INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Alminnelige krav/Internkontrollsystemet for skolehelsetjenesten
• Undersøkelser og veiledning
• Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper
• Helseovervåking

Samtlige 6 skoler (5 offentlige og 1 privat) i Løten har skolehelsetjeneste med faste åpningstider. Kommunen har ikke videregående skole.

Kommunens organisering på området synes ryddig.

Skolehelsetjenesten er kjent med det aktuelle lov- og forskriftsverket samt veilederen som i hovedsak legges til grunn for arbeidet.

Det medisinsk-faglige ansvaret for skolehelsetjenesten er plassert hos en bestemt lege.

Det tverrfaglige samarbeidet for utsatte grupper synes å fungere tilfredsstillende.

Fra mai 2000 har kommunen etablert en helsestasjon for ungdom.

Tilsynet har vist at kommunen på de reviderte områdene har kommet langt i å bygge opp en brukerorientert skolehelsetjeneste som stort sett er i samsvar med gjeldende regelverk og faglige retningslinjer. Kapasiteten på enkelte deler av skolehelsetjenesten er imidlertid noe begrenset.

Innen de reviderte områdene ble det gitt 2 avvik fra myndighetskrav og 2 merknader. Det første avviket dreier seg om at interkontrollsystemet for skolehelsetjenesten

ikke er etablert i tilstrekkelig grad. Det andre avviket påpeker skolehelstjenestens manglende oversikt over helsetilstand og risikofaktorer blant elevene og videreformidling av denne kunnskapen til skole og kommune for øvrig.

Merknadene dreier seg om henholdsvis mangelfull fysisk tilrettelegging for helseundersøkelser og individuell veiledning, og tjenestens manglende kapasitet for å gjennomføre målrettede helseundersøkelser på 3. klassetrinn.

Dato: 28. juni 2001

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon av skolehelsetjenesten i Løten i perioden 19. januar – d.d. 2001.Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Tilsyn med skolehelsetjenesten var ett av fellestilsynene samtlige fylkesleger utførte på oppdrag fra Statens helsetilsyn i 2000. I Hedmark ble det ført tilsyn med skolehelsetjenesten i 3 kommuner. Tilsynet i Løten kommune følger samme opplegg som fellestilsynet, men er ikke en del av dette.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Løten kommune har 4 oppvekstsenter (inkl. barneskoler), en ungdomskole og en privat barne- og ungdomskole. Totalt elevtall er 1125. Samtlige skoler har skolehelsetjeneste med faste åpningstider.

Det er etablert helsestasjon for ungdom i kommunen med åpningstid 3 timer en kveld i uken.

Ledende helsesøster er administrativ leder av helsestasjons- og skoleheletjenesten. Hun er administrativt underlagt virksomhetsleder for helse-, sosial- og tiltak for barn og unge.

Skolelegen har det medisinsk faglige ansvar for skolehelsetjenesten.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning mottatt pr brev av fylkeslegen før tilsynsbesøket:

• Oversikt over alle grunnskoler med elevtall i kommunen
• Arbeidsprogram for skolehelstjenesten i Løten
• Årsrapport Løten kommune 1999 virksomhetsområde HSB
• Notat til årsrapport for 1999 fra ledende helsesøster for helsstasjons- og skolehelsetjenesten
• Organisasjonskart – politisk og administrativ organisering, Løten kommune
• Mandat, organisering og handlingsplan for innføring av helhetlig kvalitetssystem i HSB, Løten kommune
• Utkast til 3 prosedyrer som del av et kvalitetssystem for helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Oversikt over stillinger, stillingsbrøker og kontortid for skolehelsetjenesten i Løten

Mottatte dokumenter på selve tilsynsdagen:

• Utkast til fagårsmelding for svangerskapskontroll, helsestasjonsvirksomhet, skolehelsetjeneste og smittevern for 2000

• Utkast til årsrapport 2000 for helse-, sosial- og tiltak for barn og unge

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Fylkeslegens brev av 19. januar 2001 med varsel om tilsyn med skolehelsetjenesten i Løten kommune 29. mars d.å. og forespørsel om diverse dokumenter
• Løten kommunes tilbakemeldinger vedrørende tilsynet i brev av 23. februar og 15. mars 2001
• Fylkeslegens brev av 19. mars 2001 med program for dagen

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 19. januar 2001.

Åpningsmøte ble avholdt 29. mars 2001. Her redegjorde fylkeslegen for bakgrunen for tilsynet og om gjennomføringen av revisjonen.

Intervjuer
5 personer ble intervjuet. Disse representerte faglig og administrativt personale som er sentrale i skolehelsetjenesten i Løten.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:
4 journaler fra barnetrinnet og 2 journaler fra ungdomstrinnet ble gjennomgått.
Dokumentasjon (retningslinjer) på samarbeid skole/barnehage – BUT ( Barne og ungdomstjenesten) ble gjennomgått.
Ingen spesielle merknader til journaler eller retningslinjer.

Sluttmøte ble avholdt 29. mars 2001.

Område 1. Alminnelige krav/Internkontrollsystemet for skolehelsetjenesten.

Avvik 1

Internkontrollsystem er ikke etablert i tilstrekkelig grad.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3, 1. ledd:

Avviket er basert på følgende observasjoner:

Av den mottatte skriftlige dokumentasjon framgår at etablering av et internkontrollsystem for skolehelsetjenesten bare er helt i startfasen. Dette ble bekreftet gjennom intervjuene.

Kommentarer:

Løten kommune har vedtatt en handlingsplan for innføring av et helhetlig kvalitetssystem med bl. a. eget kvalitetsutvalg for helse og sosial. Utarbeidede prosedyrer/håndbøker (internkontroll) skulle etter planen vært på plass innen utgangen av 2000, men bl. a. av bemanningsmessige årsaker er dette arbeidet blitt noe forsinket. De fleste detaljerte elementene i et internkontrollsystem gjenstår derfor fortsatt.

Område 2. Undersøkelser og veiledning.

Den fysiske tilrettelegging for helseundersøkelse og individuell veiledning er mangelfull ved flere skoler.

Merknaden er basert på følgende observasjon:

Gjennom intervjuene kom det fram at skolehelsetjenestens lokaler ved flere skoler (oppvekstsentre) i Løten er lite egnede til formålet. Det er bl. a. snakk om dårlig lydisolasjon som vanskeliggjør helseundersøkelser og individuell veiledning.

Det er ikke kapasitet til målrettede helseundersøkelser på 3. klassetrinn.

Merknaden er basert på følgende observasjon:

Gjennom den mottatte skriftlige dokumentasjon framgår at det ikke har vært kapasitet til gjennomføring av en målrettet helseundersøkelse ved helsesøster på 3. klassetrinn siste år, slik anbefalingene i veilederen for helsestasjons- og skolehelsetjenesten sier.

Dette ble også bekreftet i intervjuene.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 4. Helseovervåkning.

Avvik 2

Skolehelsetjenesten har ikke tilstrekkelig oversikt over helsetilstand og risiko blant skoleelevene og har ikke systematiske tiltak som kan identifisere disse forhold og melde dem videre.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift om helsetjenester i skoler § 3, jf § 2 andre ledd og Lov om helsetjenesten i kommuner § 1-4.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

Gjennom det mottatte materiale har en ikke kunnet finne noen dokumentasjon på at skolehelsetjenesten på eget initiativ har skaffet seg oversikt over helsetilstand og risikofaktorer knyttet til skoleelevene, og identifisering og videreformidling av denne kunnskapen til skolen og kommunen for øvrig.

Intervjuene som ble foretatt under revisjonen på dette område bekreftet ovennevnte observasjon.

Kommentar:

Den informasjon på området som fanges opp og videreformidles er i stor grad skolens egne kartlegginger og vurderinger. Men i tillegg plikter skolehelsetjenesten/helsetjenesten å skaffe seg oversikt over risikofaktorer og helsetilstand hos elevene - som kan danne grunnlag for forebyggende tiltak. Ikke minst i forhold til psykososiale problemer kan det være aktuelt å fokusere på f.eks. mobbing, omsorgssvikt, rus og spiseforstyrrelser.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Rådgiver Bjørn Stårvik, revisjonsleder
Forebyggingsrådgiver Åse Jofrid Sørby, revisor
Underdirektør Inger Marie Tofthagen, revisor