Sammendrag

Den overordnede målsetting for tilsynet er å bidra til kontinuerlig forbedring av helsetjenesten. Ved tilsynet kontrolleres at de deler av virksomheten som revideres er i tråd med de krav myndighetene stiller. Felles tilsyn skal bidra til at disse myndighetskravene tolkes likt i landet. Erfaringene fra tilsynet skal også gi bidrag til Helsetilsynets arbeid med regelverksutvikling. Hovedspørsmålene ble besvart slik etter revisjonen:

• Har fengselshelsetjenesten utviklet et fungerende internkontrollsystem som ledd i å sikre de innsatte faglig forsvarlige helsetjenester?

• Sørger fengselshelsetjenesten for at de innsatte får nødvendig helsehjelp?

• Er legemiddelhåndteringen i fengselshelsetjenesten tilfredsstillende?

• Ivaretas de innsattes rett til vern mot spredning av opplysninger når de er pasienter?

Det ble avdekket 2 avvik og gitt 1 merknad

Dato: 18.1.2002

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Helsetjenesten i Fredrikstad kretsfengsel i perioden 6.4.2001 – 21.8.2001. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Fredrikstad kretsfengsel er en av fengselsanstaltene i Region Øst. Fengselsdirektøren sitter i Oslo, mens hver enkelt anstalt har en fengselsinspektør som daglig leder. Fredrikstad kretsfengsel er et kvinnefengsel som har plass til ca. 20 innsatte, men i perioder kan det være flere på tomannsrom. De innsatte sitter gjennomsnittlig i 28 dager. Mange av de innsatte er narkomane og er oftest i en dårlig fysisk forfatning når de kommer til fengselet. Det dreier seg først og fremst om abstinens, underernæring og infeksjoner men også mer alvorlige somatiske og psykiske lidelser. Fengselsbetjentene, godt hjulpet av fengselshelsetjenesten gir mye pleie og omsorg til de innsatte. Den kommunale fengselshelsetjenesten er organisert under virksomhetsleder for forebyggende og kurative helsetjenester i bydel Sentrum i Fredrikstad og består av 1 lege som har 10 timer pr. uke i fengselet og 1 psykiatrisk sykepleier. Legen og sykepleieren er i fengselet hver tirsdag. De deler kontorlokaler som består av 2 rom.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Årsrsapport 2000 for forebyggende og kurative helsetjenester i bydel Sentrum
• Virksomhetsplan 2001 – 2004 for forebyggende og kurative helsetjenester, kommunedel Sentrum
• Retningslinjer for utdeling av medisiner for fengselsbetjenter

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Varsel om tilsyn datert 6.4.2001
• Svar fra kommunen vedlagt etterspurt dokumentasjon 11.7.2001

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 06.04.2001

Formøte ble ikke avholdt, men flere telefonsamtaler ble ført mellom kommunelege 1 og fylkeslegen og virksomhetsleder og fylkeslegen for å få klargjort hensikt og forløp av tilsynsbesøket

Åpningsmøte ble avholdt 21.08.2001

Intervjuer
5 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført.
- Helsetjenestens lokaler: Det var 2 rom med undersøkelsesbenk og kontorpult med datamaskin og medisinskap. Rommene hadde ikke dør mellom.
- Oppbevaring av legemidler: Legemidler ble oppbevart i låsbart skap og i kjøleskap
- Oppbevaring av journaler: Papirjournaler ble oppbevart i medisinskapet. Nylig innkjøpt datamaskin hvor journalnotater ble skrevet.

Sluttmøte ble avholdt 21.08.2001

5. Reviderte områder og funn

Område 1: Organisering, ansvar og myndighet.

Det ble ikke avdekket avvik eller gitt merknader på dette området.

Kommentar:

Fengselshelsetjenesten i Fredrikstad er organisert som en del av forebyggende og kurative helsetjenester i bydel Sentrum og ledes av virksomhetsleder for denne sektoren. Dette var kjent for de ansatte i fengselshelsetjenesten. De ansatte har ingen stillingsbeskrivelse men mener allikevel at deres arbeidsoppgaver er klart definerte.

Område 2: Prosedyrer, retningslinjer, rutiner av betydning for helsetjenesten

Nødvendig helsehjelp

Merknad 1:

Det er ikke tilfredsstillende rutiner for samhandling med spesialisthelsetjenesten i psykiatri.

Merknaden baserer seg på intervjuer med de ansatte.

Legemiddelhåndtering
Det ble ikke funnet avvik eller merknader på dette området.

Taushetsplikt

Avvik 1:

Fengselet har ikke tilfredsstillende rutiner for ivaretakelse av de innsattes rett til vern mot spredning av opplysninger når de er pasienter.

Avvik fra § 14 i Forskrift om pasientjournal, hjemlet i Lov om helsetjenesten i kommunen § 1-3a.

Avviket baserer seg på observasjon av at papirjournaler ble oppbevart i medisinskap som var tilgjengelig for fengselspersonale.

Det bemerkes i tillegg at fengselsbetjenter ikke underskriver eget taushetsløfte når de fungerer som leges medhjelper, og det avtales ikke i hvert enkelt tilfelle at en fengselsbetjent skal være leges medhjelper.

Avvik 1:

 Virksomheten har ikke rutiner for avvikshåndtering.

Avvik fra tilsynslovens § 3.1. ledd

Avviket er basert på at de intervjuede hadde lite kunnskap om internkontrollsystemer og avviksbehandling generelt. Det fremgikk ikke verken ved intervjuer eller verifikasjoner at virksomheten har noe system for avvikshåndtering.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Kst. Kommunedelssjef Bjørg Johnsrud Western var forhindret fra å delta ved revisjonen.

Fra fylkeslegen deltok:
Revisjonsleder: Ass. Fylkeslege Siri E. Fosse
Revisor: Kontorsjef Lasse Johnsen
Observatør: Seniorrådgiver Pål Børresen, Statens helsetilsyn