INNHOLD

Sammendrag

Temaet for systemrevisjonen i Våler kommune var det miljørettede helsevern inkludert smittevern. Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet kommunens internkontrollsystem på følgende områder:

• Organisering og ansvar
• Kommunens tilsynsoppgaver – spesielt barnehager/skoler og vannforsyning
• Smittevern

Fra Våler kommunes side er det vist stor interesse for de spørsmål som dette tilsynet har tatt opp. Det har oppstått enkelte uklarheter når det gjelder organisering og ansvar innen miljørettet helsevern blant annet i forbindelse med omorganisering i kommunen og skifting av personell. Kommunen har tilsatt en kvalitetsrådgiver i 60 % stilling som skal bidra til etablering av internkontroll- og kvalitetssystemer. Hun har blant annet deltatt ved den første interne systemrevisjon av en skole i Våler i henhold til regelverk for miljørettet helsevern våren 2001.

Godkjenningsprosessen for barnehager og skoler og vannforsyning er ennå ikke sluttført. Blant annet er vilkårene i godkjenningsvedtakene for barnehager og skoler ikke fulgt opp og for hovedvannverket i Våler foreligger ennå ingen godkjenning.

Innen de reviderte områdene er det funnet 2 avvik fra myndighetskrav og fylkeslegen har funnet grunnlag for 2 merknader hvor det foreligger et forbedringspotensiale.

Det er påvist avvik (1) for manglende internkontrollsystem for det miljørettede helsevern i Våler under området organisering og ansvar. Her ble det også en merknad (1) for at kommunens ansvarsplassering av det miljørettede helsevern var uklar. Under området tilsynsoppgaver – spesielt barnehager/skoler og vannforsyning ble det funnet avvik (2) begrunnet i at tilsynet ikke blir utført i henhold til regelverket. Og endelig ble det under området smittevern gitt en merknad (2) fordi fordeling av ansvar og oppgaver ikke er tilstrekkelig kjent.

Dato: 26. september 2001

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon av det miljørettede helsevern inkludert smittevern i Våler kommune i perioden 14. mai 2001 – d.d. 2001. Selve revisjonsbesøket i kommunen fant sted 14. juni 2001. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes det miljørettede helsevern i Våler kommune ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• kommunen driver sin virksomhet på dette området innenfor de rammer som myndighetene har satt

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Ved denne revisjonen ble det satt fokus på kommunens internkontrollsystem på områdene:

• Organisering og ansvar innen det miljørettede helsevern
• Kommunens tilsynsoppgaver – spesielt barnehager/skoler og vannforsyning
• Smittevern

Våler kommune har ca 4000 innbyggere som bor i mindre tettsteder og spredt på begge sider av Glomma. Kommunen har 3 barneskoler og en ungdomsskole samt 6 barnehager.

Drøyt halvparten av kommunens befolkning forsynes med drikkevann fra ett stort vannforsyningsanlegg. Resten er tilknyttet 4-5 småvannverk eller har egen vannforsyning.

Det miljørettede helsevern tilligger helseleder/medisinsk faglig rådgiver som igjen er administrativt underlagt utviklingssjef/faglig rådgiver helse og sosial i rådmannens stab. Helseleder er også smittevernlege i kommunen.

Barnehager og skoler er godkjent på vilkår i henhold til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler etter en forutgående godkjenningsprosess. Kommunen har gjort ett systemtilsyn ved en skole som del av kommunenes tilsynsordning med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Av de godkjenningspliktige vannforsyningsanleggene er småvannverkene godkjent av kommunestyret etter drikkevannsforskriften mens det for hovedvannverket i kommunen ennå ikke foreligger noen godkjenning.

Det er utarbeidet smittevernplan for kommunen, vedtatt av kommunestyret i mars 2000.

Det har vært gjennomført organisasjonsmessige endringer i kommunen de siste par årene.

Tidligere helseleder fratrådte stillingen våren 2001.

Våler kommune er sammen med 6 andre kommuner tilsluttet Næringsmiddeltilsynet, Glåmdal som er lokalisert til Kongsvinger.

Kommunens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som fylkeslegen har mottatt pr brev:

• Foreløpig rapport etter systemtilsyn med Vålbyen skole 21. mai 2001
• Årsberetning for 2000 fra helseleder i Våler
• Årsberetning for helsesøstertjenesten – 40 % stilling for 2000
• Budsjett for miljørettet helsevern 2001
• Delegasjonsreglement for Våler kommune, vedtatt av kommunestyret 06.12.99.
• Organisasjonskart Våler kommune
• Instruks for helseleder
• Plan for skolehelsearbeidet i Våler kommune 2000 – 2004
• Oppgaver innen skolehelsetjenesten
• Av de siste 5 saker innen miljørettet helsevern: Stenging av kjøkken VAS
• Av de siste 5 saker innen miljørettet helsevern: Klage på støv og støyproblemer, Forestia
• Godkjenningssak barnehage: Vålbyen barnehage
• Godkjenningssak barnehage: Solvang barnehage
• Godkjenningssak skole: Hasla skole
• Godkjenningssak skole: Vålbyen skole
• Godkjenningssak vannverk: Gravberget vannverk
• Godkjenningssak vannverk: Ranum vannverk

Tidligere mottatt:

• Våler kommunes svar av 26. februar 1999 på fylkeslegens statuskartlegging vedrørende godkjenning m.v. – miljørettet helsevern i barnehager og skoler
• Smittevernplan for Våler vedtatt av kommunestyret 20. mars 2000, mottatt 2. mai 2000

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Fylkeslegens brev av 4. april og 14. mai 2001 (varsel) til Våler kommune vedrørende dette tilsynet med forespørsel om diverse dokumenter.
• Våler kommunes svarbrev av 18. mai og 28. mai 2001 vedlagt dokumenter
• Fylkeslegens brev av 8. juni 2001 med program for tilsynsbesøket 14. juni

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 4. april (om tidspunkt) og 14. mai 2001. Programmet for tilsynsbesøket ble oversendt 8. juni 2001. I denne perioden og fram til tilsynsbesøket 14. juni 2001 var det telefonisk kontakt mellom fylkeslegen og kommunen.

Åpningsmøte ble avholdt 14. juni 2001. Her redegjorde fylkeslegen for bakgrunnen for tilsynet og om gjennomføringen av revisjonen.

Intervjuer
5 personer ble intervjuet. Disse representerte faglig og administrativt personale som er sentrale innen det miljørettede helsevern i Våler. Fungerende helseleder/ kommunelege 1 gav på tilsynsdagen beskjed om at han ikke kunne delta.

Verifikasjoner
Det ble ikke foretatt noen befaringer ved dette tilsynsbesøket.
Følgende dokumenter ble mottatt under tilsynsbesøket:
- Supplerende dokumenter i klagesaken på støv og støy ved Forestia
- 3 godkjenningssaker ved mindre vannforsyningsanlegg
- Delegering av myndighet fra Våler kommune til næringsmiddeltilsynet, k-sak 43/95
- Kommentar fra næringsmiddeltilsynet til smittevernplanen for Våler, brev av 31/5-2000
Innholdet i disse dokumentene var i samsvar med de dokumenter som fylkeslegen tidligere hadde fått tilsendt, og med det som kom fram i intervjuene.

Sluttmøte ble avholdt samme dag som tilsynsbesøket 14. juni 2001. Fylkeslegen foretok en oppsummering med presentasjon av resultatene.

Område 1: Organisering og ansvar.

Avvik 1

Kommunen mangler et internkontrollsystem for det miljørettede helsevern.

Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3, 1. ledd, jf. Nasjonal strategi for kvalitetsutvikling i helsetjenesten.

Gjennom den mottatte skriftlige dokumentasjon framkom at det ikke forelå noe internkontrollsystem for det miljørettede helsevern i Våler. Dette ble bekreftet gjennom intervjuene.

Arbeidet med etablering av et internkontrollsystem for det miljørettede helsevern har ikke vært prioritert. En har i første omgang benyttet ressurser på opplæring, og det er ansatt en kvalitetsrådgiver i kommunen i 60 % stilling. Rent praktisk er det gjort forsøk med kommunalt systemtilsyn innen miljørettet helsevern ved en skole.

Kommunens ansvarsplassering av det miljørettede helsevern er uklar.

All myndighet innen miljørettet helsevern kan ikke delegeres fra kommunestyret. Her er det mangler ved delegasjonsreglementets punkt 4.

Det er ikke alltid samsvar mellom delegasjonsreglement og praksis. Enkelte miljørettet helsevernsaker er blitt behandlet i utvalg for oppvekst og omsorg mens andre er behandlet i utvalg for kultur, miljø og næring.

Medisinsk faglig rådgivers tilråding og begrunnelse har ikke alltid blitt fulgt saker innen miljørettet helsevern.

Av den tilsendte dokumentasjon går det fram at kommunen er klar over at enkelte saker innen miljørettet helsevern feilaktig er blitt behandlet i utvalg for oppvekst og omsorg og ikke i utvalg for kultur ,miljø og næring som ifølge delegasjonsreglementet er det riktige. Kommunen har uttalt at den vil se på dette.

Ved saker innen miljørettet helsevern, smittsomme sykdommer og helsemessig beredskap skal medisinsk faglig rådgivers tilråding og begrunnelse alltid følge saken i henhold til kommunehelsetjenesteloven.

Område 2: Kommunens tilsynsoppgaver innen miljørettet helsevern – spesielt barnehager/skoler og vannforsyning.

Kommunens tilsynsoppgaver på det miljørettede helsevernområdet herunder ved barnehager/skoler og innen vannforsyning blir ikke utført i henhold til regelverket.

Lov om helsetjenesten i kommunene § 4a – 2, forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler § 25 og forskrift omvannforsyning og drikkevann m.m. § 17.

Det er ikke mottatt noen dokumentasjon på at det i kommunens regi foregår et regelmessig tilsyn innen miljørettet helsevern bl.a. i barnehager og skoler og innen vannforsyning. Intervjuene bekreftet at det ikke foreligger noen plan for tilsyn eller foretas noe løpende tilsyn på disse områdene.

Ikke siden godkjenningsprosessen for barnehager/skoler og for vannforsyningsanlegg er det foretatt kommunalt tilsyn ved disse virksomhetene. Vilkårene som ble gitt i godkjenningsvedtakene er ikke blitt fulgt opp. Det foreligger ingen avtale slik enkelte har oppfattet mellom Våler kommune og Næringsmiddeltilsynet Glåmdal om at sistnevnte skal utøve deler av tilsynsoppgavene innen miljørettet helsevern. Næringsmiddeltilsynets tilsynsoppgaver i Våler skjer etter næringsmiddelregelverket på området mat og drikke.

Fordeling av ansvar og oppgaver innen smittevernet i kommunen er ikke tilstrekkelig klart.

Det er visse uoverensstemmelser i hva som står i ulike mottatte dokumenter knyttet til smittevernet. Uklarhetene ble bekreftet gjennom intervjuene og knytter seg blant annet til næringsmiddeltilsynets oppgaver og hvem som for tiden er smittevernlege.

Som følge av at forrige helseleder/smittevernlege akkurat hadde sluttet og en annen av kommunens leger var blitt sykmeldt var oppgaven som smittevernlege/helseleder nettopp blitt tillagt en tredje lege. Dette har skjedd i forbindelse med fastlegeavtalen.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Rådgiver Bjørn Stårvik – revisjonsleder
Fylkeslege Trond Lutnæs – revisor
Underdirektør Inger Marie Tofthagen - revisor