INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Hensikten med denne systemrevisjonen har vært å undersøke om kommunens oppgaver innen miljørettet helsevern og smittevern blir utført i henhold til gjeldende regelverk.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Miljørettet helsevern
• Smittevern

Internkontroll er benevnt som eget område i kap. 5 om reviderte områder og funn for oversiktens skyld.

Innen de reviderte områdene er det funnet 4 avvik fra myndighetskravene. Helsetilsynet i Hedmark har også funnet grunnlag for en merknad hvor det foreligger et forbedringspotensiale.

Kommunen har ikke utviklet internkontroll i tilstrekkelig grad for områdene miljørettet helsevern og smittevern (avvik 1). Ved tilsynet med skolehelsetjenesten i Åsnes kommune i 2000 ble det også påpekt avvik på området internkontroll. Vi har gjort tilsvarende observasjoner og funn som i 2000 ved dette tilsynet: Det foreligger en del faglige prosedyrer i tjenesteområdenes internkontroll, men det mangler et overordnet system som omfatter bl.a. dokumentstyrings- og avviksmeldingssystem.

Kommunens tilsynsoppgaver innen det miljørettete helsevernområde med vannverk, skoler og barnehager utføres ikke i henhold til regelverket (avvik 2). Vi fant at det ikke foreligger noen plan for tilsyn eller at det konkret foretas noe løpende tilsyn på disse områdene. Saker der det er gitt godkjenning på vilkår er ikke fulgt opp videre.

Det gjenstår fortsatt kommunal godkjenning av fem skoler (avvik 3).

Stillingen som medisinskfaglig rådgiver og smittevernlege er vakant og har ikke vært operativ siden juni 2002 (avvik 4).

På området smittevern fant vi grunnlag for merknad 1 fordi smittevernplanen (vedtatt 31.1.2003) ikke i tilstrekkelig grad tydeliggjør ansvars- og oppgaveplassering i beredsskapssituasjoner.

Dato: 20. august 2003

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Åsnes kommune i perioden 23. april 2003 – 20. august 2003. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Hedmark gjennomfører i inneværende år. Smittevern og infeksjonsspredning er for tiden et område med stor oppmerksomhet.

Helsetilsynet i Hedmark (tidligere Fylkeslegen i Hedmark) var på tilsyn i Åsnes i 1995 (hovedemner som ble diskutert: Legetjenester og listepasientforsøket, miljørettet helsevern og kvalitetsutvikling i helsetjenesten), 1996 (systemrevisjon med tema pleie- og omsorgstjenesten) og 2000 (systemrevisjon med tema skolehelsetjenesten).

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.
  

2. Beskrivelse av virksomheten

• Åsnes kommune har ca. 8000 innbyggere. Det er ett kommunalt og 9 private vannverk med godkjenningsplikt. Det er to videregående skoler (en med allmennfag og en skogskole), en ungdomsskole og 5 barneskoler, til sammen 8 godkjenningspliktige skoler i kommunen. Det er også 8 godkjenningspliktige barnehager i kommunen.
• Smittevernplanen for Åsnes kommune ble vedtatt i kommunestyret 31. mars 2003.
• Det er 7 fastleger i kommunen.

Spesielle forhold

Stillingen som medisinskfaglig rådgiver og smittevernlege er vakant og har ikke vært operativ siden juni 2002. Det er inngått en avtale om 10% stilling for en teknisk hygieniker fra august 2003, og forventningene til utbyttet av denne begrensede stillingen oppfattes å være stort.

3. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning (benevnt i henhold til teksten på dokumentene) :

• Åsnes kommune årsmelding 2002 (Kap. Helse- og sosial og kommunalteknisk)
• Hjemmetjenesten årsmelding 2002
• Årsrapport 2002 for Åsnes sykehjem
• Overordnet styringskort, helseavdelingens styringskort, styringskort for Hof aldershjem, styringskort Åsnes sykehjem, styringskort hjemmetjenesten, styringskort kommunalteknisk avdeling
• Organisasjonskart 01.01.02
• Delegasjonsreglement (udatert)
• Stillingsbeskrivelser
• Åsnes kommune Miljørettet helsevern – Smittevern Innholdsfortegnelse (internkontroll)
• Åsnes kommune Helsestasjonen Internkontroll – innholdsfortegnelse
• K-HÅNDBOK for Åsnes kommune, vann- og avløp Innholdsfortegnelse
• Smittevernplan og møteprotokoll
• Åsnes kommune Beredskapsplan Rev. jan. 2003
• Notat: Systembasert tilsyn – hva er det? (udatert)
• Notat: Miljørettet helsevern – arbeidsoppgaver 2003 (Datert 13.05.03)
• Oversikt over ansatte for de aktuelle tjenesteområdene (udatert)

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Hedmark:

• Brev fra Helsetilsynet i Hedmark til Åsnes kommune 23. april 2003
• Svar med vedlagte dokumenter fra Åsnes kommune datert 12. mai 2003
• Oversendelse av dokumenter fra kommunalteknisk avdeling, Åsnes kommune datert 16. mai 2003
• Brev fra Helsetilsynet i Hedmark til Åsnes kommune med program datert 26. mai 2003

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 23. april 2003

Åpningsmøte ble avholdt 4. juni 2003

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende dokumenter ble fremlagt for gjennomsyn revisjonsdagen:

• Vannverk: Saksmapper for følgende 10 vannverk: Åsnes kommunale, Lunnjordet, Skalbukilen, Bjerkesmoen, Vermundsjøen, Tangen, Kvisler, Saga, Børke og Klokkergaarden.
• Skoler: Saksmapper for 5 barneskoler (Kilen, Sønsterud, Flisa, Jara og Østsiden), Åsnes ungdomsskole, Åsnes videregående skole og Sønsterud Skogskole.
• Barnehager: Saksmapper for følgende 8 barnehager: Lundgård, Salem, Jara, Myrsnipa, Bashammeren, Mosogn, Kilen og Sønsterud.
• Internkontroll miljørettet helsevern (gul perm)

Det ble ikke foretatt noen befaringer.

Sluttmøte ble avholdt 4. juni 2003.

5. Reviderte områder og funn

5.1 Internkontroll

Avvik 1

Internkontrollen er ikke utviklet i tilstrekkelig grad.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Intervjuer
• Dokumentgjennomgang

Kommentar:

• Formålet med internkontroll er beskrevet i internkontrollforskriftens § 1 "…… bidra til faglig forsvarlige sosial- og helsetjenester og at sosial- og helselovgivningen oppfylles gjennom krav til systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid i tjenestene."
• Ved tilsynet med skolehelsetjenesten i Åsnes kommune i 2000 ble det også gitt avvik på området internkontroll. I kommentaren til avviket ble det påpekt at det manglet sammenheng mellom tjenesteområdets faglige prosedyrer og et enhetlig system der dokumentstyring og godkjenning av prosedyrer på overordnet nivå mv. inngår. Vi har gjort tilsvarende observasjoner ved dette tilsynet: Det foreligger en del faglige prosedyrer i tjenesteområdenes internkontroll, men det mangler et dokumentstyrings- og avviksmeldingssystem. Den overordnete struktur og begrepsbruk for internkontroll for hhv. helsetjenesten og HMS er lik og internkontrollen kan derfor samordnes.
• Når det gjelder krav til innholdet i internkontrollen for helsetjenesten vises til den nye forskriften som ble gjeldende fra 1.1.2003.

5.2 Miljørettet helsevern

Avvik 2

Kommunens tilsynsoppgaver på det miljørettede helsevernområdet blir ikke utført i henhold til regelverket.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om helsetjenesten i kommunene § 4a-2.
• Forskrift om vannforsyning og drikkevann § 16, 2.ledd.
• Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler § 25.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Vi har ikke mottatt noen dokumentasjon på at det i kommunens regi foregår et regelmessig tilsyn innen det miljørettede helsevernet eksempelvis i barnehager og skoler og med vannforsyning
• Intervjuene bekreftet at det verken foreligger noen plan for tilsyn eller konkret foretas noe løpende tilsyn på disse områdene
• Ved gjennomgang av saksmappene i forbindelse med godkjenningssøknader fant vi at 5 av barnehagene (Salem, Jara, Myrsnipa, Kilen og Sønsterud) var godkjent på vilkår i 1999, men uten noen dokumentasjon på oppfølging i form av tilsyn med at vilkårene var oppfylt i ettertid. Det var ikke gitt frist for oppfylling av vilkårene i det enkelte vedtak.
• Enkelte skoler er fortsatt ikke godkjent (se avvik 3) og vilkår som er gitt i noen godkjenningssaker er ikke fulgt opp med tilsyn.

Kommentar:

• I regelverket er det krav om at kommunen skal ha både medisinskfaglig rådgiver og smittevernlege. Vi viser til avvik 4.

Avvik 3

Det gjenstår fortsatt kommunal godkjenning av enkelte skoler i Åsnes.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om helsetjenesten i kommunene § 4a-2.
• Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler § 6

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Intervjuene og gjennomgang av dokumentasjon viste at Kilen skole, Jara skole, Åsnes ungdomsskole, Åsnes videregående skole og Sønsterud Skogskole ikke er godkjent. Noen skoler var godkjent på vilkår, men vilkårene er ikke fulgt opp med tilsyn. Både opprinnelig gitt frist og utsatt frist (31.12.2002) er utgått uten oppfølging fra kommunens side.

5.3 Smittevern

Avvik 4

Åsnes kommune mangler medisinskfaglig rådgiver og smittevernlege.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om helsetjenesten i kommunene § 3-5
• Lov om vern mot smittsomme sykdommer § 7-2

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Gjennomgang av dokumentasjon
• Intervjuer

Kommentar:

• Stillingen som medisinskfaglig rådgiver og smittevernlege er vakant og har ikke vært operativ siden juni 2002. I det oversendte delegasjonsreglementet framstår som uklart på de områdene i lovverket der myndighet er lagt til kommunelege I /smittevernlege.

Merknad 1

Smittevernplanen er ikke tilstrekkelig tydelig i ansvars- og oppgaveplassering i beredskapssituasjoner.

jf. smittevernloven §7-2.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Gjennomgang av dokumentasjon
• Intervjuer

Kommentar:

• Kapittel 5 i smittevernplanen handler om smittevernarbeid i en beredskapssituasjon. Imidlertid er det bare punkt 5.7 som gir "råd om handling" og vi vurderer dette avsnittet som mangelfullt i forhold til konkretisering både når det gjelder lokal tilpasning og beskrivelse av ansvar og roller for aktuelt personell i Åsnes kommune i en gitt smittevernsituasjon.

6. Deltakere ved tilsynet

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Navn	Funksjon	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Ove J. Dybendahl	Kommunalteknisk sjef	x	x	x
Ole Jonny Holt	Rådgiver	x		x
Anne Kjersti Skarderud	Ledende helsesøster	x	x	x
Ole Egil Støen	Konst. ass. rådmann	x	x	x
Christen Ringnes	Kommunelege	x	x	x
Aud Rensmoen	Varaordfører	x		x
Toril Gundersen	Helseleder	x	x	x
Wenche Lill Nygaard	Helsesøster		x

Fra Helsetilsynet i Hedmark deltok:

• Revisjonsleder: Ass. fylkeslege Hege Raastad Basmo
• Revisor: Underdirektør Inger Marie Tofthagen
• Revisor: Rådgiver Bjørn Stårvik
• Observatør: Rådgiver Elisabeth Petterson