INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de observasjoner som er gjort innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

1. Alminnelige krav/internkontroll for skolehelsetjenesten
2. Helseundersøkelser og veiledning
3. Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper
4. Overvåking av helseproblemer og risikofaktorer

I tilknytknng til nevnte områder ble følgende observert:

Ved revisjonen bekreftes det at alle grunn- og videregående skoler har skolehelsetjeneste og at det er systemer for å holde ansatte kjent med lovkrav og faglige standarder, og at det medisinsk faglige ansvaret for skolehelsetjenesten ligger hos lege. Fredrikstad kommune har etablert internkontroll i kommunehelsetjenesten. Som en del av dette systemet planlegges internkontrollsystem for skolehelsetjenesten ferdigstilt 31.12.01.

Alle elever får tilbud om systematiske medisinske undersøkelser og de følges opp med individuell helseveiledning. Skolehelsetjenesten i samarbeid med skolen har system for å identifisere og følge opp elever med spesielle behov.

Skolehelsetjenesten har etablert et forpliktende formalisert samarbeid for å hjelpe elever med sammensatte problemer. Det er opprettet ordninger for rådgivning og bistand til skolen vedrørende tilrettelegging for integrering av kronisk syke elever og funksjonshemmede elever. Skolen tar i stor grad selv ansvar for disse elevene.

Skolehelsetjenesten har iverksatt systematiske tiltak for å få oversikt over helseproblemer og risikofaktorer som kan ha sammenheng med skolemiljøet. Imidlertid er det uklart hvordan skolehelsetjenestens kunnskap om disse forhold blir formidlet og videreført til kommunenes ledelse og fulgt opp i overordnet planarbeid.

Det ble ikke påvist avvik fra myndighetskrav under revisjonen.

Det ble gitt 1 merknad på området helseovervåking.

Dato:

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Fredrikstad kommune, kommunedel Sentrum 05.12. 2001. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten drives innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Fredrikstad kommune har 68143 innbyggere i 2001 fordelt på 5 kommunedeler, hvorav kommunedel Sentrum har 27920 innbyggere. Som i andre storbyer trekker ungdom til sentrum. Innvandrer- og asylsøkerfamilier har sammen med flyktningefamiliene ofte behov for utvidede tiltak av skolehelsetjenesten.

Skolehelseplanen dekker aldersgruppen 6-20 år som utgjør over 10.000 barn /ungdom ved grunnskolene, videregående skoler og helsestasjon for ungdom. Skolehelseplanen er en delplan i kommunens plandokumenter og legger til grunn det faglige innholdet og anbefalingene i Veilederen for helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Planen, som ennå ikke er godkjent, er utarbeidet av en tverrfaglig kommunedelovergripende gruppe og som fra 1999 har vært forankret i kommunedelenes Fellesstab. I forbindelse med dette arbeidet ble det gjort en kartlegging ut fra de krav som stilles til virksomheten.

På vegne av kommunedelssjefene er det nedsatt en kvalitetsutviklingsgruppe som skal lede arbeidet med kvalitetsutvikling innenfor helsevern barn og unge i Fredrikstad kommune. Skolehelsetjenestens internkontrollsystem er utarbeidet i brukerhåndbok 19 som en del av Helsesøstertjenesten og planlegges sluttført 31.12.2001. Det arbeides med å lage rutiner og prosedyrer på ulike arbeidsoppgaver samt avviksprosedyrer.

Helsestasjon for ungdom er et kommunedels-/kommuneovergripende tiltak organisert til Helsesøstertjenesten i kommunedel Sentrum. Virksomheten får tilskudd fra Råde og Hvaler kommune. Målgruppen er 13-20 år. Det planlegges egen "guttedag" ved ungdomshelsestasjonen.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Årsrapport 2000; Helsevern for barn og unge; Ansvar 2248; Kommunedel Sentrum, Fredrikstad
• Virksomhetsplan 2001; Helsevern for barn og unge; Kommunedel Sentrum, Fredrikstad
• Utdrag fra Brukerhåndbok 19; Helsevern for barn og unge
• Plan for skolehelsetjenesten (ikke vedtatt)
• Arbeidsplan for grunnskolen
• Rutiner med vedlegg for grunnskolen
• Arbeidsplan for videregående skole
• Rutiner med vedlegg for videregående skole
• Oversikt over personale i skolehelsetjenesten
• Administrative fullmakter, stillingsbeskrivelser, organisasjonskart
• Prosjektrapport: 1998, Plan for skolehelsetjenesten
• Rutiner med vedlegg; Helsestasjon for ungdom

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkeslegen:

• Fylkeslegens brev med varsel om tilsyn, datert 05.09.2001 og brev av 24.10.2001 om endret dato for tilsyn.
• Oversendt etterspurt dokumentasjon fra Fredrikstad kommune, kommunedel Sentrum november 2001.
• Brev fra Fylkeslegen med program for tilsynsbesøket, datert 21.11.2001.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 05.09.01. Varsel om endret dato ble utsendt 24.10.01. Program ble utsendt 21.11.01.

Åpningsmøte ble avholdt 05.12.01.

Intervjuer
5 personer ble intervjuet.

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:
- 5 helsekort ble verifisert for å undersøke om det var foretatt
- 5 års/førskoleundersøkelse/basisundersøkelse før skolestart.

Sluttmøte ble avholdt 05.12.01.

På sluttmøtet ble revisjonsteamets observasjoner presentert.

• alle grunn- og videregående skoler har skolehelsetjeneste
• om kommunen har etablert internkontroll i kommunehelsetjenesten, herunder skolehelsetjenesten
• om skolehelsetjenesten/kommunen er kjent med lovkrav og faglige standarder
• om det medisinske faglige ansvaret for skolehelsetjenesten ligger hos lege

Det ble ikke funnet avvik fra myndighetskrav eller påpekt merknad på dette området.

• skolehelsetjenesten tilbyr systematiske medisinske undersøkelser til alle skoleelever
• skolehelsetjenesten tilbyr individuell helseveiledning
• skolehelsetjenesten har et system for å identifisere elever med spesielle behov

Det ble ikke funnet avvik fra myndighetskrav eller påpekt merknad på dette området.

Kommentar:

Knapphet på fysioterapi ressurser i skolehelsetjenesten hindrer denne faggruppen til dels i å følge opp elever på ulike klassetrinn i grunn- og videregående skole med forebyggende oppgaver. Fysioterapitjenesten prioriterer førskoleundersøkelse, henvisning til andre instanser og noe tverrfaglig samarbeid.

• skolehelsetjenesten har etablert et forpliktende tverrfaglig samarbeid, herunder henvisningsrutiner, for å hjelpe elever som har sammensatte problemer av helsemessig, pedagogisk, psykologisk eller sosial art
• om skolehelsetjenesten har system for rådgivning og bistand til skolen vedrørende tilrettelegging for integrering av kronisk syke elever og funksjonshemmede elever

Det ble ikke funnet avvik fra myndighetskrav eller påpekt merknader på dette området.

Område 4
Helseovervåking, herunder om

• skolehelsetjenesten har iverksatt systematiske tiltak for å få oversikt over helseproblemer blant elevene og risikofaktorer som kan ha sammenheng med skolemiljøet
• skolehelsetjenesten har formidlet kunnskap om dette til skolen

Det ble ikke funnet avvik fra myndighetskrav på dette området, men gitt 1 merknad.

Merknad 1

Det er uklart hvordan skolehelsetjenestens kunnskap og oversikt over helseproblemer/risikofaktorer systematisk blir formidlet og videreført til kommunens ledelse og fulgt opp i overordnet planarbeid.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkeslegen deltok:
Rådgiver Ellinor Vangen Hamre, revisjonsleder
Rådgiver Finn Martinsen, revisor