gjennomføring. Ved uenighet i Studieredaksjonen løftes saken(e) til Styringsgruppen for et endelig vedtak.

Siden nettet er en sentral informasjonskanal for studieinformasjon ved UiO, og studieinformasjon kun er ett område/tema innenfor UiOs nettsted, vil enkelte saker som behandles i Studieredaksjonen og/eller tilhørende arbeidsgrupper måtte løftes til/drøftes i Webredaksjonen, samt prioriteres og koordineres i forhold til utviklingen av andre typer informasjon og tjenester tilknyttet UiO som nettsted.

Studieredaksjonen skal ha en årsplan som grunnlag for sitt planarbeid. Som en del av sin årsplan er det blant annet viktig at Studieredaksjonen leverer innspill til UiOs budsjettprosesser, for å påpeke kommende års ressursbehov for arbeidet med studieinformasjon og markedsføring. Informasjonsavdelingen er som systemeier for studieinformasjonen ansvarlig for å formidle Studieredaksjonens innspill videre til de enhetene som har ansvar for de ulike typer ressurser det blir påpekt et behov for.  

Det er opp til hvert enkelt fakultet å utpeke sin representant til redaksjonen for studieinformasjon. Representanten bør ha et koordinerende ansvar for fakultetets studieinformasjon. Hver enhet bør i tillegg ha en vararepresentant til redaksjonen. Koordinatorer for de ulike arbeidsgruppene møter i Studieredaksjonen ved behov.

Medlemmer av Studieredaksjonen

Kampanjegruppen (tidl. Katalog- og profileringsgruppen - gruppe for produksjon av Studietilbudskatalogen og forslag til kampanjetiltak)

Arbeidsgruppens mandat og arbeidsoppgaver
Gruppen skal koordinere arbeidet med produksjon og videreutvikling av UiOs studietilbudskatalog, samt kartlegge alternativer og fremme forslag til forskjellige typer koordinerte annonserings- og profileringstiltak knyttet til studentrekruttering.

For å sikre tidlig kontakt og samkjøring med universitetsledelsens ønsker og prioriteringer, og premissene disse legger, skal nestleder i Informasjonsavdelingen, Ann Elin B. Andersen, delta i de saker der gruppen jobber med kartlegging og vurdering av idéer til ulike profileringstiltak samt ved budsjettdiskusjoner.

Alle forslag og anbefalinger fra arbeidsgruppen til ulike profileringstiltak løftes videre til Studieredaksjonen, slik at Studieredaksjonen er et forum hvor IA og fakultetene tar med sine ønsker om og planer for kampanjetiltak til diskusjon og koordinering.

Både arbeidet med katalogen og med annonserings- og profileringstiltak er periodisk. For produksjon av katalogen er hovedarbeidsperiode fra medio august til medio desember. Evalueringer og planlegging av eventuelle endringer i katalogløsningen/produktet må skje primært i løpet av vårsemesteret, i forkant av produksjonsperioden.

Når arbeid med studentrekruttering, annon¬sering og kampanjetiltak tas med som del av et felles årshjul og årsplan for arbeidet i Studieredaksjonen med studie¬informasjon ved UiO, er det viktig at forslag til tiltak ses i sammenheng med budsjettplanlegging sentralt og på fakultetene.

Løsningene for studietilbudskatalogen må vurderes i sammenheng med andre informasjonskanaler UiO bruker for å gi informasjon til målgruppen (potensielle søkere) og i sammenheng med andre nærliggende temaer og problemstillinger innenfor studieinformasjon. Hvis gruppen anbefaler løsninger for katalogen som kan ha konsekvenser for bruk av andre informasjonskanaler eller tiltak, må dette presiseres og løftes til Studieredaksjonen.

Hvis gruppen anbefaler løsninger som krever en annen organisering av arbeidet med informasjon til målgruppen enn den organiseringen UiO har i dag, må gruppen presisere dette og gi eventuelle råd om hvordan arbeidet med trykksakene bør organiseres, sett i sammenheng med andre informasjonstiltak mot målgruppen.

Arbeidsgruppen skal påpeke sammenhenger med og eventuelle konsekvenser for struktur og innhold av informasjon til potensielle studenter på UiOs nettsider der det er nødvendig. Strukturen og innholdet av informasjonen til potensielle studenter / søkere på UiOs nettsider blir vurdert i en egen arbeidsgruppe, "Studiewebgruppen", men det er i perioder viktig med tett samarbeid mellom disse to arbeidsgruppene og ikke minst med Studieredaksjonen med hensyn til den helhetlige informasjonen til denne målgruppen.

Medlemmer av Kampanjegruppen

Engelskinfo-gruppen (gruppe for engelsk studieinformasjon)

Arbeidsgruppens mandat og arbeidsoppgaver
Gruppen skal koordinere arbeidet med produksjon av UiOs engelskspråklige studietilbudsbrosjyre,  koordinere arbeidet med UiO nettsider med engelskspråklig studieinformasjon samt andre rekrutteringstiltak som Studieredaksjonen vedtar. Arbeidet med den engelske studietilbudsbrosjyren og rekrutteringstiltak er periodisk, med hovedarbeidsperiode i vårsemesteret. Arbeidet med de engelske studienettsidene pågår kontinuerlig.

Informasjonsløsningene i engelskspråklig studietilbudsbrosjyre og på engelskspråklige nettsider må vurderes i sammenheng med andre informasjonskanaler UiO bruker for å gi informasjon til målgruppen og i sammenheng med andre nærliggende temaer og problemstillinger innenfor studieinformasjon. Hvis gruppen anbefaler løsninger som kan ha konsekvenser for bruk av andre informasjonskanaler eller tiltak, må dette presiseres og løftes til Studieredaksjonen.

Hvis gruppen anbefaler løsninger som krever en annen organisering av arbeidet med informasjon til utenlandske søkere enn den organiseringen UiO har i dag må gruppen presisere dette og gi eventuelle råd om hvordan arbeidet med trykksakene bør organiseres, sett i sammenheng med andre informasjonstiltak mot målgruppen.

Gruppen må se nøye på hvordan de organiserer sitt arbeid internt. Brosjyre, web og andre rekrutteringstiltak må sees i sammenheng mht målgrupper og budskap, samtidig som arbeidsprosessene for hver av kanalene bør holdes fra hverandre, dvs. at ulike personer i gruppen har ansvar for å koordinere jobben med hhv brosjyre og nettsider.

Arbeidsgruppen skal ikke vurdere den totale struktur og innhold av informasjon til utenlandske søkere på UiOs nettsider, men må påpeke sammenhenger og eventuelle konsekvenser der det er nødvendig. Informasjon til utenlandske søkere på UiOs nettsider må vurderes innenfor informasjonsarkitektur og tekniske løsninger på web, og må sees i sammenheng med den øvrige studieinformasjonen. Personen som har ansvar for å koordinere arbeidet med engelskspråklige nettsider skal også delta i Studiewebgruppen, og skal ivareta koblingen mellom disse to gruppene.

Medlemmer av Engelskinfo-gruppen

Ny student-gruppen (gruppe for informasjon rettet mot nye studenter)

Mandat og arbeidsområde
Gruppen skal evaluere og videreutvikle løsninger for og koordinere arbeidet med skriftlig informasjon rettet spesielt mot nye studenter som får tilbud om studieplass ved UiO via Samordna opptak. Dette gjelder informasjonstiltak som

• velkomstbrosjyre(r)
• velkomstbrev
• studiestartsinformasjon på nettet

Arbeidsgruppen må kartlegge hva slags informasjon nye studenter trenger i hvilke situasjoner og faser. I forbindelse med dette må arbeidsgruppen vurdere den totale struktur og innhold av informasjon som er spesielt relevant for målgruppen. På grunnlag av dette skal arbeidsgruppen utrede og foreslå for Studieredaksjonen løsninger for hva slags informasjon målgruppen skal få gjennom hvilke kanaler, på hvilken måte, etter hvilke hensyn/ kriterier.

Arbeidsgruppen kan få behov for å definere/avklare ulike faser for nye studenter (ifht. grad av "nyhet") og hvilken informasjon studentene har behov for når i forhold til disse ulike fasene.

Videreutvikling av informasjonsstruktur på nettet og eventuelle maler for bestemt informasjon må utvikles i samarbeid med Studiewebgruppen.

I forhold til eventuelt behov for maler for informasjon fra fakultetene og/ eller programmene må arbeidsgruppen vurdere standardisering vs fleksibilitet.

Ny student-gruppens mandat avgrenser seg til skriftlig informasjonsmateriell og produksjonsprosessen rundt trykket og nettbasert informasjon til nye studenter, men det er viktig at løsningene for denne informasjonen koordineres med arbeidet med åpningsseremoni og mottak som skjer i Studiestartsgruppen.

Medlemmer av Ny student-gruppen

Messe- og skolebesøksgruppen (gruppe for messer, skolebesøk og åpen dag)

Mandat og arbeidsområde
Gruppen skal være en koordineringsgruppe for arbeidet med utdanningsmesser, skolebesøk og arrangementer som ”Åpen dag”.

Messe-gruppen skal koordinere, evaluere og videreutvikle UiOs deltagelse og representasjon på denne typen arrangementer. Gruppen har et ansvar for opplæring av studenter og ansatte i forhold til presentasjon av UiOs studietilbud.
Åpen dag gis samme organisering som prosjektet har hatt de siste årene, leder av studieredaksjonen er prosjektgruppens styringsgruppe. Åpen dag prosjektgruppe rapporterer i tillegg til Studieredaksjonen.

Forslag og løsninger må vurderes i sammenheng med andre informasjonskanaler UiO bruker for å gi informasjon til målgruppen (potensielle søkere) og i sammenheng med andre nærliggende temaer og problemstillinger innenfor studieinformasjon. I denne sammenhengen kan samkjøring med andre arbeidsgrupper, for eksempel Kataloggruppen og Studiewebgruppen, være viktig.

Hvis gruppen anbefaler løsninger som kan ha konsekvenser for bruk av andre informasjonskanaler eller tiltak, må dette presiseres og løftes til Studieredaksjonen.

Medlemmer av Messe- og skolebesøksgruppen

Gruppe for videreutvikling av portalen Mine studier

Mandat og arbeidsområde
Gruppen skal være en koordineringsgruppe for arbeidet med å utrede og videreutvikle studentportalen ”Mine studier”. Målgruppen for informasjonen og tjenestene i portalen ”Mine studier" er studenter ved UiO.

Studentportalgruppen er ikke et beslutningsorgan, men utreder problemstillinger og utarbeider forslag til løsninger og prioriteringer som legges frem for Studieredaksjonen for diskusjon og vedtak. Gruppen utarbeider et årshjul for eventuelle faste driftsoppgaver og årlige handlingsplaner for utviklingsoppgaver, og må via gruppeleder/koordinator jevnlig orientere Studieredaksjonen om sitt arbeid.

Hvis gruppen anbefaler løsninger som kan ha konsekvenser for bruk av andre informasjonskanaler eller tiltak, må dette presiseres når anbefalingen løftes til Studieredaksjonen.

I de tilfeller hvor ønsket videreutvikling av "Mine Studier" må prioriteres og/eller koordineres i forhold til utviklingen av informasjon og tjenester tilknyttet andre områder under UiOs nettsted enn studieinformasjon, løfter Studieredaksjonen dette til Webredaksjonen og Webredaktør.

Medlemmer av portalgruppen

Studiewebgruppen

Arbeidsgruppens mandat og arbeidsoppgaver
Studiewebgruppa skal koordinere ulike prosesser som henger sammen med hverandre i videre bruk og utvikling av studieweb’en generelt og StudInfo-systemet spesielt. Med studieweb’en menes hele den delen av UiOs nettsted som gjelder studier både ift studenter som er ved UiO og potensielle studenter. StudInfo-systemet er det tekniske systemet som er utviklet for de integrerte og koordinerte studieinformasjonsløsningene (som f.eks den studieinformasjonen som er skrevet inn i xml-maler og i Vortex). Den informasjonen som er skrevet inn i StudInfo-systemet utgjør således en del av hele UiOs studieweb.

Arbeidet i gruppen må ta utgangspunkt i en helhetlig oversikt over all studieinformasjon ved UiO. Gruppen må, i tett samarbeid med Studieredaksjonen, foreslå en prioritering av hva som må utarbeides og videreutvikles i hvilken rekkefølge, være ferdig når og hvilket fokus som er viktig for de ulike løsningene, samt nyansere krav til ressurser for utvikling og bruk av løsningene som blir foreslått. Arbeidsgruppen må i samarbeid med Studieredaksjonen utarbeide fremdriftsplaner med forslag til løsninger i flere faser.

Studiewebgruppen er ikke et beslutningsorgan. Gruppen jobber frem forslag til løsninger og prioriteringer som legges frem for Studieredaksjonen. Gruppen må via gruppeleder/koordinator kontinuerlig orientere Studieredaksjonen om sitt arbeid og diskutere alle sentrale problemstillinger i Studieredaksjonen.

Studiewebgruppen skal utrede hvordan UiO skal bruke, videreutvikle og/eller nyutvikle tekniske løsninger for at søkere, studenter og andre interesserte skal kunne finne akkurat den studieinformasjonen de trenger i en gitt situasjon. Dette omfatter også utredning av behov og løsninger for utskrift av visse typer informasjon. Gruppen må hele tiden vurdere hva slags informasjon som skal/kan eksporteres fra Felles Studentsystem (FS) til de øvrige informasjonssystemene, i tråd med målsettingen om at informasjon i minst mulig grad må oppdateres flere steder. I denne sammenhengen skal gruppen også utrede hvordan integrasjon mellom StudInfo-systemet og FS kan/bør styrkes og videreutvikles.

I tilknytning til videreutviklingen av selve StudInfo-systemet er det behov for en fortløpende vurdering av i hvilken grad og hvordan strukturen skal være standardisert, men samtidig gi rom for tilstrekkelig fleksibilitet. Videreutviklingen som skjer i Studiewebgruppen bør også koordineres med bruken og videreutviklingen av andre relevante systemer ved UiO, som for eksempel Utdanningsplaner, LMS-systemer (f eks Classfronter) og Studieportalen "Mine studier".

Gruppen må tenke både tema- og målgruppebasert mht hva slags informasjon som skal struktureres hvordan på nettet. Videre- og nyutvikling av løsninger/tjenester innebærer vurdering av hvordan struktur og løsninger skal være i de aktuelle database-/informasjonssystemene, deriblant hva slags nye elementer det er behov for i informasjonssystemene UiO skal bruke, hvordan alt skal ”henge sammen” og hvordan informasjonen skal settes sammen for presentasjon på web, inkludert navigering mellom nettsidene. Dette må sees i forhold til redaksjonelle behov og informasjonsfaglige hensyn og retningslinjer mht informasjonsarkitektur m.m.

Webredaksjonen ved UiO har et overordnet ansvar for hele UiOs web og hvordan UiOs nettsted blir brukt. Siden studieinformasjon er ett område/tema innenfor UiOs nettsted, vil det være enkelte saker som løftes fra Studiewebgruppen til Studieredaksjonen som også må tas videre til Webredaksjonen, og prioriteres og koordineres i forhold til utviklingen av andre typer informasjon og tjenester tilknyttet UiO som nettsted.

Det blir derfor viktig at Studiewebgruppa planlegger saksgangen for en del av sitt arbeid nøye og at møterekkefølgen fra Studiewebgruppe til Studieredaksjon til Webredaksjon blir riktig i de tilfellene en sak må følge den rekkefølgen.

Så lenge Studiewebgruppas leder ikke er fast medlem i Webredaksjonen, er det viktig at hun via redaktøren for de sentrale studienettsidene og portalene "Studier" og "Studentliv" er godt informert om hva som skjer i Webredaksjonen, og eventuelle ønsker og innspill fra Webredaksjonen til saker som bør tas opp i Studiewebgruppen. Hun bør stille på møter i Webredaksjonen når det er relevant å ta opp saker fra Studiewebgruppa der.

Ved eventuell uenighet mellom Studieredaksjonen og Webredaksjonen om Studiewebgruppens prioritering av oppgaver og/eller forslag til løsninger, er systemeier ved informasjonsdirektøren ansvarlig for endelige beslutninger.

Siden oppdatering/vedlikehold og utvikling av studieweb’en til sammen utgjør et svært stort og komplekst felt, kan ikke alt foregå innenfor denne gruppen. Studiewebgruppen skal derfor bestå av personer som har ansvar for og/eller er bindeledd mot bestemte områder som det jobbes med i enten mindre arbeids-/og ressursgrupper tilknyttet Studiewebgruppen, eller i andre, allerede pågående, relaterte grupper. Gruppen krever en svært bevisst sammensetting for å kunne ivareta best mulig andre grupper og prosjekter gruppa må være samkjørt med, og ivareta alle relevante koplinger mellom de ulike temaene.

Det bør i tillegg være et mål at diskusjonene i studiewebgruppa ikke blir veldig detaljerte. Dette forutsetter at saker fra undergruppene er godt forberedt. For at undergruppene skal rekke å jobbe skikkelig med sine saker mellom møtene i studiewebgruppa, bør studiewebgruppa ikke møtes oftere enn maksimum annenhver uke, kanskje sjeldnere. Møtehyppighet, saksmengde og ambisjonsnivå er til syvende og sist Studiewebgruppas eget ansvar å regulere i samråd med Studieredaksjonen.

Sammensetting av Studiewebgruppen og de undergruppene som finnes per i dag:
Sammensettingen av en arbeidsgruppe for videre koordinering og utvikling av UiOs studieweb må vurderes etter hvilke utfordringer og oppgaver gruppen skal håndtere.

Medlemmer av Studiewebgruppen

Studiewebgruppens undergrupper per 06.06.05
Fellesmandat
Studiewebgruppens arbeidsfelt er så stort at det fordeles på flere undergrupper. På denne måten kan gruppen fungere mer effektivt, ved at enkelte jobber grundig med bestemte saker/temaer i mindre grupper. Alle undergruppene skal ha en person som er ansvarlig for å koordinere gruppen og ivareta koblingen til Studiewebgruppen.

Forslag og problemstillinger fra undergruppene skal diskuteres i Studiewebgruppen, som på den måten blir et organ for koordinering, prioritering og videreføring til Studieredaksjonen (og i noen tilfeller til Webredaksjonen). I undergruppene kan det også trekkes inn enheter eller kompetanse som ikke deltar i Studiewebgruppen. På den måten kan Studiewebgruppen involvere mange ulike enheter og former for kompetanse i sitt arbeid, uten at alle er representert i én stor gruppe der alle diskuterer alt.

Brukerdok-gruppen (ressursgruppe for utvikling av brukerdokumentasjon + opplæring av innskrivere og superbrukere)
Mandat og arbeidsoppgaver
En konsekvens av KOST-prosjektet er at langt mer av UiOs studieinformasjon lagres i felles systemer og følger en fastere, koordinert struktur med blant annet mer utstrakt bruk av maler enn tidligere. Det nye informasjonssystemet inneholder i tillegg langt mer informasjon enn tidligere systemer for studieinformasjon ved UiO, og det blir langt flere ansatte, både administrative og vitenskapelige, som skal legge inn informasjon til dette systemet.

For at informasjonsløsningene skal fungere godt i praksis, er det en viktig forutsetning at opplæring, oppfølging og brukerdokumentasjon for ansatte som skal levere informasjon til dette systemet er tilrettelagt på en slik måte at både det tekniske systemet og organiseringen av arbeidet i forhold til dette er enkelt å forstå og forholde seg til når det skal tas i bruk av innleggerne.

"Brukerdok-gruppen" skal, i samråd med Superbrukernettverket, samarbeide om videre utvikling av oversiktlig og god brukerdokumentasjon som forklarer både den tekniske bruken av StudInfo-systemet og de redaksjonelle hensiktene med løsningene (hvordan systemet skal brukes innholdsmessig). Gruppen skal også foreslå hvordan opplegg for opplæring og oppfølging av superbrukere og innskrivere bør tilrettelegges og videreutvikles.

Som overordnet ansvarlig for studieinformasjonssystemet er det viktig at systemeier (IA) via denne gruppen involveres i videre utvikling av redaksjonell opplæring og veiledning for superbrukere og lokale innleggere. Dette er nødvendig både fordi IA som systemeier skal være overordnet ansvarlig for opplæring av de som jobber med skriftlig studieinformasjon ved UiO, og fordi diskusjonene og innspillene i superbrukernettverket ofte berører redaksjonelle prinsipper i systemet.

Hvis arbeidsgruppen anbefaler løsninger som krever en annen organisering rundt arbeidet med innlegging av studieinformasjon til systemet enn den organiseringen som finnes i dag, må gruppen presisere dette og løfte det til Studieredaksjonen via Studiewebgruppen.

Medlemmer av Brukerdok-gruppen

Brukertestgruppen (ressursgruppe for brukertesting og evaluering)
Mandat og arbeidsoppgaver
Gruppen engasjeres som ressursgruppe når det skal planlegges og gjennomføres ulike former for brukertester eller evalueringer av UiOs studieweb og StudInfo-systemet blant (potensielle) søkere og studenter og/eller innleggere/innskrivere. Det er viktig at resultater som kommer frem ved brukertester og evalueringer av studieweb’en blir tatt hensyn til i Studiewebgruppen når de skal vurdere videre utvikling av studieweb’en. Resultatene av brukertester blant innleggere/innskrivere ved UiO må videre tas hensyn til både i USITs videreutvikling av det tekniske systemet og i arbeidet i "Brukerdok-gruppen" med koordinering og videreutvikling av brukerdokumentasjon og opplæring.

Medlemmer av Brukertestgruppen

Andre parallelle grupper og prosjekter som må samkjøres med Studiewebgruppen
Det er flere aktiviteter og prosesser i andre prosjekter og grupperinger som må koordineres med Studiewebgruppen, gjennom ansvarlige kontaktpersoner som er medlemmer i Studiewebgruppen. Noen viktige eksempler på slike grupperinger og prosesser (listen er ikke uttømmende):

I) Superbrukernettverket
Arbeidsområde
Superbrukerne gir lokal brukerstøtte for innskrivere / interne brukere av StudInfo-systemet, og skal fungere som bindeledd mellom hovedsakelig USIT og de lokale innskriverne. Det innebærer også at superbrukerne videreformidler til sentralt hold eventuelle innspill fra ”sine” innskrivere som gjelder videre utvikling av StudInfo-systemet.

Superbrukernettverket koordineres/ledes av USIT i samarbeid med IA og STA, og er et forum hvor superbrukerne kan gi innspill til løsninger og utveksle erfaringer i bruk av de tekniske løsningene for innskriverne av studieinformasjon og opplæringen av "sine" lokale innleggere, samt få informasjon om planlagte endringer og oppdateringer av systemet, og opplæring i nye elementer og rutiner.

Superbrukernettverket er en viktig samarbeidspartner og informasjonskilde for "Brukerdok-gruppen" i videreutviklingen av oversiktlig og god brukerdokumentasjon som forklarer både den tekniske bruken av StudInfo-systemet og de redaksjonelle hensiktene med løsningene (hvordan systemet skal brukes innholdsmessig), og utarbeidelse av forslag/anbefalinger til hvordan opplegg for opplæring og oppfølging av superbrukere og innskrivere videre bør tilrettelegges og videreutvikles.

Sammensetting

• Alle fakultetene ved sine superbrukere
• USIT v/ teknisk koordinator Dagfinn Bergsager og/eller Even Halvorsen og/eller Tomm Eriksen
• STA v/ StudInfo-koordinator Cecilie Aune

II) Videre utvikling av integrasjon mellom FS og StudInfo-systemet
Studieavdelingen har ansvar for å koordinere den jobben som må gjøres ved UiO for å få bedre utbytte av funksjoner og muligheter i Felles Studentsystem (FS) i arbeidet med UiOs skriftlige studieinformasjon. STAs StudInfo-koordinator skal ha en koordinerende rolle i prosessene ved denne videreutviklingen og er hovedbindeleddet mellom Studiewebgruppen og STA i dette arbeidet. Når det er behov for å drøfte konkrete saker i forbindelse med hvordan bruke FS videre fremover i den skriftlige studieinformasjonen, må andre relevante fagpersoner (fra f.eks STA eller USIT) kunne være med på møter med Studiewebgruppen og/eller underliggende arbeidsgrupper etter behov, selv om de ikke sitter som faste medlemmer i Studiewebgruppen.

Det er imidlertid viktig at arbeidet med dette skjer i tett samarbeid med både FS-gruppen og XML-gruppen hos USIT, og at fakultetene blir involvert / rådspurt i dette arbeidet.

III) STAs nettsider + fellestekster
En av Studiewebgruppens oppgaver er å vurdere hvordan studieinformasjon på lokale og sentrale nettsider kan integreres bedre. Studieavdelingen (STA) har flere interne grupper/nettverk for koordinering og oppdatering av sentrale nettsider. Emneredaktøren for de sentrale studienettsidene/STA’s webkoordinator er bindeleddet mellom koordineringen av webarbeidet i STA og Studiewebgruppa med undergrupper.

V) Teknisk drift og videre utvikling av StudInfo-systemet hos USIT
Det er svært viktig at arbeidet i Studiewebgruppen er godt forankret i både driften og den videre utviklingen av StudInfo-systemet hos USIT. Det gjelder først og fremst XML-gruppa og Vortex, samt USIT’s FS-gruppe (mht arbeidet med videre integrasjon av FS og StudInfo-systemet). USIT har en ”teknisk koordinator” i Studiewebgruppen som skal koordinere prosessene mellom Studiewebgruppen og den tekniske driften og videreutviklingen av StudInfo-systemet hos USIT. Koordinering mot andre enheter hos USIT (f.eks DML) kan også være nødvendig, avhengig av hvilke utviklingsoppgaver som oppstår.

VI) Universitetsbiblioteket
Universitetsbiblioteket opparbeidet et samarbeid med KOST-prosjektet for å sikre at bibliotekinformasjon til studentene ble integrert i UiOs øvrige studentinformasjon på nettet.
UB har understreket at de ønsker at nettet skal være UBs viktigste
informasjonskanal til studentene, og at UBs informasjon må integreres med den øvrige
studieinformasjonen, og ikke oppleves av studentene som noe som ligger på siden av denne. I det videre arbeidet med og utviklingen av løsninger og tjenester for studieinformasjon på nettet er det dermed viktig at det sikres god informasjonsflyt og koordinering med relevante personer/grupper på UB.

Samkjøring av prosesser i øvrige grupper
I tillegg til grupperingene og prosjektene nevnt ovenfor, trenger Studiewebgruppen periodisk å samarbeide med mange andre grupper som jobber med saker eller temaer som er relevante for hvordan UiOs studieweb utformes, utvikles og brukes videre. Når det er aktuelt å samarbeide om hvilke saker og hvordan arbeidet da skal organiseres, må vurderes av Studieredaksjonen og Studiewebgruppen fra sak til sak.

Nye grupper for nye satsningsområder?
Det kan bli behov for flere arbeidsgrupper under Studieredaksjonen enn de som er nevnt ovenfor. Hva slags grupper det kan bli behov for, er avhengig av hva slags områder det skal satses på i den videre utviklingen av UiOs studieinformasjon. For eksempel er mer koordinerte løsninger for informasjon om UiOs EVU- og ph.d.-tilbud områder som ikke ble inkludert i KOST-prosjektet, og som det stadig er etterlyst nye løsninger for.

Muntlig studieinformasjon

IVER-prosjektet var et parallelt prosjekt (med KOST-prosjektet) som tok for seg organiseringen av UiOs førstelinje- og studieveiledningstjenester.
Organisering av UiOs muntlige informasjonstjenester er ikke tegnet inn i Studieredaksjonsmodellen. Ved videre tenkning rundt organisering og ved sammensetting av ulike arbeidsgrupper, er det viktig å ta hensyn til at den muntlige og skriftlige informasjonen henger svært tett sammen.

Det er Studieavdelingen som har et overordnet faglig koordinerende ansvar for muntlig studieinformasjon. Som systemeier for skriftlig studieinformasjon har Informasjonsavdelingen behov for en kontaktperson i STA som har ansvar for å ivareta koblingen til de som arbeider med muntlig studieinformasjon.

---

Redaksjon: Studieredaksjonen ved UiO
Dokument opprettet: 10.04.2007, endret: 24.09.2007Administrer dette dokumentet