INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Tilsynet er et ledd i fylkeslegenes (og Statens helsetilsyns) felles planlagte tilsyn i 2002. Fokus i denne omgang er tjenester til barn og unge med psykiske problemer i opptaksområdet til Barne- og ungdomstjenesten ved barne- og ungdomssykiatrisk poliklinikk (BUP) Kongsvinger. Tilsvarende tilsyn som i Kongsvinger ble gjennomført i Eidskog kommene 27. august og ved BUP Kongsvinger 29. august. Disse tre tilsyn må sees i sammenheng og rapportene vil samlet sett gi en viss oversikt over hvordan tiltak og tjenester til barn og unge med psykiske problemer organiseres og fungerer i opptaksområdet til BUP Kongsvinger.

Systemrevisjonen skal avdekke om Kongsvinger kommune har planlagt, organisert og styrt sin helsetjeneste slik at:

1. Barn og unge med psykiske problemer får individuell undersøkelse og oppfølging
2. Samarbeidet omkring barn og unge med psykiske problemer blir ivaretatt
3. Det finnes rutiner for utarbeiding av individuell plan for barn og unge med psykiske problemer hvor det er behov for langvarige, sammensatte og koordinerte tjenester.

Revisjonen avdekket følgende avvik og merknader under tilsynet:

Kommunen har ikke skriftliggjorte rutiner for individuell oppfølging av barn og unge med psykiske problemer.

Strukturert tverrfaglig samarbeid med andre instanser i kommunen for å hjelpe barn og unge med psykiske problemer er ikke godt nok ivaretatt og er ikke skriftliggjort.

Kommunen har ikke fordelt ansvar og myndighet for igangsetting og utarbeidelse av individuelle planer for barn og unge med behov for langvarige, sammensatte og koordinerte tjenester. Det finnes ingen skriftliggjøring av prosedyrer for individuell plan.

Kommunen har mangelfulle rutiner for systematisk informasjon til fastlegen om iverksatte tiltak, henvisninger og oppfølgingsbehov.

Dato: 16. desember 2002

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Kongsvinger kommune 28. august 2002. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Kongsvinger kommune hadde 1. januar 2001 i alt 17 366 innbyggere, herav 1362 barn i alderen 0-6 år, 1882 i alderen 7-15 år og 783 i alderen 16-19 år.

Kommunen har organisert sitt barn- og helsearbeid i et eget kontor med egen barn- og helsesjef som etatsjef. Barn- og helsekontoret har i alt 45 årsverk.

Denne tjenesten er nå organisert i egne fagmiljøer med egne fagsjefer: Legetjenesten, fysioterapi-/ergoterapitjenesten, helsesøster/jordmortjenesten, teknisk hygiene, fengselshelsetjeneste, SLT(kriminalitetsforebyggende arbeid) og barnevern. Psykisk helsetjeneste er organisert som egen tjeneste innenfor Omsorgskontoret.

Kongsvinger kommune har de seneste åra ikke hatt faste samarbeidsmøter med BUP Kongsvinger slik de andre kommuner i opptaksområdet har.

Glåmdalen pedagogisk-psykologisk kontor (PPT) er felles for kommunene Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal og Sør-Odal.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart for kommunens barn- og helsetjeneste
• Oversikt over ansatte i helsesøstertjenesten
• Årsmelding for helsestasjon- og skolehelsetjenesten 2001
• Prosedyrer for samarbeid mellom barnevernet, helsetjenesten og BUP Kongsvinger
• Rutinebeskrivelse for opplysninger og praktisering av meldeplikt til barnevernet
• Henvisningskjema til BUP
• 8 journaler fra helsestasjonen ble gjennomgått under tilsynet.

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Varsel om tilsyn fra fylkeslegen i Hedmark av 4. juni 2002
• Tilbakemelding fra Kongsvinger kommune av 12. august 2002
• Brev av 14. august 2002 fra fylkeslegen med endelig program for tilsynet

Systemrevisjonen skal avdekke om Eidskog kommune har planlagt, organisert og styrt sin helsetjeneste slik at:

1. Barn og unge med psykiske problemer får individuell undersøkelse og oppfølging
2. Samarbeidet omkring barn og unge med psykiske problemer blir ivaretatt
3. Det finnes rutiner for utarbeiding av individuell plan for barn og unge med psykiske problemer hvor det er behov for langvarige, sammensatte og koordinerte tjenester.

Revisjonsvarsel ble utsendt 4.juni 2002

Tilsynet fant sted 28. august 2002

Intervjuer: 5 personer ble intervjuet, inkludert leder for barnevernet i Kongsvinger

Gjennomgåtte dokumenter under tilsynet (verifikasjoner):
8 journaler fra helsestasjonen med utskrift fra interne og eksterne samarbeidsparter.

Sluttmøte ble avholdt samme dag

Skriftliggjorte rutiner for individuell oppfølging (ansvar og samarbeid) mangler.

Myndighetskrav for avviket:

Tilsynslovens § 3, Kommunehelsetjenestelovens §§ 1-3a, jfr. 2-1 (rett til helsehjelp) og forskrifter om helsetjenester i skoler og helsestasjonsvirksomhet.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det er ikke klare rutiner for ansvar og tiltak ved behov for undersøkelse av barn og unge med psykiske problemer. Gjennom intervjuene kom det fram at det i noen grad henvises til "Unghelsa", barnelege ved sykehuset og BUP Kongsvinger.

Det er mangelfulle rutiner for systematisert informasjon til fastlegen om iverksatte tiltak, henvisninger og oppfølgingsbehov.

Myndighetskrav for merknaden:

Tilsynslovens § 3, Kommunehelsetjenestelovens §2-1, jfr. § 1-3a.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Kontakten med fastlegene med nødvendig informasjonsutveksling er ikke systematisk og bygger på enkeltpersoners vurderinger fra sak til sak.
• Skolelegeordningen har i følge årsrapporten for 2001 "mer eller mindre ligget nede" ved flere skoler.
• Sentrum videregående skole med rundt 600 elever har pr. i dag ikke egen skolelege.
• Fastlegene får p.g.a. skolelegemangel et større ansvar for samarbeid med skole og helsetjenesten. Det samme er tilfelle for helsesøsterne som i stor grad blir ansvarlig for nødvendige henvisninger til BUP med enkelte tilleggsopplysninger av lege.

Andre observasjoner under området:

• Helsestasjonen og skolehelsetjenesten følger Veileder for helsestasjons- og skolehelsetjenesten utarbeidet av Statens helsetilsyn. 15 måneders-kontrollen etterfølges av en 2-års undersøkelse hvor førskolelærere er med. Den tidligere 4-års undersøkelse er flyttet til 5 år. Det er tilsatt helsesøstre i alle grunnskoler og videregående skoler.
• Kommunen ved skolekontoret har rutiner for tverrfaglige fagteam ved alle skoler. Her møtes helsepersonell og barnehage, skole og foreldre når det er behov for det.
• Helsesøstrene har fast kontortid på de ulike skolene.
• "Unghelsa" (helsestasjon for ungdom) med egen helsesøster og lege har hatt en økning fra 472 besøk i 2000 til 549 i 2001.
• Diagnostiseringsarbeid utføres i samarbeid med barnelege ved Konsgvinger sjukehus, PPT og BUP.
• Det har til nå vært relativt lite kontakt mellom de forebyggende tjenester for barn og unge med psykiske problemer og de som er ansvarlige for det psykiske helsearbeidet for voksne for eksempel i forbindelse med barn av psykisk syke foreldre.
• Gjennom intervjuene kom det fram behov for mer kompetanse innen eksempelvis rusfeltet og det selvmordsforebyggende arbeidet blant ungdom.

Strukturert tverrfaglig samarbeid med andre instanser i kommunen for å hjelpe barn og unge med psykiske problemer er ikke godt nok ivaretatt og er ikke skrifteliggjort.

Myndighetskrav for avviket:

Tilsynslovens § 3, Kommunehelsetjenestelovens § 6-3a og forskrift om skolehelsetjeneste § 3, andre strekpunkt.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det er etablert egne fagteam ved skolene(etablert av skolekontoret) som fungerer noe variabelt. Her kan skolens lærere og helsepersonell, helsesøstre, PPT og barnevern møtes. Skolelegene er sjelden med på disse møter. Det er noe uklart hvordan referat og ansvarsplassering m.v. fungerer i disse fagteam.
• Ansvarsgrupper med samarbeidsrutiner mellom barnevernet og de ansatte i helsestasjon/ skolehelsetjeneste skjer fra sak til sak. Barnevernet leder møtene. Det finnes ikke retningslinjer for helsepersonellets rutinemessige samarbeid med andre kommunale tjenester utover faste samarbeidsmøter med barnevernet hvert halvår.
• Kongsvinger har ikke rutinemessige møter med BUP og veiledning utover kontakt i enkeltsaker. BUP tar direkte henvisninger fra "Unghelsa".

Andre observasjoner under området:

• Meldeplikten til barnevernet er godt kjent og begynner ofte med "bekymringsmeldinger" som kan drøftes i felles møter med involvert personell, oftest helsesøster og barnevernspedagoger.

Kommunen har ikke fordelt ansvar og myndighet for igangsetting og utarbeidelse av individuelle planer for barn og unge med behov for langvarige, sammensatte og koordinerte tjenester. Det finnes ingen skrifteliggjøring av prosedyrer for individuell plan.

Myndighetskrav for avvikene:

Tilsynslovens § 3, Kommunehelsetjenestelovens § 6-2a og forskrift om individuell plan.

Avvikene er basert på følgende observasjoner:

• Det mangler et klart fordelt ansvar og myndighet og systematisk igangsetting av arbeidet med individuelle planer for barn og unge med behov for langvarige, sammensatte og koordinerte tjenester. Arbeidet med utarbeidelse av individuell plan i kommunen er ikke påbegynt.

Kommentarer:

Gjennom intervjuene fikk vi bekreftet at regelverket for individuelle planer er kjent. Avviket innebærer en risiko for at barn og unge med langvarige og sammensatte psykiske problemer ikke får et helhetlig, koordinert og individuelt tilpasset tilbud når de har rett til det.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Inger Marie Tofthagen, underdirektør (revisor)
Hege Raastad Basmo, ass. fylkeslege (revisor)
Gunnar Brox Haugen, rådgiver (revisjonsleder)