INNHOLD

Sammendrag

Fylkeslegen i Hedmark har gjennomført tilsyn med fengselshelsetjenesten i Kongsvinger kommune. Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet hvordan helsetjenesten gjennom sin internkontroll sørget for faglig forsvarlige helsetjenester til fengselsinnsatte, - herunder spesielt følgende områder:

• Organisering
• Prosedyre for oppfyllelse av relevante primærkrav vedrørende
  - Nødvendig helsehjelp for innsatte
  – Legemiddelhåndtering
  - Ivaretagelse av taushetsplikt
• Avviksbehandling

Kongsvinger kommune har ansvar for helsetjenesten til fengselsinnsatte i Kongsvinger fengsel, som har 22 plasser som brukes både til varetektsinnsatte og domsinnsatte. Kommunen har tilsatt fengselslege og sykepleier i deltidsstillinger for å ivareta behovet for helsehjelp i fengselet.

Det er ikke utviklet internkontrollsystem for fengselshelsetjenesten i Kongsvinger. Det foreligger lite skriftlig materiale som beskriver oppgaver, ansvar og myndighet. Det var heller ingen nedskrevne prosedyrer for fengselshelsetjenesten, og det finnes ikke system for avviksbehandling. Det foreligger her et avvik fra internkontrollkravet, jfr. lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3.

Det forelå velkjente og godt innarbeidede rutiner for hvordan fengselsinnsatte oppnådde kontakt med helsepersonell, og det foregår ingen "siling" av disse henvendelsene fra fengselspersonellets side. Informasjon om helsetjenesten til innsatte ble gitt av fengselspersonellet, men det er ingen skriftlig informasjon fra helsetjenestens side. Det forelå ingen analyse eller evaluering av behovet for helsetjenester. Dette gir grunnlag for en merknad i forhold til kommunehelsetjenestelovens § 2-1 om rett til nødvendig helsehjelp.

Legemiddelhåndteringen i fengselet ble gjennomført etter rutiner som var godt kjent for både helsetjenesten og de fengselsansatte. Fengselsansatte hadde ikke fått opplæring i medikamenthåndtering, og det forelå ikke skriftlig delegering av oppgaver. Det har ikke vært gjennomført farmasøytisk tilsyn siden 1999. Dette er et avvik fra flere bestemmelser i forskrift om legemiddelforsyningen i den kommunale helsetjeneste, § 2, jfr. §§ 8 og 9.

På de fleste områder var det innarbeidede rutiner som sikret at taushetsbelagte opplysninger om innsatte ikke var tilgjengelige for uvedkommende. Rutiner for nedlåsing og tilgang til journalmateriale forelå ikke skriftlig.

Dato: 10. desember 2001

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i fengselshelsetjenesten i Kongsvinger kommune i perioden 30. august – 10. desember 2001. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende felles tilsyn med fengselshelsetjenesten.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes fengselshelsetjenesten i Kongsvinger kommune ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale.

Siden 1987 har kommunen hatt som oppgave å yte helsetjenester til fengselsinnsatte. Etter et tidligere avtalebasert system, har denne oppgaven fra 1994 vært et kommunalt ansvar, og det gis et årlig statlig tilskudd til kommunen for å finansiere denne tjenesten.

Kongsvinger kommune yter helsetjenester til innsatte i Kongsvinger fengsel. Fengselet har plass til 22 innsatte i et fengselsbygg fra 1864. Vanligvis er over halvparten av de innsatte i varetekt. Fengselet tar kun imot mannlige innsatte.

Fengselshelsetjenesten ivaretas av fengselslege med 4 timers ukentlig arbeidstid og sykepleier også med 4 timer pr. uke. Ved behov for fysioterapi blir et av de private institutter i byen benyttet. Helsetjenestens kontorlokaler i fengselet ble ansett som tilfredsstillende. Romforholdene i fengselet bærer preg av at det er en gammel bygning og at det er noe trangt mange steder.

Ved tilsynet ble det uttrykt stor misnøye med helsetjenestetilbudet til innsatte fra psykiatrien. Tilgjengeligheten var vanskelig, og selv når fengselshelsepersonell mente det var stort behov for bistand syntes man at det var lite hjelp å få. Dette spørsmålet var ikke tema ved dette tilsynet, men må tas opp i annen sammenheng.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Enkelte prosedyrer fra "Håndbok for helse-, miljø- og sikkerhet" fra Kongsvinger kommune (organisasjonskart, avviksprosedyre, avviksmeldingsskjema, skademeldingsskjema)
• Beskrivelse av etablert praksis i brev datert 27. september 2001

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Varsel om tilsyn datert 30. august og 11. september 2001
• Tilbakemelding fra kommunen datert 27. september 2001
• Brev med nærmere orientering om gjennomføring av tilsyn datert 4. oktober 2001

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 30. august 2001

Åpningsmøte ble avholdt i forbindelse med tilsynsbesøket i Kongsvinger fengsel 16. oktober 2001

Intervjuer
5 personer ble intervjuet. Av disse var 3 ansatte i Kongsvinger kommune, og to ansatte i Kongsvinger fengsel. Det var gitt varsel om at vi ønsket å intervjue kommunelege I, men han møtte ikke ved tilsynet.

Verifikasjoner
Det ble foretatt befaring på helsetjenestens kontor, og i fengselet for øvrig. På kontoret var det avlåste arkivskap for journalmateriale og avlåste medisinskap. Ferdig istandgjorte dosettesker ble oppbevart i eget skap i vakta. Nøklene til fengselhelsetjenestens kontor ble oppbevart i vakta, hvor også nøkkel til arkivskapet forelå.
Innsatte som ønsket kontakt med lege/sykepleier ble oppført på en liste. Det var ikke opplysninger i denne utover navn på den som hadde bestilt time hos lege/sykepleier. Det forelå ikke skriftlig delegasjon for legemiddelhåndtering og opplæringsopplegg vedr. legemiddelhåndtering for ansatte. Det var foretatt farmasøytisk tilsyn i fengselet tidligere, og vi ble forevist rapport fra farmasøytisk tilsyn i 1999, som var siste gang slikt tilsyn ble foretatt.
Det var ikke registrert noen avviksmeldinger i fengselshelsetjenesten. 6 journaler ble undersøkt. Det var ingen bemerkninger til journalføringen. Det forelå ingen notater fra sykepleier i disse.

Sluttmøte ble avholdt samme dag i forbindelse med besøket i fengselet.

5.1 Internkontroll i helsetjenesten

Avvik 1