INNHOLD

Sammendrag

Hensikten med denne systemrevisjonen har vært å klarlegge om kommunen gjennom internkontroll sikrer forsvarlig praksis når det gjelder henholdsvis helsetjenesten til skoleelever og godkjenning av/tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

1. Regelverkets alminnelige krav til skolehelsetjenesten
2. Undersøkelse og veiledning
3. Tiltak for utsatte grupper
4. Helseovervåking

Trøgstad kommune har tilbud om skolehelsetjeneste til alle sine elever, og alle tilbys systematiske medisinske undersøkelser før skolestart. Personell er kjent med lovkrav og faglige standarder. Medisinsk faglig ansvar er tillagt lege. Godt samarbeid skole – skolehelsetjeneste sikrer identifisering av elever med spesielle behov.

Det er utarbeidet internkontrollsystem for kommunehelsetjenesten, herunder skolehelsetjenesten. Systemet er imidlertid ikke implementert/effektivt iverksatt i skolehelsetjenesten.

Skolehelsetjenesten har ikke systematisk oversikt over sykelighet/helsetilstand hos elevene, heller ikke over risikofaktorer i elevenes miljø.

Følgende områder ble revidert:

1. Kommunens oversikt over/kjennskap til aktuelt regelverk
2. Organisering av arbeidet med godkjenning og tilsyn
3. Sikring av kompetanse til å løse disse oppgavene
4. Bruk av vilkår eller dispensasjon i forbindelse med godkjenningen
5. Kommunens saksbehandling

Kommunen har oversikt over godkjenningspliktige skoler og barnehager og status ved disse. Ansvarlig personell har kjennskap til hva forskrift og veileder innebærer for virksomhetene.

Når det gjelder miljørettet helsevern i skoler og barnehager har kommunen fullført godkjenningsprosessen for alle virksomhetene. Samtlige er gitt godkjenning på visse vilkår, som er blitt fulgt opp og etterkommet. Det er etablert tilsyn med virksomhetene etter internkontrollprinsippet.

Dato: 12.05.2002

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Trøgstad kommune 15. april 2002 . Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes kommunen ivaretar ulike myndighetskrav for helsetjenesten i skoler, og miljørettet helsevern i skoler og barnehager gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• tjenestene drives innenfor de rammer som myndighetene har fastsatt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Trøgstad kommune har ca. 4.900 innbyggere. Kommunen har 4 skoler, én ungdomsskole med ca. 180 elever og tre barneskoler med noe over 450 elever. I kommunen finnes 5 barnehager,

3 kommunale og 2 private.

Skolehelsetjenesten og miljørettet helsevern er administrativt underlagt henholdsvis ledende helsesøster og kommunelege 1. Kommunelege 1 er delegert myndighet til å fatte vedtak på kommunestyrets vegne i saker etter kap. 4a i lov om helsetjenesten i kommunene.

Tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager utføres av Næringsmiddeltilsynet i Indre Østfold i samarbeid med helsesøster/kommunelege.

Kommunen har vedtatt å styrke helsetjenesten for barn og unge, bl.a. gjennom skolehelsetjenesten, med 100% stilling som finansieres over Opptrappingsplanen for psykisk helse. Stillingen skal bl.a. benyttes til å sikre lett tilgjengelige helsetjenester for ungdom, gjennom formalisert samarbeid med helsesøster i ungdomsskolen og helsesøster i videregående skole. I tillegg skal helsesøstertjenesten styrkes med 0,5 årsverk.

Arbeidet i skolehelsetjenesten baseres på plan vedtatt i april 2001.

Både miljørettet helsevern og skolehelsetjenesten hører politisk inn under helse- og omsorgsutvalget.

Dokumentunderlaget for systemrevisjonen var:

Virksomhetens egen dokumentasjon:

• Plan for skolehelsetjenesten
• Evaluering av tiltak i plan for skolehelsetjenesten (feb. 2001)
• Kommunens internkontrollsystem/kvalitetssystem, utdrag av Kvalitetshåndbok
• Prosedyrer for helsestasjons-/skolehelsetjenesten
• Organisasjonskart for helse- og sosialetaten, oppvekst- og kulturetaten
• Stillingsbeskrivelser for personell knyttet til skolehelsetjenesten
• Oversikt over ansatte i ovennevnte etater
• Kommunens delegasjonsreglement
• Tilsynsplan/-status for skoler og barnehager

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkeslegen:

• Fylkeslegens brev med varsel om tilsyn, datert 27.02.02.
• Dokumentasjon fra Trøgstad kommune med oversendelsesbrev, datert 21.03.02.
• Fylkeslegens brev med program for tilsynsbesøket, datert 10.04.02.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Åpningsmøte ble avholdt i forbindelse med tilsynsbesøket 15.04.02.

Sluttmøte ble avholdt samme dag.

Intervjuer: 5 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført under tilsynsbesøket:

4 helsekort fra basisundersøkelsen for 5-åringer. Ett kort manglet dokumentasjon fra lege/helsesøster.

5. Reviderte områder og funn

A. Skolehelsetjenesten

Område 1: Alminnelige krav/internkontroll i skolehelsetjenesten

Kommunen har tilbud om skolehelsetjeneste til alle elevene. Tjenesten utføres i henhold til anbefalte faglige standarder. Kjennskap til regelverk og faglige standarder sikres gjennom ukentlige personalmøter. Medisinsk faglig ansvar er tillagt lege, mens ledende helsesøster har det administrative ansvaret for skolehelsetjenesten. Det er utarbeidet internkontrollsystem for kommunehelsetjenesten, herunder skolehelsetjenesten.

Det ble funnet 1 avvik på dette området.

Avviket knytter seg til at utarbeidet internkontrollsystem for skolehelsetjenesten ikke er effektivt innført i tjenesten. Det fremgår bl.a. ikke av fremlagte prosedyrer hvem disse er utarbeidet av eller hvem de er godkjent av. Det er også påvist manglende samsvar på enkelte punkter mellom beskrivelser i plan for skolehelsetjenesten når det gjelder hvem som deltar ved spesielle undersøkelser og prosedyrene for de aktuelle klassetrinn.

Dette er avvik fra §3 i lov om statlig tilsyn med helsetjenesten.

Avviket er basert på fremlagt dokumentasjon og bekreftet ved intervjuer.

Det ble ikke funnet avvik på dette området, men gitt 1 merknad.

Kommentarer:

Skolehelsetjenesten tilbyr systematiske undersøkelser til alle elevene før skolestart, og har selektiv oppfølging på alle klassetrinn. På grunn av permisjoner i helsesøstertjenesten har man en tid hatt reduserte ressurser til oppfølging av enkeltelever og til deltakelse på skolens planleggings- og foreldremøter. Tjenesten er nå vedtatt styrket. Undersøkelser og oppfølging skjer i henhold til Helsetilsynets veileder.

Merknaden knytter seg til mangelfulle lokaliteter for skolehelsetjenesten ved enkelte skoler, spesielt ved ungdomsskolen. Plassering av rom begrenser tilbudet til elevene om individuell helseveiledning/fortrolige samtaler. Dette forholdet ble bekreftet ved intervju.

Område 3: Tiltak for utsatte grupper

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknader på dette området.

Kommentarer:

Skolehelsetjenesten har et nært samarbeid med skolen og andre etater/faginstanser i arbeidet med å identifisere og løse psykososiale eller andre problemer hos elevene. En del problemstillinger fanges opp gjennom daglig kontakt lærer/helsesøster. Arbeidet er formalisert og strukturert gjennom kommunens tverrfaglige gruppe for barn og unge, hvor barnevern, PPT, skolen og skolehelsetjenesten, herunder psykiatrisk sykepleier, deltar.

Kommunen etablerer ansvarsgrupper som har i oppgave å utrede, planlegge, samordne og evaluere tiltak for elever med spesielle behov.

Område 4: Helseovervåking

Det ble funnet 1 avvik på dette området

Avviket består i at det ikke er iverksatt systematiske tiltak for å få oversikt over helsetilstand/ sykelighet og risikofaktorer blant elevene/i deres miljø.

Dette er avvik fra kommunehelsetjenestelovens §1-4, jfr. forskriftens §2, 2.ledd.

Avviket er basert på fremlagt dokumentasjon og bekreftet ved intervjuer.

Øvrige kommentarer:

Ved skolene foretas mer eller mindre sporadiske undersøkelser/kartlegginger av enkelte risikofaktorer i elevenes miljø, f. eks. gjennom registrering av rus og spiseforstyrrelser blant elever ved ungdomsskolen. Det er imidlertid ikke redegjort for om/hvordan skolens og skolehelsetjenestens kunnskap om disse forholdene blir videreformidlet til kommunens ledelse og nyttiggjort.

B. Miljørettet helsevern i skoler og barnehager

Område 1: Kommunens oversikt over/kjennskap til aktuelt regelverk

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknader på dette området.

Kommentarer:

Det ble gjennom intervjuer bekreftet at berørt personell har kjennskap til regelverket for miljørettet helsevern i barnehager og skoler, og hva forskrift og veileder innebærer for utøvelse av ansvar og oppgaver.

Område 2: Organisering av arbeidet med godkjenning og tilsyn

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknader på dette området.

Kommunestyret er tillagt myndighet til å godkjenne og føre tilsyn med virksomhetene etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. I følge kommunestyrets vedtak fra 27.04.99 er myndighet i henhold til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler delegert til kommunelege I. Kommunen hadde fullført godkjenningsprosessen for samtlige virksomheter innen utgangen av 1998.

Tilsyn med virksomhetene etter internkontrollprinsippet utføres av Næringsmiddeltilsynet i Indre Østfold i samarbeid med kommunelege 1 eller helsesøster.

Område 3: Sikring av kompetanse til å løse disse oppgavene

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknader på dette området.

Kommentarer:

Det fremgår både av dokumentasjon og intervjuer at kommunen har sikret medisinsk-, og annen helsefaglig kompetanse i forbindelse med godkjenning av og tilsyn med virksomhetene i henhold til forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager.

Område 4: Bruk av vilkår eller dispensasjon i forbindelse med godkjenningen

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknader på dette området.Kommentarer:

Det er ikke gitt dispensasjon fra forskriftens krav. Godkjenningen av virksomhetene ble gitt på vilkår av at visse forhold ble utbedret. Det er knyttet tidsfrister for utbedring/lukking av avvik som blir avdekket ved kommunens tilsyn/revisjon av virksomhetene.

Område 5: Kommunens saksbehandling

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknader på dette området.

Saksbehandling i forbindelse med godkjenning og tilsyn/revisjon av virksomhetene anses for å være i henhold til Forvaltningslovens bestemmelser.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkeslegen deltok:
Rådgiver Fredrik S. Lorentzen (revisor)
Rådgiver Finn Martinsen (revisjonsleder)
Rådgiver Solveig Hagelskjær (observatør)