Høgskolen i Østfold, avdeling for
lærerutdanning Oppdatert
Oppdatert 06.10.2004
Fag eller emner som ønsker vurderingsordninger som fraviker fra disse prosedyrene, må begrunne eventuelle avvik i forbindelse med behandlingen av studieplanen for studiet eller studieprogrammet. Det er avdelingsleder ved Avdeling for lærerutdanning som godkjenner studieplanene.
Eksamensansvarlig: Administrativ stilling som har
ansvar for organisering av eksamensprosessen
Klageansvarlig: Klager behandles av eksamensansvarlig i
samarbeid med kontorsjefen
Studieadministrativ leder: Administrativ stilling tillagt
funksjonen som leder for studieadministrativ gruppe
Emneansvarlig (Tidligere: Fagansvarlig): Lærer med
koordineringsansvar for studietilbud fra 30 til 60 stp.
Trinnleder: Fagansatt med tillagt funksjon som koordinator
for årstrinn i Lu og FU
Rådgivende utvalg: Fagutvalg med
studentrepresentasjon – deltar i studieplanarbeidet og
løpende arbeid med studieevaluering
| PROSEDYRER | TIDSFRISTER | ANSVAR | AVVIKSMELDING BEHANDLES AV |
|---|---|---|---|
| 1. Nye studier foreslåes før 1. mai året før studiet starter. | 1. mai | Avdelingsleder | |
| Studieplan utarbeides/revideres av fagseksjon, basert på rammeplan (der det finnes), på gjeldende studieplanmal og foreligger som forslag 15.2. semesteret før studiestart. Studieleder skal sørge for at relevante instanser høres, slik at kvalitet sikres | Studieleder og seksjonsleder organiserer arbeidet i seksjonen | Ledergruppen | |
| 4. Studieplanens
vurderingsordning skal vurderes ut i fra: - samspill med andre emners ordninger på et trinn eller i et studium - variasjon i eksamensformer - økonomiske konsekvenser: rimelig fordeling av midler til vurdering mellom fagene - rimelighet i omfang ut i fra studiepoeng, faginnhold og økonomisk ramme - begrensing av antall eksamener innenfor emnene er at det evt. bare arrangeres selvstendige eksamener hvert semester(moduler), og de skal være på minst 10 stp. - vurderingsordningene må eksplisitt beskrive hvor mange studiepoeng en eksamen utgjør, hvilket semester eksamen skal avlegges i og om det er individuell eller gruppeeksamen |
Studieleder | Ledergruppen | |
| 3. Studieplanen oversendes FA av
avdelingsleder selv, etter drøfting i rådgivende
utvalg Studiedirektør vurderer forslaget innen en treukers frist. Studieplanen er endelig vedtatt etter dette. |
15. februar
15. april
|
Avdelingsleder Avdelingsleder |
Ledergruppen |
| 4. Studieplanene legges i
studieplanmappen på nettet (studieplaner legges ikke
andre steder på nettet enn her) og kopi sendes til
ekspedisjonen. 5. Ved behov for studieplaninfo på andre websider, så linkes det til studieplanmappen |
1. mai | Kontorsjefen | Ledergruppen |
| 6. Nye studieplaner: Ledergruppen søker høgskolestyret om opprettelse av nye studietilbud (30 stp. eller mer) og samarbeider med fagseksjonen om utvikling av beskrivelse og evt. ny studieplan | 15. oktober året før studiet skal startes opp | Ledergruppen | Studieadministrasjonen i Fellestjenesten |
| PROSEDYRER | TIDSFRISTER | ANSVAR | AVVIKSMELDING TIL |
|---|---|---|---|
| 1. Studentene informeres ved studiestart om oppmeldingsfrister og frist for søknad om særordning (praktisk tilrettelegging og alternativ form) | 1. september | Studie-administrativ leder | Ledergruppen |
| 2. Administrasjonen utarbeider eksamensplan, romplan og sikrer at informasjonen når fram til studieledere og studentene. Studielederne følger opp dette mot studentene | Eksamenskontoret | Eksamensansvarlig | |
| 3. Fristene for oppmelding overholdes | Studieleder | ||
| 4. Studentene informeres om eksamensdatoer | 1. oktober 1. mars |
Eksamens-kontoret | Eksamensansvarlig |
| 5. Ledergruppa avgjør søknader om alternativ eksamensform i forhold til studieplanen. | 15. november 15. april |
Ledergruppen | Avdelingsleder selv |
| 6. Eksamenskontoret behandler søknader om praktisk særtilrettelegging | 15. november 15. april |
Eksamens-kontoret | Ledergruppen |
| PROSEDYRER | TIDSFRISTER | ANSVAR | AVVIKSMELDING TIL |
|---|---|---|---|
| 1. Datoer for ordinær
eksamen vår og høst legges først - innenfor
vurderingsperioden 2. Plan for utsatt eksamen tilpasses dette |
1. mars 1. oktober |
Eksamenskontoret | Eksamensansvarlig |
| 3. Rekruttering, skolering og avlønning av vakter gjennomføres | Eksamensansvarlig | Studieadministrativ leder | |
| 4. Romplan utarbeides av eksamenskontoret i samarbeid med timeplanlegger | 1. mars 1. oktober |
Eksamenskontoret | Eksamensansvarlig |
| 6. Studenter som følger normert studieprogresjon skal ha én virkedag som lesedag i forkant av eksamensdato. Ny/utsatt eksamen plasseres i størst mulig grad på lesedager. | Eksamenskontoret | Eksamensansvarlig | |
| 7. Endelig eksamensplan legges på nettet | 1. mars 1. oktober |
Eksamenskontoret | Eksamensansvarlig |
| PROSEDYRER | TIDSFRISTER | ANSVAR | AVVIKSMELDING TIL |
|---|---|---|---|
| 1. Studieplanene skal beskrive vilkår for framstilling til eksamen (obligatoriske oppgaver) og hvordan arbeidskrav skal følges opp med tilbakemelding fra lærerne | Seksjonsleder / emneansvarlig | Avdelingsleder | |
| 2. Studentene får melding fra emneansvarlig om manglende vilkår, senest to uker før evalueringsperioden starter og kan protestere og evt. legge fram dokumentasjon Klageinstans: Studenten legger først frem dokumentasjon for emneansvarlig. Ved uenighet involveres studieleder. | 20. november 20. april |
Emneansvarlig | Studieleder |
| 3. Emneansvarlig fyller ut skjemaet der studenter og arb.krav er registrert og leverer til st.adm. senest 1 uke før eksamensperioden starter. Studentene skal ha kvittering på innlevert /utført arbeidskrav | 1. desember 1. mai |
Emneansvarlig | Studieleder |
| 5. Det meldes fra til
studieleder dersom noen fag mangler oversikt over arbeidskrav
og registreringer av studentinnleveringer. 6. Eksamenkontoret merker av i M-Stas de studentene som mangler arbeidskrav, slik at dette er tilgjengelig info på Arena for lærere og studenter |
2. desember 2. mai |
Eksamenskontoret | Eksamensansvarlig |
| PROSEDYRER | TIDSFRISTER | ANSVAR | AVVIKSMELDING TIL |
|---|---|---|---|
| 1. Eksamensansvarlig sjekker at planlagt bruk av ekstern og intern sensor er i tråd med beskrivelsen i studieplan | Semesterstart | Eksamensansvarlig | Studieadministrativ leder |
| 2. Administrasjonen utarbeider et regulativ for avlønning i forhold til de ulike vurderingsordningene, tilpasset vurderingsordningene | 15. oktober 15. mars |
Eksamensansvarlig | Ledergruppen |
| 3. Fagseksjon/Emneansvarlig og adm. utarbeider oversikt over sensordekning og evt. behov for nye engasjementer | 1. oktober 1. mars |
Fagseksjon/ Emneansvarlig Eksamensansvarlig |
Studieadministrativ leder |
| 4. Fagseksjon/Emneansvarlig foreslår sensorer (interne og eksterne) overfor studieledere (forespurt, villige, kvalifiserte (§ 13 i forskriften), samt to eksterne klagesensorer | 15. oktober 15. mars |
Studieleder | Eksamensansvarlig |
| 6. Nyoppnevninger vedtaes av avdelingsleder selv, semesteret før eksamen skal avvikles | |||
| 6. Eksamensansvarlig lager endelig liste og sender ut kontrakter som inneholder alle opplysninger adm. trenger for å behandle sakene videre | 1. november 1. april |
Eksamensansvarlig | Studieadministrativ leder |
| 7. Fagseksjon/Emneansvarlig gir
informasjon om eksamensdato/sensurfrist/form, sender
faginformasjon, avtaler praktisk gjennomføring (booker
evt. hotell, bistår mht reise dersom det er
nødvendig) og følger opp sensorene under
arbeidet. Fagseksjon/Emneansvarlige sikrer at sensorene følger opp avtalene og setter i verk tiltak dersom det oppstår problemer. |
15. november 15. april |
Fagseksjon / Emneansvarlig | Eksamensansvarlig |
| PROSEDYRER | TIDSFRISTER | ANSVAR | AVVIKSMELDING TIL |
|---|---|---|---|
Skriftlig eksamen: |
|||
| 1.Fagseksjonen/Emneansvarlig utarbeider forslag til eksamensoppgaver | 3 uker før eksamensdato | Fagseksjon / Emneansvarlig | Studieleder |
| 2. Oppgavene legges fram for ekstern sensor for kommentarer. Studieleder informeres om evt. kommentarer | Fagseksjon / Emneansvarlig | Studieleder | |
| 3. Oppgavene må foreligge minst 1 uke før eksamensdato (Ekspedisjonen innarbeider evt. forslagene i malen) | 1 uke før eksamensdato | Fagseksjon / Emneansvarlig | Eksamensansvarlig |
| 4. Faglærerne må lage oppgaver som følger aktuell studieplan for de oppmeldte studentene | Fagseksjon / Emneansvarlig | Studieleder | |
| 5. Eksamensoppgavene må inneholde informasjon om aktuelle hjelpemidler, sensurfrist og kunngjøringsdato og evt. vekting av oppgaver | Fagseksjon / Emneansvarlig | Eksamensansvarlig | |
| 5. Fagseksjon/Emneansvarlige må melde evt. behov for spesialpapir o.a. til eksamenskontoret | 1 uke før eksamensdato | Fagseksjon / Emneansvarlig | Eksamensansvarlig |
| 6. Eksamenskontoret tar imot søknad om, sjekker og tilrettelegger evt. praktiske særtiltak | 1. oktober 1. mars |
Eksamenskontoret | Eksamensansvarlig |
Muntlig eksamen: |
|||
| 1. I undervisningsperioden forbereder de emneansvarlige studentene på formen på den muntlige eksamen | Emneansvarlige | Studieleder | |
| 2. Tidspunkter (liste) må foreligge fra emneansvarlig senest 1 uke før eksamen avholdes | Emneansvarlige | Eksamensansvarlig | |
| PROSEDYRER | TIDSFRISTER | ANSVAR | AVVIKSMELDING TIL |
|---|---|---|---|
| 1. Eksamensansvarlig samler besvarelser og videresender dem til sensorene, sammen med nødvendig info (sensurlister, honorarskjema, oversikt over interne sensorer) | Snarest | Eksamensansvarlig | Studieadministrativ leder |
| 2. Emneansvarlig leverer sine kopier av besvarelsene til ekspedisjonen etter endt sensur pga klagebehandling. | 3 uker etter eksamensdato | Emneansvarlig | Eksamensansvarlig |
| PROSEDYRER | TIDSFRISTER | ANSVAR | AVVIKSMELDING TIL |
|---|---|---|---|
| 1. Sensurlister sendes interne og eksterne sensorer | Sammen med oppgavene | Eksamensansvarlig | Studieadministrativ leder |
| 2. Ved sensurering benyttes korrekte sensurlister fra eksamenskontoret | Eksamenskontoret | Eksamensansvarlig | |
| 3. Sensorene samarbeider om å sjekke eksamensnummer mot besvarelse | Interne sensorer | Eksamensansvarlig | |
| 4. Ferdige lister leveres eksamenskontoret før sensurfristen utløper. | Sensurfristen | Interne sensorer | Eksamensansvarlig |
| 5.Leverte lister registreres. (Dersom kontoret er stengt må de deponeres i en låsbar postkasse utenfor adm.) | Sensurfristen | Eksamensansvarlig | Studieadministrativ leder |
| 6. Både ekstern sensor og intern sensor oppbevarer sin kopi av ferdig utfylt sensurliste til klagefristen er utløpt | Klagefristen | Sensorene | Eksamensansvarlig |
| 7. Eksamenskontoret legger karakterene inn i M-stas | Sensurfristen | Eksamenskontoret | Eksamensansvarlig |
| 8. Eksamenskontoret produserer vitnemål | ? | Eksamensansvarlig | |
| 9. Ved behov for vitnemål på engelsk, melder eksamenskontoret behov for assistanse til fagseksjonen | Eksamensansvarlig | Studieleder |
| PROSEDYRER | TIDSFRISTER | ANSVAR | AVVIKSMELDING TIL | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1. Begrunnelse
|
|||||||||||
| 2. Emneansvarlig skal gi informasjon som forebygger klager | Emneansvarlig | Studieleder | |||||||||
| 3. Klager rettes til og registreres ved eksamenskontoret | Eksamenskontoret | Eksamensansvarlig Kontorsjef |
|||||||||
| 4. Besvarelsen innhentes til klageansvarlig fra ekspedisjonen | Eksamensansvarlig | Eksamensansvarlig Kontorsjef |
|||||||||
| 5. Klageansvarlig sender besvarelse, oppgavesett og honorarskjema til eksterne klagesensorer | Eksamensansvarlig | Eksamensansvarlig Kontorsjef |
|||||||||
| 6. Emneansvarlig/intern sensor følger opp klagesensureringen og sikrer at fristene holdes | Intern sensor | Eksamensansvarlig Kontorsjef |
|||||||||
| 7. Klageresultat meldes til eksamenskontoret på godkjent sensurliste innen avtalt frist Service-erklæringen | Eksamensansvarlig | Kontorsjef | |||||||||
| PROSEDYRER | TIDSFRISTER | ANSVAR | AVVIKSMELDING TIL |
|---|---|---|---|
| 1. Fagseksjonene samarbeider med studieadministrasjonen om tilrettelegging av støttetiltak for studenter som ikke består eksamen eller har behov for særskilt oppfølging | Studieadministrativ leder Fagseksjonene |
Studieleder | |
| 2. Hovedprioritet er tiltak i ordinært studieløp | Alle | Avdelingsleder |
| PROSEDYRER | TIDSFRISTER | ANSVAR | AVVIKSMELDING TIL |
|---|---|---|---|
| 1. Eksamenskontoret legger plan for utsatt eksamen (så snart som mulig etter oppmeldingsfristen) med utgangspunkt i de oppmeldte studentene og tilpasset de faste eksamensdatoene som foreligger | Eksamenskontoret | Eksamensansvarlig | |
| 2. Eksamenskontoret sikrer at emneansvarlige får melding om behov for oppgaver | 15. november 15. april |
Eksamenskontoret Emneansvarlige |
Eksamensansvarlig |
| 3. Det kan arrangeres eksamen for studenter i fag med stor strykprosent eller for fag hvor videre studiedeltagelse avhenger av bestått eksamen, i første uken i høstsemesteret | Eksamensansvarlig | Studieleder | |
| 4. Ellers gjelder alle prosedyrer som er omtalt i forhold til ordinære eksamener |
|
Studieleder for allmennlærerutdanningen Odd
Eriksen, Høgskolen i Østfold, avdeling for
lærerutdanning Oppdatert
|