INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Tilsynet er et ledd i fylkeslegenes (og Statens helsetilsyns) felles planlagte tilsyn i 2002 med fokus på tjenester til barn og unge med psykiske problemer i opptaksområdet til Barne- og ungdomstjenesten ved barne- og ungdomssykiatrisk poliklinikk (BUP) Kongsvinger. Tilsvarende tilsyn som i Eidskog ble gjennomført i Kongsvinger kommene 28. august og ved BUP Kongsvinger 29. august. Disse tre tilsyn må sees i sammenheng og rapportene vil samlet sett gi en viss oversikt over hvordan tiltak og tjenester til barn og unge med psykiske problemer organiseres og fungerer i opptaksområdet til BUP Kongsvinger.

Systemrevisjonen skal avdekke om Eidskog kommune har planlagt, organisert og styrt sin helsetjeneste slik at:

1. Barn og unge med psykiske problemer får individuell undersøkelse og oppfølging
2. Samarbeidet omkring barn og unge med psykiske problemer blir ivaretatt
3. Det finnes rutiner for utarbeiding av individuell plan for barn og unge med psykiske problemer hvor det er behov for langvarige, sammensatte og koordinerte tjenester.

Revisjonen avdekket følgende merknader under tilsynet:

Rutinebeskrivelser for det tverrfaglige samarbeidet og henvisningsrutiner er ikke feridgstilt og godkjent i det overordnede kvalitetsrådet i kommunen.

Det skjer ikke systematisk kontakt/ informasjonsutveksling med fastlegene til barn og unge ved iverksetting av tiltak som henvisninger til BUP og lignende.

Arbeidet med systematisk igangsetting og utarbeidelse av individuelle planer for barn og unge med behov for langvarige, sammensatte og koordinerte tjenester er ikke ferdigstilt.

Dato: 16. desember 2002

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Eidskog kommune 27. august 2002. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Eidskog kommune hadde 1. januar 2001 i alt 6429 innbyggere, herav 531 barn i alderen 0-6 år, 722 i alderen 7-15 år og 284 i alderen 16-19 år.

Kommunen har tidligere gjennomgått betydelige organisatoriske endringer og har nå oppvekstsentra med basis i skolene, enhet for familie og levekår, herunder barnevernet.

Helsetjenesten er nå organisert i 4 fagenheter: Legetjenesten, fysio-/ergoterapitjenesten, helsestasjonstjenesten og psykisk helsetjeneste. I tillegg er det private lege- og fysioterapistillinger. Det er for tiden tilsatt egen koordinator for helsetjenesten som i alt utgjør nær 13 årsverk.

Helsestasjonen har tilknyttet en egen barnelege som tar seg av mange problemstillinger knyttet til barn og ungdom med behov for særskilt medisinsk oppfølging. Barnelegen tar seg av henvisninger og oppfølgingstiltak som ellers ville vært utenfor en annen helsestasjonsleges og fastlegers naturlige arbeidsområde.

Glåmdalen pedagogisk-psykologisk kontor (PPT) er felles for kommunene Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal og Sør-Odal.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart for kommunen inkludert helsetjenesten
• Oversikt over ansatte i helsetjenesten
• Årsmelding for helsetjenesten 2001
• Evaluering av tiltaket "vandrende helsesøster" i Ungdommens hus
• Prosedyrer for henvisning til poliklinikken
• Rutinebeskrivelse for praktisering av meldeplikt til barnevernet
• Rutinebeskrivelse for helsestasjon og skolehelsetjenesten ved behov for tverrfaglig møte
• Rutinebeskrivelse for oppfølging av kronisk syke og funksjonshemmede barn
• Rutinebeskrivelse for henvisning til PPT
• Rutinebeskrivelse for kontaktmøter med barne- og familietjenesten (BFT)
• Rutinebeskrivelse ved henvisning til BFT

(Rutinebeskrivelsene som er listet opp er ikke godkjent i kommunens overordnede kvalitetsråd, men er utarbeidet fra helsetjenestens side i løpet av første halvår 2002)

• Utkast til mal for individuell plan fra juni 2002

4 datajournaler og 4 helsekort ble gjennomgått under tilsynet.

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Varsel om tilsyn fra fylkeslegen i Hedmark av 4. juni 2002
• Tilbakemelding fra Eidskog kommune av 7. august 2002
• Brev av 14. august 2002 fra fylkeslegen med endelig program for tilsynet

Systemrevisjonen skal avdekke om Eidskog kommune har planlagt, organisert og styrt sin helsetjeneste slik at:

1. Barn og unge med psykiske problemer får individuell undersøkelse og oppfølging
2. Samarbeidet omkring barn og unge med psykiske problemer blir ivaretatt
3. Det finnes rutiner for utarbeiding av individuell plan for barn og unge med psykiske problemer hvor det er behov for langvarige, sammensatte og koordinerte tjenester.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 4.juni 2002

Tilsynet fant sted 27. august 2002

Intervjuer<5 personer ble intervjuet, inkludert leder for Glåmdalen PPT

Gjennomgåtte dokumenter under tilsynet (verifikasjoner):
4 datajournaler helsestasjonen med utskrift fra samarbeidsmøter med BUP
4 helsekort fra helsestasjonen med referat fra ansvarsgruppemøter og tverrfaglige møter

Sluttmøte ble avholdt samme dag

1. Har kommunehelsetjenesten planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølging?

Det ble ikke påvist avvik under dette området.

Følgende observasjonerer gjort på området:

• Helsestasjonen og skolehelsetjenesten følger Veileder for helsestasjons- og skolehelsetjenesten utarbeidet av Statens helsetilsyn. 15 måneders-kontrollen er flyttet til en 2-års undersøkelse. 4-års undersøkelse skjer ved hjemmebesøk. Neste undersøkelse er i 1. klasse.
• Kommunen har rutiner for tverrfaglige møter med annet helsepersonell og barnehage, skole og foreldre når det er behov for det. Eksempel på dette er nettverksmøter rundt elever med spesielle behov i de ulike oppvekssentra.
• Helsesøstrene har fast kontortid på de ulike skolene/ oppvekstsentra.
• Diagnostiseringsarbeid utføres i samarbeid med PPT og BUP.
• Det finnes rutiner for å diskutere saker i kontaktmøtene med BUP og PPT, evt. anonymt eller med foreldrerepresentanter og/ eller sosialpersonell, psykiatriske helsearbeidere og barnevern.

Det ble ikke påvist avvik under dette området.

Følgende observasjoner er gjort på området:

• Det er etablert samarbeidsrutiner med barnevernet ved at ansatte i helsestasjon/ skolehelsetjeneste og barnevern har faste møter en gang i måneden der det arbeides med forebyggende tiltak, jfr. rutinebeskrivelsen.
• Det er månedlige møter med BUP hvor helsesøstre, helsestasjonslege, barnevern og psykiatrisk helsetjeneste kan delta. Samarbeidet med PPT skjer både gjennom jevnlige møter og fra sak til sak.
• Kommunens 5 oppvekstsentra utgjør basen i nettverket som trekkes med ved psykiske problemer hos elever. Her møtes lærere og helsepersonell, helsesøstre, psykiatriske helsearbeidere og barnevernspedagoger.
• Meldeplikten til barnevernet er godt kjent og rutinefestet og begynner ofte med "bekymringsmeldinger" som kan drøftes i felles møter med involvert personell.

Rutinebeskrivelser for tverrfaglig samarbeid og henvisninger er ikke ferdigstilt.

Myndighetskrav for merknaden:

Tilsynslovens § 3 og Kommunehelsetjenestelovens § 3-6.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Rutinebeskrivelser for tverrfaglig samarbeid og henvisninger er ikke ferdigstilt og godkjent i det overordnede kvalitetsrådet som del av kommunens IK-system, men informasjon gjennom intervjuene viser at de beskrevne rutiner gjennomføres i praksis.

Det skjer ikke systematisk kontakt/ informasjonsutveksling med fastlegene til barn og unge ved iverksetting av tiltak som henvisninger til BUP og lignende.

Myndighetskrav for merknaden:

Tilsynslovens § 3 og Kommunehelsetjenestelovens § 1-3a.

• Helsestasjonslegen er barnelege og har hatt jevnlig kontakt med over 20 barn og unge med omfattende funksjonshemminger, fysisk og psykisk.

Kommentarer:

Det vises til ordlyden i tredje avsnitt under kap. 2:

"Helsestasjonen har tilknyttet en egen barnelege som tar seg av mange problemstillinger knyttet til barn og ungdom med behov for særskilt medisinsk oppfølging. Barnelegen tar seg av henvisninger og oppfølgingstiltak som ellers ville vært utenfor en annen helsestasjonsleges og fastlegers naturlige arbeidsområde."

Arbeidet med utarbeidelse av individuelle planer for målgruppen er ikke ferdigstilt.

Myndighetskrav for merknaden:

Tilsynslovens § 3, Kommunehelsetjenestelovens § 6-2a og forskrift om individuell plan.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Det er utarbeidet utkast til individuelle planer i juni 2002 og disse er nå ute på høring. Det tas sikte på å iverksette rutinene i dette utkastet i løpet av de nærmeste måneder.
• Det er i dag de tverrfaglige ansvarsgruppene med sine referat som koordinerer innsatsen for den enkelte.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Inger Marie Tofthagen, underdirektør (revisor)
Hege Raastad Basmo, ass. fylkeslege (revisor)
Gunnar Brox Haugen, rådgiver (revisjonsleder)