Oppsummering - Gruppediskusjon 1

" Kvalitetsstyrt byggesaksbehandling"

En populær nyskapning på årets BEdager var at vi hadde satt av tid til to gruppediskusjoner. Gruppene var sammensatt geografisk slik at nærliggende kommuner fikk snakket sammen. Det viktigste ved disse gruppediskusjonene var selvsagt det som foregikk på stedet i gruppene, men vi har også laget en opplisting av de punkter gruppene leverte inn etter diskusjonen.
Her finner vi nyttige innspill til videre regelverksutvikling og planlegging av informasjonstiltakene for nye byggeregler.

A Forhåndskonferansen


1. Hva kan vi oppnå med forhåndskonferansen?
  • Redusere mangellapper ­p; Mangler ved søknaden reduseres til et minimum - Sparer saksbehandlingstid/bedre søknad
  • Luket vekk uholdbare prosjekter
  • Ryddet opp i forhold som kommunen må få ryddet opp i før prosjektet kan gjennomfø res
  • Slipper senere telefoner osv
  • Oppnå et optimalt resultat for alle parter
  • Avklare om prosjektet kan gjennomføres i forhold til plan
  • Kontakt med utlegger på tidlig tidspunkt
  • Tidlig påvirkning og sannsynliggjøring av problemer - mest mulig informasjon mellom alle berørte parter
  • Rasjonelt planarbeid
  • Bedre resultat
  • Tidsgevinst
  • Saksbehandler tidlig med i prosessen
    • 2. Hvilke forberedelser må gjøres forut for forhåndskonferansen?
  • Undersøke hvilke bestemmelser, planer etc som gjelder for området
  • Er dette et prosjekt som bør skrinlegges
  • Det er viktig å få inn mest mulig opplysninger om prosjektet på forhånd
  • Dagsorden for møtet
  • Sjekke arkiv
  • Få med byggherren på konferansen ­p; Hvem bør være med?
  • Undersøke med andre etater der disse kan være berørt
  • Agenda utsendes til de parter som bør/skal være med
  • Vedlegge kommunens vedtekter etc
  • Avklart saksbehandling - politisk/? - tidsaspekt
  • Er området utleggingsklart - Vei, vann, kloakk
  • Finne gjeldende planer og bestemmelser
  • Innkalle berørte parter - Internt/eksternt
  • Kort orientering fra byggherren vedrørende prosjektets størrelse og bruksformål
  • Skaffe sjekkliste for spørsmål som skal tas opp
  • Sette seg inn i evt gamle tillatelse som er gitt for eiendommen/naboeiendom - heftelser
  • Saksbehandler må pekes ut
  • Plangrunnlag og tekniske anlegg vurderes - Dagsorden for fhk (pbl § 95 behandler forhåndskonferanse)
    • 3. Hvilke konkrete spørsmål er det viktig å få belyst under forhåndskonferansen?
  • Hva bør det jobbes mer med
  • Avvik fra planer etc
  • Saksgang
  • Krav til dokumentasjon - standard på søknad etc
  • Tidspunkter
  • Ikke la seg binde opp i konkretisering i starten
  • Lover
  • Fremdrift
  • Forutsigbarhet
  • Krav til søknaden
  • Kommunale avgifter og gebyrer
  • Uttales/samtykke fra andre myndigheter
  • Kort orientering fra byggherre vedrørende prosjektets størrelse og bruksformål
  • Er det heftelser på eiendommen som kan bli berørt av utbyggingen
  • Temaer, f.eks brann, tilgjengelighet, tilfluktsrom, tekniske løsninger, klima, organisering av tiltaket (søker, planleggere, oppdeling av arbeidet, tidsplan for planlegging, saksgang, dokumentasjon

    • 4. Har diskusjonen gitt grunnlag for å innarbeide endret praksis i din egen byggesaksavdeling når du kommer hjem fra BEdagene?
  • Ja, helt klart
  • Tja, vil la det synke
  • Ja
  • Ja

    • B Saksbehandlingstid


    1. Avhengig av formålet vil definisjonen av saksbehandlingstid være ulik. For hvilke formål kan det være aktuelt å måle saksbehandlingstid?
  • Hvis vi skal jobbe med forbedring, må vi ha noe å referere til - måleverdighet
  • Finne ut at noen saker tar lenger tid enn andre - Hva kan vi gjøre med dette - (Flaskehalstenkning)
  • Finn ut om det er effektiv arbeidsfordeling/rutiner ved kontoret
  • intern fortgang/rutiner
  • byggesaksbehandling
  • En service overfor kundene (brukes også internt) f.eks til politikerne
  • Kan brukes i årsrapport
  • Kan være et mål for produktivitet, men tvilsomt

    • 2. Hva er praksis mht. registrering og måling av saksbehandlingstid:

    a) Blir saksbehandlingstid rutinemessig registrert og analysert?
  • Nei, men en form for registrering har in-post, ut-post osv
  • Dette varierer veldig fra ingen registrering til dataregistrering
    • b) Hva er formålet med målingen?
  • Gjør saksbehandlingstiden for kunden kortest mulig
  • Se på rutinene ved kontoret
  • Å forkorte saksbehandlingstiden
    • c) Hvordan blir saksbehandlingstid definert?
  • Eks dagens praksis: Registrering av inngående post og dato for vedtak, kan variere noe hvordan rutinene er etter vedtak før søkeren har papirene
  • Total tid fra A til B samt total forbrukt tid i etaten. Det er vanskelig å måle effektiv saksbehandlingstid pga stadige avbrytelser som telefon og besøk

    • 3. Med utgangspunkt i lovens intensjon om forutsigbarhet, diskutere hvilken definisjon av saksbehandlingstid (hva som skal inngå i saksbehandlingstiden) som bør legges til grunn for måling.
  • Avhengig av flere forutsetninger ­p; Postreg inn og utsendelse av vedtak (fullstendig søknad)
  • Fra innhenting av komplett dokumentasjon via innhenting av uttalelser, klagebehandling til endelig byggetillatelse

    • 4. Har diskusjonen gitt grunnlag for å innarbeide endret praksis i din egen byggesaksavdeling når du kommer hjem fra BEdagene?
  • Tja, det kan alltid være noe vi kan gjøre bedre
  • Mange ønsker å rette opp/korrigere praksis, men det kan stå på forståelse i systemet. Forhåndskonferansen vil lette dette arbeidet

    • C Mottakskontroll av søknad - første svar til søker


    1. Blir søknader gjennomgått fortløpende med formål å tilbakemelde til søker?
  • Det gis tilbakemelding der søknaden ikke er komplett og dersom det er «lang» saksbehandlingstid
  • Ved kurante, fullstendige søknader og «kort» saksbehandlingstid, gis det ikke alltid til bakemelding
  • Varierende praksis, men ingen lar kunden være i uvisshet lenger enn 2-3 uker. I mindre kommuner ofte personlig fremmøte og direkte tilbakemelding samt kort behandlingstid. Forskjellige former for skriftlig tilbakemelding benyttes etter behov
  • Stort sett ja, men det kan oppstå problemer ved stor saksmengde
  • Standard svar innlagt på data
  • Skjema hvor søknad inneholder mangler
  • Oppgis i saksbehandlingstid
  • Forslag lagt inn på data og tas ut etter behov i svarbrev

    • 2. Hvem foretar første kontroll av om søknaden er komplett? (ekspedisjon, saksbehandler, byggesakssjef, andre?)
  • Saksbehandler
  • Saksbehandler
  • Saksbehandler, men også noe i ekspedisjonen. Ett tilfelle der byggesakssjef går gjennom alle saker før de går til saksbehandler
  • Søknadene fordeles i postmøte, kan variere på 2-3-4 dager. Det blir tilskrevet søker straks

    • 3. Vil gjennomgåelse av søknaden og utarbeidelse av første svar gi merarbeid eller representere fordeler? Gi stikkordsmessig begrunnelse for svaret.
  • Det kommenteres fordeler, færre telefoner
  • bedre service overfor søker
  • Gir ikke merarbeid, gir fordeler
  • sparer henvendelser fra kunden
  • sparer ofte tid for kunden
  • gir bedre oversikt for saksbehandler
  • plikt ifølge Forvaltningsloven
  • Merarbeid, i og med at du ofte må ta saken frem 2 ganger (eller flere) ´
  • Fordel, i og med at søkere med mangelfulle søknader får rask tilbakemelding og
  • dermed raskere saksbehandling totalt
  • Fordel for saksbehandler, han har bedre oversikt over sakene som venter
  • Nødvendig, gir mindre merarbeid. Merarbeid når søknadene ikke er fullstendig utfylt, oppblåste ? ­p; Hvor går grensen på kvalitet av tegningsgrunnlaget? Hva skal man kunne godta av tegninger?

    • 4. Hva bør et første svarbrev til søker inneholde?
  • dato for mottatt søknad
  • eventuelle mangler ved søknaden
  • jnr, gnr, bnr
  • saksbehandlingstid
  • brevet må være «positivt»
  • saksbehandlers navn og telefonnr
  • andre myndigheter, vegsjef mm
  • hjemmel for behandling
  • Søknad mottatt, behandlingstid, saksbehandler, evt mangler ved søknad, identifikasjoner
  • Ideelt sett: Godkjenningen - Ellers, et lett forståelig brev med beskjed om eventuelle mangler og behandlingstid/forventet svardato, navn på saksbehandler, telefonnr til saksbehandler
  • Mangler i byggesøknadene - Saksbehandlers tid - Igangsetting av arbeidet før godkjenning - svar på eget ansvar - På landbruksbygg forlanges av enkelte statiske beregninger

    • 5. Har diskusjonen gitt grunnlag for å innarbeide endret praksis i din egen byggesaksavdeling når du kommer hjem fra BEdagene?
  • Ingen/mindre endringer
  • Ingen vesentlige endringer, kfr 1
  • Ja, bli mer glad i folk som maser og lukter vondt, spesielt ute på Jæren
  • Ja

    • D Press mot lempelig praksis / neglisjering i forhold til regelverket


    1. Er dette en reell problemstilling i kommunene som er representert i gruppen?
  • Lite forståelse for krav til tegninger - dokumentasjon ved «små» saker
  • Unntak for Bf pga kostnader (kommunene ikke bedre enn andre)
  • Oppstart før byggetillatelse/vilkår er oppfylt - Politisk i forhold til NLF-områder i kommuneplan, Forskrift om separate avløp (tettbygd strøk)
  • Proteksjonisme
  • Neglisjere kvalifikasjonskrav (tenker oss fremover etter endringen)
  • Vanskelig å stoppe et byggeprosjekt pga manglende prosjektering
  • Toppledelsen - Politikere blander seg inn. Vil ha en positiv profil - Ja, kommune
  • Setter vår lit til at bransjen våkner og påklager saker hvor det ikke er forhold mellom prosjektets vanskelighetsgrad og aktørenes kvalifikasjoner
  • Problemet størst ved større byggeprosjekt - Politisk innblanding
  • Går direkte til toppledelsen eller til politikerne
  • Press spesielt fra større aktører i markedet (arkitekter, konsulenter) - Presser på for dispensasjoner, kort saksbehandlingstid osv
  • Det gis for lett dispensasjoner - Lettere å gi disp enn å risikere klage
  • Det er press utenfra som er årsaken til at det gis dispensasjon (?)
  • Gamle reguleringsplaner der f.eks etasjetallet er gitt - I mellomtiden er det blitt andre krav - Annet syn på estetikk?
  • Problemet med dispensasjoner er generelt større i små kommuner (Politikere)
  • Er det motforestillinger fra naboene, bør det ikke gis disp. (Vøre mer forsiktig)
  • 100 metersbeltet langs sjø og vassdrag - En er gjerne villig til å dispensere her (Politikerne)
  • Likhetsprinsippet - Er det andre måter å gjennomføre prosjektet på uten å søke disp? - Saksbehandler må få direktivene fra hovedutvalget bygningsrådet)
  • Politikerne kan også bli presset - Små kommuner føler dette presset større
  • Klare grenser for det som går på fleksibilitet og det som er sikkerhetsmessig forsvarlig
  • Har kommuneøkonomien noen betydning vedrørende press/lempelig praksis?
  • Forskjellig praksis på saksbehandlingsrutinene i de forskjellige kommuner
  • Kapasitetsforskjeller?
  • Virkeligheten er ikke slik som rådmenn uttrykker det overfor sentrale myndigheter (Økonomi) - Kan samarbeidsformen kommuner imellom være positivt? - Ja!
  • Forhåndskonferanse kan bedre forholdene om motsetninger kommunene imellom?
  • Kan en få igang faglig samarbeid ved behandling av større prosjekter - Små kommuner kan søke hjelp der kompetanse/kapasitet er større?
  • Viktig at byggesaksavd selv tar initiativet overfor søkerne for å presentere kravene
  • Det er viktig at søkeren får vite hva saksbehandlingstid en må regne med (Snarlig tilbakemelding der en tid blir angitt)
  • Sporadisk utsatt for press fra politikere/byggherrer (men, for det meste når det gjelder planer/plansaker - dispensasjon

    • 2. Er problemet like stort i store / små eller «rike» / «fattige» kommuner?
  • Stort sett det samme i alle kommuner mm
  • Små kommuner - større kontakt med politikerne - Små kommuner , kvalifikasjonskrav
  • VA-bransjen har gått gjennom det samme (bygge opp kompetansen i overgangstiden)
  • Rike kommuner har store muligheter til å forberede seg til endringene
  • Alle kommuner føler det som et problem - Småkommuner føler at ark/konsulenter «prøver seg» - De tror kanskje at småkommuner har mindre kompetanse enn større kommuner
  • Som over, men i forhold til saksbehandlingstid

    • 3. Diskuter ulike tiltak og strategier som dere kan påvirke og som vil kunne forhindre at byggesaksbehandlere i nabokommuner blir spilt ut mot hverandre!
  • Anses ikke som noe problem - Det hender imidlertid at søkere/byggherrer viser til at «dette blir godkjent i andre kommuner»
  • Interkommunalt samarbeid - Felles linje
  • Forum for bygningskontroll bør være aktive - fellessamlinger med flere kommuner
  • Kvalitetsstyring - Interkommunalt samarbeid, der en også har politisk styring av slikt samarbeid - Om mulig kan en forsøke å justere vedtekter i kommunene slik at disse blir mer like
  • Aktivisere seg selv - naboer for stablisering av saksbehandlerforum - enhetlig opptreden - Kvalitetssikringssystemer - kan også være en løsning

    • 4. Har diskusjonen gitt grunnlag for å innarbeide endret praksis i din egen byggesaksavdeling når du kommer hjem fra BEdagene?
  • Stor interesse for kvalitetsprosjektet - Mer interkommunalt samarbeid
  • Ja - Forhåndsvarsling slik Stavanger kommune har lagt opp er enstemmig i gruppa
  • Ja - Interkommunalt samarbeide - Regionalt samarbeide
    • | Hjemmeside | Om oss | Informasjon | Regelverk | Nyttige lenker | Siste nytt |