INNHOLD

Sammendrag

Den overordnede hensikten med tilsynet er å bidra til kontinuerlig forbedring av helsetjenesten. Ved dette tilsynet har hovedhensikten vært å finne ut om samhandlingen mellom kommunehelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten for barn og unge med psykiske problemer blir gjennomført i henhold til lover og forskrifter.

Systemrevisjonen er et ledd i fylkeslegenes (og Statens helsetilsyns) felles planlagte tilsyn i 2002 med fokus på tjenester til barn- og unge med psykiske problemer Tilsynet holdes ved to barne- og ungdomspsykiatriske poliklinikker (BUP) i hvert fylke og i to kommuner som sokner til den enkelte BUP. I dette tilfelle samordnes tilsynet for BUP Elverum og kommunene Åmot og Trysil. Det skrives en rapport etter hvert tilsynsbesøk samt en "samhandlingsrapport " for BUP og de tilhørende kommuner.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen skal avdekke om Åmot kommune har planlagt, organisert og styrt sin virksomhet slik at:

• Barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølging
• Samarbeid om barn og unge med psykiske problemer blir ivaretatt
• Utarbeides individuelle planer der det er behov for langvarige, sammensatte og koordinerte tjenester.

I forbindelse med denne revisjonen kom det fram at kommunen mangler sentrale elementer i sitt internkontrollsystem på de områdene revisjonen omfatter. Denne mangelen kan lett medføre at så vel enkeltmennesker som grupper av barn og unge med psykiske problemer ikke får ivaretatt sine rettigheter. Dette avviket kan også ha stor betydning for kommunens mulighet til å styre sin helsetjeneste på en tilfredsstillende måte.

Fastlegen får ikke alltid tilbakemelding om igangsatte tiltak, henvisninger og oppfølgingsbehov. Dette er en merknad.

Det er et avvik at det ikke utarbeides individuelle planer for barn og unge med behov for langvarige, sammensatte og koordinerte tjenester.

Dato: 12. desember 2002

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 12. juli 2002 til dags dato i Åmot kommune. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Åmot kommune hadde 1. januar 2002 i alt 4.396 innbyggere, hvorav 351 barn i alderen 0-6 år, 427 i alderen 7-15 år og 191 i alderen 16-19 år.

Ressurssenter helse- og sosial er organisert som en enhet direkte underlagt rådmannen. Innenfor ressurssenteret er helsesøstertjenesten og legetjenesten organisert som egne enheter. Andre enheter er bl.a. barnevern og psykiatrisk sykepleiertjeneste. Helsesøstertjenesten ledes av fagleder. Vakanser i legestillinger medførte i en periode at kommunen ikke hadde skolelege, men nå er det lege ved helsestasjon/skolehelsetjenesten.

Kommunnen deltar sammen med noen andre kommuner i et samarbidsprosjekt med barne og ungdomspsykiatrisk tjeneste (BUP) om tidlig intervensjon rettet mot barn i aldersgruppen 0-3 år. Prosjektet varer ut 2002. Kommunen har også et eget forebyggende prosjekt for barn og unge. Dette ledes av en dansepedagog og et av prosjektene er å sette opp Grease i Åmot i høst.

Åmot har felles pedagogisk-psykologisk kontor (PPT) med Elverum, Våler og Stor-Elvdal kommuner. PPT har kontorer på Elverum.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Årsmelding for 2001- Helse og Sosial
• Organisasjonskart for virksomhetsområdet
• Bemanningsplan for virksomhetsområde
• Prosedyre for henvisning-ventelisteregistrering-ventetid
• Tertialrapport 2002-Ressurssenter Helse og Sosial
• Årsmelding skoleåret 2001/2002 fra PPT
• Oversikt over Møteplasser-samarbeidsfora
• Oversikt over prosjekter

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Varsel om tilsyn fra fylkeslegen i Hedmark av 12. juli 2002
• Tilbakemelding fra Åmot kommune av 4. september 2002
• Brev av 20. september 2002 fra fylkeslegen med endelig program for tilsynet.

Systemrevisjonen skal avdekke om Åmot kommune har planlagt, organisert og styrt sin helsetjeneste slik at:

• Barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølging
• Samarbeidet om barn og unge med psykiske problemer ivaretas.
• Det utarbeides individuelle planer for barn og unge med psykiske problemer

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 12. juli 2002

Åpningsmøte ble avholdt 4. oktober 2002

Intervjuer
5 personer ble intervjuet, inkludert pedagogisk/psykologisk rådgiver Nina Berg fra PPT.

Gjennomgåtte dokumenter 4. oktober 2002 (verifikasjoner)
- 8 journaler fra helsestasjon/skolehelsetjenest med enkelte referat fra BUP og ansvarsgruppemøter.

Sluttmøte ble avholdt 4. oktober 2002.

5.1. Har kommunehelsetjenesten planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølging.

Avvik 1. Kommunen mangler sentrale elementer i sitt internkontrollsystem for

• Individuelle undersøkelser og oppfølging
• Samarbeid med andre instanser
• Individuelle planernde myndighetskrav:

Tilsynsloven § 3, kommunehelsetjenesteloven § 1-3a, forskrift om individuelle planer § 5

Avviket baserer seg på følgende observasjoner:

• Kommunen godtgjorde ikke at de hadde et fungerende internkontrollsystem.
• Under intervjuene kom det frem at kommunen ikke hadde et slikt system og at en baserte seg mye på muntlig overlevering av informasjon som ikke alltid fungerte like godt.

Fylkeslegen har funnet det mest hensiktsmessig å anføre avviket for det manglende internkontrollsystemet under det første området for denne systemrevisjonen. Dette vil likevel være et avvik som gjelder alle områdene for tilsynet og således like gjerne kunne vært oppført tre ganger. Når det ikke er gjort er det bl.a. for at en på denne måten bedre synliggjør at kommunen på flere sentrale områder har mangler i sitt styringssystem.

Det framkom under intervjuene at arbeidet med å utarbeide et internkontrollsystem på de områdene dette tilsynet omfatter har kommet kort. Det mangler vesentlige deler av hva et slikt system bør omfatte. Helsetjenesten for barn og unge med psykiske problemer er et område der svikt i tjenesten kan få store konsekvenser for enkeltmennesker og deres nærmeste.

Det gis ikke systematiske tilbakemeldinger til fastlegen om igangsatte tiltak, henvisninger og oppfølgingsbehov. Det vises til kommunehelsetjenestelovens § 1-3a og tilsysnloven § 3.

• Fastlegen kontaktes ikke rutinemessig. Det har vært noe tilfeldig om tilbakemelding har blitt gitt til fastlegen.

Helsestasjon- og skolehelsetjenensten følger anbefalingene i Veileder for helsestasjons- og skolehelsetjenesten utarbeidet av Statens helsetilsyn.

Det blir utført målrettede undersøkelser ved indikasjon og henvist videre dersom man anser det som nødvendig. Det kan være henvisning til bl.a. barnelege, PPT, barnevern, BUP, psykiatrisk sykepleier.

Kommunen har faste møter hvor BUP og andre relevante deltakere som barnevern, PPT og psykiatrisk sykepleier deltar. Disse møtene holdes hvert kvartal og her diskuteres både generelle saker og enkeltsaker. Møtene holdes i skolekretsene.

Helsesøstrene i Trysil, Engerdal og Åmot har faste samarbeidsmøter hvor de drøfter problemstillinger og samarbeider om å utarbeide fagprosedyrer.

Det avholdes faste møter mellom legene i kommunen og helsesøstrene hver uke.

Det kommunale ressursteamet har møter hver annen måned.

Det ble ikke påvist avvik eller merknader under dette området.

Det er etablert faste samarbeidsmøter 4 ganger i året hvor bl.a. BUP deltar. Andre aktuelle samarbeidsparter deltar også.

Det er etablert ansvarsgruppe rundt det enkelte barn hvor det er vurdert behov for dette. Dette koordineres i stor grad fra skolesektoren.

Regelverket rundt melding av bekymring til barnevernet er kjent. Det er meldt 1-2 forhold i løpet av året.

De som ble intervjuet oppfattet det slik at det i en del tilfelle kunne være vanskelig å få tilbakemeldinger fra andre etater som de henviste barn og unge til. Dette kunne være BUP, men også andre etater, både interne og eksterne. Det ble oppfattet som vanskelig at en ikke alltid fikk fortløpende oppdatering på hva som skjedde med den henviste. Ved bedre kommunikasjon kunne helsetjenesten også følge opp med adekvate tiltak.

Det er ikke godtgjort at det systematisk igangsettes og utarbeides individuelle planer for barn og unge med behov for langvarige, sammensatte og koordinerte tjenester.

Tilsynsloven § 3 jfr. kommunehelsetjenesteloven § 6-2a og forskrift om individuell plan.

• Arbeidet med å klarlegge hvilke pasienter som har en rettighet til å få utarbeidet individuell plan er ikke igangsatt.

Det tverrfaglige samarbeidet syntes å ha fungert godt. Dette vil kunne være et godt grunnlag for utarbeidelse av en individuell plan.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Rådgiver (psykisk helse)Gunnar Brox Haugen
rådgiver (forebygging) Åse Jofrid Sørby
underdirektør Inger Marie Tofthagen og
som observatør rådgiver Sissel Platou Aarseth (Statens Helsetilsyn)