Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Fylkeslegen har under tilsynet vært opptatt av hvorvidt kommunen har planlagt, organisert og styrt sin virksomhet slik at barn og unge med psykiske problemer blir ivaretatt på følgende områder:

• Hvorvidt barn og unge med psykiske problemer får individuell undersøkelse og oppfølging.
• Hvorvidt samarbeidet rundt barn og unge med psykiske problemer blir ivaretatt.
• Hvorvidt det utarbeides individuelle planer for barn og unge med psykiske problemer.

Våler kommune sørger for at barn og unge med psykiske problemer får individuell undersøkelse og oppfølging. Man har ikke etablert som fast praksis å informere pasientens fastlege ved iverksetting av tiltak fra helsestasjon og skolehelsetjenesten. På denne bakgrunn fant Fylkeslegen grunnlag for å gi et avvik.

Det tverrfaglige og tverretatlige samarbeidet i kommunen rundt barn og unge med psykiske problemer er godt ivaretatt.

Kommunen har startet et arbeid med individuelle planer. På bakgrunn av at man ikke har kommet særlig langt i dette, har Fylkeslegen funnet grunnlag for å gi et avvik.

Fylkeslegen har også funnet grunnlag for å gi kommunen et avvik, knyttet til helsetjenestens internkontrollsystem. Avviket bygger på at sentrale elementer i internkontrollsystemet ikke er vedtatt og implementert i virksomheten.

Disse manglene innebærer blant annet at det foreligger en fare for at pasientens fastleger ikke får adekvat informasjon om pasientene. Dette kan igjen føre til at pasientene ikke får forsvarlig medisinsk behandling. Manglene i arbeidet med individuelle planer medfører at pasientene ikke får oppfylt sine lovhjemlede rettigheter. Manglende implementert internkontrollsystem kan få mange negative konsekvenser. Blant annet vil et manglende

avvikshåndteringssystem innebærer stor fare for at arbeidet med avvikshendelser ikke blir gjennomført på en adekvat måte.

Tilsyn med det samme hovedtema ble også gjennomført i Rygge kommune 17.09.2002, og ved Psykisk helsevern Østfold HF, BUPP Moss 28.08.2002. Det ble i forkant av revisjonene også gjennomført et felles formøte med alle tre virksomhetene torsdag 15.08.2002. Disse tilsynene vil til en viss grad bli sett i sammenheng. Når rapportene er ferdige vil Fylkeslegen lage en samlerapport hvor vi tar for oss områder for erfaringsoverføring, samarbeid og samhandling.

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Våler kommune 27.08.2002. Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Våler kommune har ca. 4000 innbyggere år 2001 var det 53 fødsler i kommunen. I alderen 0 til 5 år er det 327 barn i kommunen. Antall barn og unge i alderen 6 til 18 er 754.

Personellressurser ledende helsesøster i 100 % stilling og helsesøster i 1,5 årsverk. Lege helsestasjon og skolehelsetjeneste er ansatt i 20 % stilling. Man har videre ansatt merkantilt personale i 50 % stilling. Det er knyttet jordmor i 25 % stilling til virksomheten.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Handlingsplan for psykisk helsevern 1999 – 2006.
• Årsmelding 2001 sammendrag helse- og sosialtjenesten.
• Prosjektbeskrivelse "trygg oppvekst", samt statusrapport av 27. juni 2002.
• Plan for helsestasjon og skolehelsetjenesten og deler av internkontrollsystem som er under utarbeiding for Våler kommune.
• Samarbeidsgrupper for barn Våler kommune – februar 2000.
• Referat fra kriseteam i Våler kommune av 19.04.2002.
• Oversikt over ansatte som arbeider med barn og unge med psykiske problemer helsestasjon skolehelsetjeneste med mer.
• Organisasjonskart Våler kommune.
• Individuelle planer utarbeidet i kommunen oversendt ved brev av 28.08.02.
• Referat fra kontaktmøte 26.04.2002.
• Samarbeidsteam for barn og unge etablert 17.06.2002.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkeslegen:

• Fylkeslegen tok kontakt med virksomheten pr. telefon i forkant av tilsynet, og sendte brev med varsel om tilsyn 24.06.2002. Brev med anmodning om oversendelse av styrende dokumenter ble oversendt 01.07.2002. Vi har mottatt aktuell dokumentasjon fra kommunen 16.08.2002 og ved brev av 28.08.2002.
• Prosedyre for samarbeidsrutine med fastleger tilsendt pr. e.post 04.09.2002

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 24.06.2002.

Formøte ble avholdt 15.08.2002 samlet for Rygge, Våler og BUPP Moss.

Åpningsmøte ble avholdt revisjonsdagen 27.08.2002.

Intervjuer
5 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført.
- Habiliteringsplan for en bruker, barneverntjenesten Våler kommune.
- Helsekort for barn med spesielt fokus på referat fra ansvarsgruppemøte.
- Avviksbehandlingssystem

Sluttmøte ble avholdt revisjonsdagen 27.08.2002.

Intervjuer med barneverntjenesten og PPT i kommunen.
I tillegg til dette, ble det i henhold til veilederen for gjennomføringen av tilsynet, gjennomført telefonintervjuer av leder for kommunens PPT og barnevern. Formålet med dette var å innhente informasjon fra aktuelle samarbeidspartnere til helsetjenesten (i Våler kommune), vedrørende praksis for samordning av tjenestetilbudet til barn og unge med psykiske problemer.

Område 1 : Individuelle undersøkelser og oppfølging av barn og unge med psykiske problemer.

Det ble under dette området avdekket et avvik fra myndighetskravene.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Kommunehelsetjenesteloven § 1-3a (kommunens plikt til å tilrettelegge for at helsetjenestene kan drives forsvarlig).

Avviket er basert på følgende observasjoner.

• Det fremkom under intervjuene at man ikke hadde etablert en slik praksis.
• Det er ikke implementert noen slik praksis i virksomhetens internkontrollsystem.
• Gjenomgang av journalmateriale viste at man ikke gjennomfører dette som en fast praksis.

Følgende observasjoner legges til grunn for at det ikke gis avvik eller anmerkning under dette område.

• Det arbeides systematisk i ansvarsgrupper rundt brukerne.
• Det er formalisert et månedlig samarbeid med BUPP Moss og områdepediater.
• Helsetjenesten samarbeider godt med barneverntjenesten og andre etater i kommunen blant annet i kontaktgruppemøter.
• Det er etablert flere tverrfaglige grupper som har spesifikke områder som arbeidsfelt, for eksempel selvmordsforebyggende tiltaksgruppe.
• Under prosjekt "trygg oppvekst" inngår det et tverrfaglig rusforebyggende tiltak.
• Det er etablert ungdomshelsestasjon i samarbeid med Moss kommune.
• Under folkehelseprogrammet er det etablert et samarbeidsteam for barn og unge.
• Tjenesten er organisert slik at samarbeid og opplysningsplikt til barnevern og sosialtjeneste kan ivaretas. Meldeplikten til barnevernet er kjent og benyttes i tjenesten

Avvik fra følgende myndighetskrav: Dette er avvik fra kommunehelsetjenesteloven § 6-2a (kommunenes plikt til å utarbeide individuelle planer), jf. pasientrettighetsloven § 2-5. Vi viser også til forskrift av 08.06.2001, nr 676 om individuelle planer etter helselovgivningen

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen arbeider med flere planer opp mot den aktuelle gruppen. Det dreier seg blant annet om habiliteringsplaner for barn og unge.
• Disse planene dekker imidlertid ikke de grunnleggende kravene til en individuell plan jf. forskriften § 6.
• Det er heller ikke fremlagt noen eksempler på planer for enkeltpasienter som fyller kravene i forskriften.
• Det er ikke vedtatt noen fast mal for hvordan individuelle planer skal bygges opp.
• Kommunen har ikke utpekt noen ansvarlig instans som skal sørge for at gruppen barn og unge med psykiske problemer får en individuell plan i de tilfelle dette er en rettighet for den enkelte pasient.
• Det arbeides systematisk med ansvarsgrupper rundt pasienter som har behov for langvarige og koordinerte tjenester. Dette arbeidet kan imidlertid ikke erstatte pasientenes rett til å få en individuell plan.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3, jfr. kommunehelsetjensteloven § 1-3a.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det er lite av de sentrale rutinene rundt individuell undersøkelse og oppfølging samt tverretatlig/tverrfaglig samarbeid rundt barn og unge med psykiske problemer, som er dokumentert i internkontrollsystemet.
• Det er under utarbeidelse et internkontrollsystem som vil dekke mange av disse forholdene, men dette er ikke vedtatt og implementert i virksomheten.
• Virksomheten hadde ikke etablert et fast avvikshåndteringssystem.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Underdirektør Lasse Johnsen – revisjonsleder
Rådgiver Solveig Hagelskjær – revisor

Fra Statens helsetilsyn deltok:
Rådgiver: Astri Teien – observatør