INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Omfanget av skolehelsetjeneste
• Internkontrollsystemet for skolehelsetjenesten
• Undersøkelser og veiledning
• Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper
• Helseovervåking

Alle grunnskoler og videregående skoler skal ha skolehelsetjeneste. Elverum kommune har ikke skolehelsetjeneste i videregående skole. Dette er et avvik fra Forskrift om helsetjenester i skoler § 2 jf. § 1.

Tilbudet om skolehelsetjeneste er også begrenset i grunnskolen. Mange av elevene i 5. klasse får ikke tilbud om samtale med helsesøster. Det medisinsk faglige tilbudet er mangelfullt. Bl.a. har ungdomsskolen ikke skolelege.

Store deler av skolehelsetjenestens arbeid er ellers i tråd med faglige retningslinjer angitt i veileder for helsestasjons- og skolehelsetjenesten 2 – 98. Tidspunkt (klassetrinn) for helseundersøkelser er blant de områder der tjenestene i større grad bør tilpasses veilederen.

Det er gjort et omfattende arbeid i forhold til utarbeidelse og iverksettelse av et internkontrollsystem for skolehelsetjenesten, men en del arbeid gjenstår. Bla. er det ikke iverksatt er system for avvikshåndtering. En del prosedyrer mangler, bla for dokumentstyring.

Det er opprettet skolehelseteam bestående av rektor, lærer og skolehelsesøster ved hver skole. Det er også opprettet et fagteam bestående av leder for PP – tjenesten, barnevernet og ledende helsesøster. Dette ivaretar det tverrfaglige samarbeidet i forhold til elever med spesielle behov.

Det ble i alt påpekt ett avvik og fire merknader.

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Skolehelsetjenesten i Elverum kommune i perioden 9. mars – 28. september 2000. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Elverum kommune har 9 barneskoler, 1 ungdomsskole, 1 barne og ungdomsskole og 1 videregående skole. Pr. 1. januar 2000 var det 2237 elever i grunnskolen og ca. 800 elever på videregående. Ledende helsesøster er administrativ leder av helsestasjons og skolehelsetjenesten. Ledende helsesøster er administrativt direkte underlagt helsesjefen. Til arbeid i skolehelsetjenesten er det avsatt ca. 2 helsesøsterårsverk. Skolelegen arbeider 5 timer pr. uke.

Kommunen har opprettet helsestasjon for ungdom.

• Årsplan for sektor for helse – og omsorg, år 2000
• Årsrapport 1999 for Elverum kommune
• Revidert utgave av plan for mennesker med psykiske lidelser, år 2000 – 2003
• Program for skolehelsetjenesten
• Oversikt over skoler og antall elever
• Div. prosedyrer, samt oversikt over andre utarbeidede prosedyrer
• Handlingsplan for og organisering av kvalitetssystemarbeidet
• Organisasjonskart
• Oversikt over antall stillinger
• Funksjonsbeskrivelser

Dagen før selve tilsynsbesøket mottok fylkeslegen utkast til virksomhetsplan for skolehelsetjenesten 2000 – 2001. Denne inneholdt også beskrivelse av status i skolehelsetjenesten år 2000.

• Brev fra fylkeslegen til Elverum kommune av 9. mars og 27. april 2000 med melding om tilsynsbesøk og forespørsel om å få tilsendt div. dokumentasjon.
• Brev fra Elverum kommune til fylkeslegen av 8. mai 2000 vedlagt diverse dokumentasjon
• Brev fra fylkeslegen til Elverum kommune av 30. mai 2000 med dagsprogram for tilsynsbesøket.
• Utkast til virksomhetsplan og annet materiale mottatt hos fylkeslegen 13. juni 2000

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 9. mars og 27. april 2000. Av ukjent grunn viste det seg at Elverum kommune ikke hadde mottatt revisjonsvarselet første gang det ble sendt fra fylkeslegen. Dette førte til at revisjonen ble gjennomført ca. en måned senere enn opprinnelig planlagt.

Åpningsmøte ble avholdt 14. juni 2000

Intervjuer: 5 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

4 journaler fra barnetrinnet, 2 fra 1. klasse og 2 fra 6. klasse, 3 journaler fra ungdomsskolen. Det er ingen anmerkninger til journalene.

Dokumentasjon på arbeid i ansvarsgrupper. Dokumentasjonen ga inntrykk av at dette fungerte hensiktsmessig.

Internkontrollpermen ble gjennomgått. Skolehelsetjenesten har kommet langt i utarbeidelse av sitt internkontrollsystem, men enkelte prosedyrer mangler. Det mangler også prosedyre for dokumentstyring.

Sluttmøte ble avholdt 14. juni 2000

5.1 Alminnelige krav

• Krav om skolehelsetjeneste på alle grunn- og videregående skoler
• Krav om internkontrollsystem for skolehelsetjenesten

Det er ikke etablert skolehelsetjeneste ved den videregående skolen.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Forskrift om helsetjenester i skoler § 2 jf. § 1.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

I årsrapporten for Elverum kommune 1999 og også i revidert plan for mennesker med psykiske lidelser 2000 – 2003 står det at videregående skole i 1999 har stått helt uten skolehelsetjeneste. Dette ble også bekreftet i intervjuene.

Internkontrollsystemet er ikke etablert i tilstrekkelig grad.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

Gjennomgang av internkontrollpermen bekreftet i intervjuene viste at det ikke er iverksatt er system for avvikshåndtering. Enkelte prosedyrer manglet, bla. prosedyre for dokumentstyring.

Kommentarer:

Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3 fastsetter krav om internkontroll for virksomheten. I "Nasjonal strategi for kvalitetsutvikling i helsetjenesten" fremgår det at man innen år 2000 forventer at virksomhetene har etablert "effektive og helhetlige internkontrollsystemer/kvalitetssystemer".

Det er ikke klart hvor det medisinsk faglige ansvar er plassert.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

Intervjuene viste at det er ulike oppfatninger om hvem som har det medisinsk faglige ansvaret for skolehelsetjenesten.

Veileder for helsestasjons og skolehelsetjenesten er ikke i tilstrekkelig grad lagt til grunn for virksomheten.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

Veilederen anbefaler helseundersøkelse før skolestart. Denne blir først gjennomført etter at barna har begynt på skolen.

Veilederen anbefaler målrettede helseundersøkelser ved 8, 12 – 13 og 16 – 17 års alder. I oversikten over hva skolehelsetjenesten på Elverum gjør på de forskjellige klassetrinn skoleåret 1999/2000 står det at 5. klassingene skal tilbys samtale om helse/trivsel. I intervjuene og i utkastet til virksomhetsplan fremkommer at ikke alle elevene får dette tilbudet.

Skolelege- oppgavene blir ikke i tilstrekkelig grad ivaretatt.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

Skolehelsetjenesten har lovpålagte oppgaver i forhold til ca 3000 elever. For en del av oppgavene er det nødvendig med medisinsk faglig kompetanse. Skolelegen arbeider 5 timer pr. uke. Intervjuene viste at det meste av skolelegens tid går til somatiske undersøkelser av elever i 1. klasse. Det blir i liten grad tid til arbeid i forhold til de andre elevene. Bla. er det ikke noe tilbud medisinsk faglig bistand i skolehelsetjenesten for ungdomsskolen. Skolelegen deltar i liten grad i tverrfaglig samarbeid i forhold til den enkelte elev og heller ikke i utarbeidelse av planer for virksomheten mv.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette punktet.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Assisterende fylkeslege Sven Anders Haugtomt,
underdirektør Inger Marie Tofthagen,
rådgiver Åse Jofrid Sørby