INNHOLD

Sammendrag

Hensikten med denne systemrevisjonen har vært å finne ut om skolehelsetjenesten og tjenestene innen enkelte deler av det miljørettede helsevernet i Tynset blir gjennomført i henhold til gjeldende myndighetskrav.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Skolehelsetjenesten
• Enkelte deler av det miljørettede helsevern

I forbindelse med revisjon av de to deltjenestene ble også et overordnet internkontrollsystem for hele kommunehelsetjenesten etterspurt. I Tynset kommune mangler et slikt system. Vi kunne heller ikke se at kommunen kunne dokumentere at de hadde overordnede rutiner som sikret at det ikke skjedde svikt i helsetjenesten. Avvik i forbindelse med manglende internkontrollsystem for kommunehelsetjenesten er også konstatert ved to tidligere tilsynsbesøk, henholdsvis i forbindelse med tilsyn med miljørettet helsevern i 1998 og tilsyn med helsetjenesten for eldre i 1999. Avviket ble den gang lukket på bakgrunn av fremlagt tidsplan for når internkontrollsystemet skulle være etablert.

Innenfor skolehelsetjenesten var følgende områder gjenstand for revisjon:

• Organisering og omfang av skolehelsetjeneste
• Internkontrollsystemet for skolehelsetjenesten
• Undersøkelser og veiledning
• Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper

Fylkeslegen fant ingen avvik eller merknader i forhold til skolehelsetjenesten i Tynset kommune. Det er skolehelsetjeneste ved alle skoler og veileder for helsestasjons – og skolehelsetjenesten blir lagt til grunn for tjenesten. Av intervjuene fikk fylkeslegen inntrykk av at det er et godt samarbeide med skolene og andre aktuelle instanser i kommunen. Skolehelsetjenesten har utarbeidet internkontrollsystem for sin tjeneste.

Innenfor miljørettet helsevern var følgende områder gjenstand for revisjon:

• Internkontrollsystemet for miljørettet helsevern og for kommunehelsetjenesten generelt.
• Godkjenning og tilsyn med barnehager og skoler

Det er ikke utarbeidet et internkontrollsystem for miljørettet helsevern. Det mangler også et overordnet internkontroll- system for kommunehelsetjenesten. Dette er et avvik fra Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3.

Innenfor miljørettet helsevern er oppfølgingen av skoler som er godkjent, men som har fått avvik i forbindelse med godkjenningen, uklar. Det fremgår ikke klart av hvem og innen hvilken tidsramme avvikene skulle vært rettet opp.

Dato: 24. juli 2002

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Tynset kommune i perioden 2. mai 2002 – dags dato. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Dette tilsynet er også en oppfølging av det tidligere tilsynet med det miljørettede helsevern i Tynset kommune i 1998.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Tynset kommune har 9 barnehager, 4 barneskoler og 1 ungdomsskole. Nord – Østerdal videregående skole ligger også i kommunen. Tynset kommune har en barnebefolkning (0 – 17 år) på 1267 personer. I videregående skole er det 532 elever. Mange av elevene i videregående skole bor på hybel i kommunen. Samtlige skoler har skolehelsetjeneste med faste åpningstider. Det er nylig etablert helsestasjon for ungdom.

Ledende helsesøster er administrativ leder og sykepleiefaglig ansvarlig for helsestasjons og skolehelsetjenesten. Hun er administrativt direkte underlagt helse- og sosialsjefen. Skolelegen er medisinsk faglig ansvarlig for skolehelsetjenesten. En av fysioterapeutene i kommunen har spesialutdanning i barnefysioterapi. Fysio-/ergoterapitjenesten er organisert som egen tjeneste på lik linje med helsesøstertjenesten og legekontoret, altså direkte underlagt helse- og sosialsjefen. Det vil om kort tid skje en omorganisering i kommunen.

Kommunen har et barne- og ungdomsteam bestående av representanter for barnevernstjenesten, helsestasjonstjenesten (leder av helsestasjon og skolelege), PP – tjenesten og skolekontoret. Barne- og ungdomsteamet i Tynset er et organ for forpliktende samarbeid overfor barn/unge som har behov for vurdering og tiltak fra flere instanser. Mål for samarbeidet er å sette inn nødvendige tiltak raskt, samordne tiltak, avklare ansvarsfordeling og sikre informasjon til brukerene. Målgrupper er barn og unge 0 – 18 år.

Oppgavene innenfor miljørettet helsevern er lagt til helsesjefen og en dag pr. uke er avsatt til dette arbeidet. I tillegg er ansatt sekretær i 20% stilling. Kommunestyret har delegert myndigheten til å godkjenne skoler og barnehager til helseleder. Helsesøster har ansvar for å utføre inspeksjon og skrive rapporter i forbindelse med godkjenningsprosessen.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Årsmelding 2001 for helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Virksomhetens målsetting
• Oversikt over internkontrollsystemet for skolehelsetjenesten
• Plan for helsestasjons- og skolehelsetjenesten 1999 - 2002
• Organisasjonskart
• Div. stillingsbeskrivelser
• Dokumentasjon av delegasjon av ansvar vedrørende miljørettet helsevern i barnehager og skoler
• Beskrivelse av barne- og ungdomsteamet i Tynset kommune
• Informasjonsbrosjyre om helsestasjon – og skolehelsetjenestetilbudet.
• Psykiatriplan for Tynset kommune 2002 – 2006
• Mal for individuell plan
• Oversikt over bakgrunn og lovverk for det miljørettede helsevern i Tynset kommune
• Faglig prosedyre for miljørettet helsevern i barnehager og skoler
• Oversikt over godkjente barnehager og skoler

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Brev fra fylkeslegen til Tynset kommune av 2. mai 2002 med melding om tilsynsbesøk og forespørsel om å få tilsendt div. dokumentasjon.
• Brev fra Tynset kommune datert 21, 23 og 24 mai 2002 vedlagt diverse dokumentasjon.
• Brev fra fylkeslegen til Tynset kommune av 30. mai 2002 med dagsprogram for tilsynsbesøket.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 2. mai 2002

Åpningsmøte ble avholdt 12. juni 2002

Intervjuer
6 personer ble intervjuet.

Det ble ikke foretatt noen befaringer ved dette tilsynsbesøket.

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• For Tynset ungdomsskole ble det fremlagt: Godkjenningsvedtak i forhold til miljørettet helsevern for skoler og barnehager datert 24. desember 1999, avviksrapport datert 3. mai 2000 og rapport datert 11. juni 2000.
• For Tynset helsestasjon ble kvalitetssystemet fremlagt i form av systemperm, tiltaksperm A og tiltaksperm B.
• Fra Tynset kommune som helhet ble Internkontroll- Helse, miljø sikkerhets- perm og IK – IT fremlagt.

Tilsynsteamet fikk også forelagt reglement for videre delegering fra helse- og sosialsjefen datert 25. april 2001, referat fra møte i BUTT (Barne- og ungdomsteamet) datert 11. desember 2001 samt liste over godkjente barnehager og skoler pr. 24. desember 1999 og 8. januar 2000.

Sluttmøte ble avholdt samme dag som tilsynsbesøket 12. juni 2002. Revisjonsleder foretok her en oppsummering av tilsynet med presentasjon av funnene.

Skolehelsetjeneste:

Det ble ikke funnet avvik eller merknader under de reviderte områdene innenfor skolehelsetjenesten. Fylkeslegen så på følgende områder:

• Organisering og omfang av skolehelsetjeneste
• Internkontrollsystemet for skolehelsetjenesten.
• Undersøkelser og veiledning
• Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper.

Kommentarer: Anbefalingene i veileder for helsestasjon og skolehelsetjenesten følges. Skolehelsetjenesten deltar aktivt i tilrettelegging og synes også å være en del av nødvendig tverrfaglig samarbeid på området. Internkontrollsystemet gir god oversikt over lovkrav, ressurser mv. Skolehelsetjenesten fremstod som veldrevet.

Det ble gitt ett avvik og en merknad under området miljørettet helsevern. Fylkeslegen så på følgende to områder:

• Internkontrollsystemet for miljørettet helsevern og kommunehelsetjenesten generelt
• Godkjenning og tilsyn med barnehager og skoler

Internkontrollsystemet er ikke etablert i tilstrekkelig grad.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Internkontrollsystemet for miljørettet helsevern mangler.
• Et overordnet system for kommunehelsetjenesten mangler også. IK- HMS inkluderer en overordnet struktur for internkontroll som også kan brukes for kommunehelsetjenesten. Innholdet for kommunehelsetjenesten mangler imidlertid fortsatt.

Kommentarer.

For kommunehelsetjenesten generelt har dette tilsynet vist at arbeidet er kommet et stykke på veg i forhold til flere deltjenester. Som nevnt tidligere fikk vi fremlagt internkontrollsystemet for helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Det fremkom av intervjuene at pleie – og omsorgstjenesten og fysio – ergoterapitjenesten har kommet godt i gang med arbeid i forhold til å utarbeide internkontrollsystem for sine tjenesteområder. Imidlertid mangler fortsatt et internkontrollsystem for tjenesteområdet miljørettet helsevern. Miljørettet helsevern er ett område der svikt i tjenesten kan få store helsemessige konsekvenser.

I rapport etter systemrevisjon av miljørettet helsevern i kommunehelsetjenesten i Tynset kommune datert 27. august 1998 ble det konstatert avvik for manglende plan for innføring av internkontrollsystemet/kvalitetssystem innen det miljørettede helsevern i Tynset kommune. I brev fra Tynset kommune av 24. februar- 99 fikk vi fremlagt en foreløpig fremdriftsplan for etablering av internkontroll for kommunehelsetjenesten, herunder det miljørettede helsevern. Avviket ble lukket under forutsetning av at planen ble gjennomført.

Uklar oppfølging av skoler som er godkjent på vilkår ( med avviksmelding), jf. § 6 i forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.

Merknaden er basert på følgende observasjoner: Alle barnehager og skoler er godkjent etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler. Enkelte skoler har blitt godkjent med mangler uten at det er satt vilkår til godkjenning. Det som har avveket fra forskriftens krav er i stedet angitt i form av avviksmelding. Det fremgår ikke klart av hvem og innen hvilken tidsramme avvikene skulle vært rettet opp.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Assisterende fylkeslege Hege Raastad Basmo
underdirektør Inger Marie Tofthagen
rådgiver Åse Jofrid Sørby