Elektronisk fakturabehandling i statlige virksomheter

Statens forvaltningstjeneste (Ft) har satt i gang et prosjekt for innføring av elektronisk fakturabehandling i statlige virksomheter, i samarbeid med Senter for statlig økonomistyring (SSØ).

Elektronisk fakturabehandling vil åpne for store effektiviseringsgevinster innenfor statlig sektor. Hovedmålet med prosjektet er å redusere transaksjonskostnadene gjennom å forenkle rutinene for behandling og distribusjon av inngående fakturaer i den enkelte virksomhet.

Pilotdrift hos utvalgte kunder starter opp i september 2004. Det skal etableres en felles skanningssentral i Ft/SSØ som skal skanne, OCR-tolke og overføre data til et elektronisk arkiv hos kunden via et avansert arbeidsflytsystem. I virksomheten vil man få opp en elektronisk kopi av papirfakturaen og den tolkede bilagsinformasjonen på skjerm, og kan attestere og anvise fakturaene direkte. Etter godkjenning overføres bilaget automatisk til økonomisystemet for bokføring og utbetaling.

Elektronisk fakturabehandling vil gi store effektiviseringsgevinster, bl.a. gjennom:

• enklere og raskere distribusjon
• god kontroll med innkomne fakturaer og forfallsdatoer
• automatiske purremeldinger dersom arbeidsflyten stopper opp
• færre morarenter grunnet forsinket betaling
• færre papirkopier