INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Alminnelige krav/Internkontrollsystemet for skolehelsetjenesten
• Undersøkelser og veiledning
• Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper
• Helseovervåkning

Fra Nord-Odal kommunes side var tilsynet tilrettelagt på en god måte.

Kommunen har to barneskoler og en ungdomsskole som alle har skolehelsetjeneste med faste åpningstider. Det er ikke videregående skole i kommunen.

Det er etablert en helsestasjon for ungdom (Unghelsa) en ettermiddag i uka med økonomisk støtte fra frivillig organisasjon.

Skolehelsetjenesten er administrativt organisert i helse- og sosialetaten under helse- og sosialleder. Fra 2001 er skolehelsetjenesten politisk underlagt omsorgsutvalget etter i flere år ha vært organisert under oppvekstutvalget.

Kommunen har 2 helsesøstre som fordeler oppgavene innen skolehelsetjenesten. Ledende helsesøster er daglig leder av skolehelsetjenesten. Som skolelege fungerer kommunelege 2 i ett års vikariat fra august 2001.

Tilsynet har vist at kommunen har en godt innarbeidet skolehelsetjeneste som stort sett er i samsvar med gjeldende regelverk og den faglige veilederen for skolehelsejenesten som legges til grunn for arbeidet.

Når det gjelder internkontroll har Nord-Odal kommune forankret sitt integrerte HMS- og kvalitetssystem for helsetjenesten i kommunens ledelse. Enkelte deltjenester i dette systemet mangler fortsatt visse elementer.

Innen de reviderte områdene ble det funnet 2 avvik fra myndighetskrav og en merknad.

Under området alminnelige krav/internkontrollsystemet er det påvist avvik (1) for at internkontrollsystemet for skolehelsetjenesten i Nord-Odal ennå ikke er ferdig utarbeidet og godkjent. Under det samme området ble det også en merknad (1) for at det ikke er noen entydig oppfatning i kommunen av hvor det medisinsk-faglige ansvar for skolehelsetjenesten ligger.

Under området helseovervåkning er det påvist avvik (2) for manglende oversikt over helsetilstand og risikofaktorer blant elevene og identifisering og videreformidling av denne kunnskapen til skole og kommune for øvrig.

På områdene undersøkelse og veiledning, og skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper ble det ikke funnet avvik eller gitt merknader.

Dato: 20. desember 2001.

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon av skolehelsetjenesten i Nord-Odal kommune i perioden 22. august 2001 – d.d. 2001. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Tilsyn med skolehelsetjenesten var ett av fellestilsynene samtlige fylkesleger utførte på oppdrag fra Statenes helsetilsyn i 2000. I Hedmark ble det ført tilsyn med skolehelsetjenesten i 3 kommuner. I 2001 gjennomfører fylkeslegen i Hedmark tilsyn med skolehelsetjenesten i 2 kommuner blant annet i Nord-Odal. Tilsynet her følger samme opplegg som fellestilsynet, men er ikke en del av dette.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial

Nord-Odal kommune har to barneskoler og en ungdomskole. Totalt elevtall er 276.

Kommunen har ikke videregående skole.

De 3 skolene har skolehelsetjeneste med faste åpningstider.

Det er etablert en helsestasjon for ungdom i kommunen (Unghelsa) som har åpningstid 1,5 timer pr. uke og som også er bemannet med lege.

Det er 2 helsesøstre tilknyttet skolehelstjenesten i Nord-Odal. Ledende helsesøster er faglig leder av skolehelstjenesten. Hun er administrativt underlagt etatsleder for helse- og sosial. Nåværende skolelege (kommunelege 2) er vikar for den faste skolelege som for tiden har sykehustjeneste.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning mottatt pr brev av fylkeslegen før tilsynsbesøket:

• Oversikt over grunnskoler med elevtall i kommunen
• Organisasjonskart for helse- og sosialetaten
• Oversikt over ansatte i skolehelsetjenesten samt en oversikt over inviterte fra kommunen til tilsynsbesøket
• Virksomhetsplan for oppvekstetaten 2000 (da skolehelsetjenesten lå under oppvekst)
• Ukesplan for helsesøstertjenesten 2001
• Informasjon om hjelpetjenesten i Nord-Odal ( 2 tverrfaglige team som koordinerer hjelpetiltak overfor barn og unge)
• Forslag til enkelte prosedyrer for skolehelsetjenesten som del av et internkontrollsytem
• Årsmelding for 2000 fra etatene i Nord-Odal (ettersendt)

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Fylkeslegens brev av 22. august 2001 med varsel om tilsyn med skolehelstjenesten i Nord-Odal 23. oktober 2001 og forespørsel om diverse dokumenter.
• Nord-Odal kommunes tilbakemeldinger vedrørende tilsynet i brev av 28. september og 2. oktober 2001
• Fylkeslegens brev av 16. oktober 2001 med program for dagen

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 22. august 2001.

Åpningsmøte ble avholdt 23. oktober 2001. Her redegjorde fylkeslegens representant for bakgrunnen for tilsynet og om gjennomføringen av revisjonen.

Intervjuer
5 personer ble intervjuet. Disse representerete faglig og administrativt personale som er sentrale i skolehelstjenesten i Nord-Odal.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført.
- Kommunenes overordnede system (perm) for HMS og kvalitetssystem ble framlagt. Det samme ble internkontrollperm for helsestasjons- og skolehelsetjenesten samt kasett med det aktuelle regelverk på sistnevnte område.
Det framlagte materiale var et nyttig supplement til de dokumenter fylkeslegen hadde mottatt pr brev og viste at kommunens overordnede rammeverktøy i form av et integrert HMS- og kvalitetssystem er på plass. Dette ble også bekreftet gjennom intervjuene.

Det ble ikke foretatt befaringer ved dette tilsynsbesøket.

Sluttmøte ble avholdt samme dag som tilsynsbesøket 23. oktober 2001. Fylkeslegen foretok en oppsummering med presentasjon av resultatene. Det ble fra kommunens side stilt spørsmål og gitt kommentarer til resultatene.

Internkontrollsystemet for skolehelstjenesten er ennå ikke ferdig utarbeidet og godkjent.

Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3, 1. ledd.

Av den mottatte skriftlige dokumentasjon framgår at det foreligger utkast til enkelte prosedyrer for skolehelstjenesten, men at enkelte elementer i og godkjenning av internkontrollsystemet mangler. Dette ble bekreftet gjennom intervjuene.

Nord-Odal kommune har forankret sitt integrerte HMS- og kvalitetssystem for helsetjenesten i kommunens ledelse. Fortsatt mangler enkelte deltjenester som for eksempel skolehelsetjenesten visse elementer i et internkontrollsystem. Dette dreier seg om enkelte prosedyrer og godkjenning/underskrifter av de ansvarlige. Helse- og sosialleder godkjenner de administrative prosedyrer og kommunelege 1 de faglige prosedyrer i skolehelsetjenesten. Det har også vært visse datatekniske problemer knyttet til prosedyremaler for helsestasjons- og skolehelsetjenesten.

Det er ingen entydig oppfatning av hvor det samlede medisinsk-faglige ansvar for skolehelsetjenesten ligger.

Den tilsendte dokumentasjon fra kommunen viste og intervjuene bekreftet at det innen kommunen ikke er en helt klar oppfatning av hvem som har det medisinsk-faglige ansvar for skolehelsetjenesten.

Nåværende skolelege (kommunelege 2) er vikar og har bare vært i stillingen siden august 2001. Kommunelege 1 er medisinsk-faglig rådgiver og den som godkjenner/underskriver faglige prosedyrer innen helsetjenestens internkontrollsystem, jfr avvik 1. Begge disse forhold kan ha medvirket til en viss uklarhet i kommunen omkring det medisisk-faglige ansvar for skolehelsetjenesten.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknad på dette området.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknad på dette området.

Skolehelsetjenesten har ikke tilstrekkelig oversikt over helsetilstand og risikofaktorer blant skoleelevene, og har ikke systematiske tiltak som kan identifisere disse forhold og melde dem videre.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Forskrift om helsetjenester i skoler § 3, jf § 2 andre ledd og Lov om helsetjenester i kommuner § 1-4.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

Gjennom det mottatte materiale har en ikke kunnet finne noen dokumentasjon på at helsetjenesten systematisk har skaffet seg oversikt over helsetilstand og risikofaktorer knyttet til elevene, og identifisering og videreformidling av denne kunnskapen til skolen og kommunens ledelse for øvrig.

Intervjuene som ble foretatt under revisjonen på dette området bekreftet ovennevnte observasjon.

I tillegg til skolens kartlegginger og vurderinger plikter skolehelsetjenesten/helsetjenesten systematisk å skaffe seg oversikt over risikofaktorer og helsetilstand hos elevene og bringe informasjon og forslag til tiltak om dette til skolen og kommunens ledelse. Ikke minst i forhold til psykososiale problemer kan det være aktuelt å gripe tak i f. eks. mobbing, omsorgsvikt, rus og spiseforstyrrelser. Det ble ved revisjonen opplyst at kommunen hittil ikke har prioritert dette på en systematisk måte som følge av små og oversiktlige forhold i Nord-Odal.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Rådgiver Bjørn Stårvik, revisjonsleder
Forebyggingsrådgiver Åse Jofrid Sørby, revisor
Underdirektør Inger MarieTofthagen, revisor