INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet


Sammendrag

Sammenlignet med andre kommuner i Hedmark var Engerdal tidlig ute med godkjenningsprosessen for barnehager og skoler. Etter en grundig prosess ble de fleste virksomheter (8 stk) godkjent av kommunestyret i mai 1999.

Det er ikke gitt dispensasjoner fra forskriften og i godkjenningsvedtakene er det kun i begrenset grad satt vilkår.

Kommunens organisering på området synes ryddig.

Både på helse- og omsorgsavdelingen og på oppvekstavdelingen har det skjedd store utskiftninger av personell de siste par årene. Etter at nøkkelpersonell sluttet, har aktiviteten omkring godkjenning av og tilsyn med miljørettet helsevern en periode ligget noe nede. Nytt personell er nå på plass.

Det foreligger ennå ikke noe kvalitets- eller internkontrollsystem for det miljørettede helsevern i Engerdal kommune.

Når det gjelder skolene og barnehagenes internkontroll så har denne kommet lengst på HMS-området.Virksomhetene søker å innpasse internkontrollkravene etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler til HMS-forskriften.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende 2 områder:

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Innen de reviderte områdene ble det gitt 3 avvik fra myndighetskravene og 2 merknader. 2 av avvikene dreide seg om at det ikke forelå noe internkontrollsystem for henholdsvis godkjenning av og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler. Det tredje avviket var begrunnet i at det fortsatt manglet godkjenning av en skole.

Den ene merknaden var knyttet til uklarhet omkring delegasjon fra rådmann til kommunelege 1 ved godkjenninger av barnehager og skoler.

Den andre merknaden angir at kommunen har et forbedringspotensiale når det gjelder overføring av erfaringer/kompetanse til nytt personell i forbindelse med nytilsetninger innen helse- og omsorgsavdelingen.

Dato: 14. februar 2001

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Engerdal kommune i perioden 18. oktober 2000 - 14. februar 2001. Selve revisjonsbesøket i kommunen fant sted 23.november 2000. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i år 2000. Kommunens godkjenning av og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler har vært ett av 2 felles tilsyn samtlige fylkesleger gjennomførte på oppdrag fra Statens helsetilsyn for 1999. Enkelte av disse tilsynene ble gjennomført først i 2000. Tilsynet i Engerdal kommune følger samme opplegg som for fellestilsynet , men er ikke en del av dette.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Denne revisjonen er begrenset til følgende 2 områder:

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler

Engerdal kommune har ca 1600 innbyggere som stort sett bor spredt og i grender/små tettsteder. Kommunen har 10 godkjenningspliktige virksomheter, 3 skoler og 7 barnehager. Av disse er det en kombinert barne- og ungdomsskole, ett oppvekstsenter (Elgå) og en familiebarnehage (for tiden ikke i drift).

Barnehager og grunnskoler i Engerdal administreres av oppvekstavdelingen i kommunen.

Miljørettet helsevern ligger under helse- og omsorgsavdelingen. Godkjenning av og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler tilligger kommunelege 1/medisinsk-faglig rådgiver.

Godkjenningsprosessen skjedde relativt tidlig i Engerdal og godkjenningsvedtak foreligger for de fleste virksomheter fra kommunestyret i 1999. Kommunestyrebehandlingen var begrunnet i at nødvendige utbedringer ville føre til økonomiske uttellinger.

Siden godkjenningsprosessen for barnehager og skoler pågikk i Engerdal, har det skjedd en omfattende utskifting av personale i både helse og omsorg- og oppvekstavdeling. Både konst. avdelingsleder, kommunelege 1 og ledende helsesøster er tilsatt siste året på helse og omsorg. På oppvekst er en rektor konstituert som avdelingsleder.

Fra medio 1999 har kommunen hatt tilgang til spesialkompetanse innen miljøhygiene gjennom en interkommunal medarbeider med base ved næringsmiddeltilsynet for Sør-Østerdal. Medarbeideren har ikke vært involvert i godkjenningsprosessen for barnehager og skoler i Engerdal.

Dokumentunderlaget for systemrevisjonen var:

• Lov av 19. mars 1982 om helsetjenesten i kommunene
• Lov av 30. mars 1984 om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift av 1. desember 1995 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Statens helsetilsyns veileder 3-98 til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Statens helsetilsyns rundskriv IK- 12/98 om kommunens tilsyn med virksomheter som etter kommunehelsetjenesteloven kap. 4a plikter å føre internkontroll
• Nasjonal strategi for kvalitetsutvikling i helsetjenesten, februar 1995

2. Korrespondanse mellom fylkeslegen og Engerdal kommune:

• Fylkeslegens brev av 15. september, 18. oktober 2000 (varsel) og 15. november 2000 (program) til Engerdal kommune vedrørende dette tilsynet
• Engerdal kommunes tilbakemelding vedrørende tilsynet i brev av 8.november 2000
• Engerdal kommunes svar av 22.februar 1999 på fylkeslegens statuskartlegging vedrørende godkjenning m.v. - miljørettet helsevern i barnehager og skoler

3. De mest sentrale dokumenter mottatt fra Engerdal kommune:

• Organisasjonskart for helsetjenesten
• Delegasjonsreglement for Engerdal kommune
• Årsmelding for 1999
• Budsjett for 2000
• Helhetsplan for avdeling helse og omsorg 2000
• Oversikt over personell innen miljørettet helsevern (i brev)
• Søknadsskjema for godkjenning av barnehager og skoler
• Saksutskrifter fra formannskapets og kommunestyrets vedtak vedrørende godkjenning av barnehager og skoler
• Godkjenningsvedtak fra Næringsmiddeltilsynet i Sør-Østerdal for Sømådal barnehage og Elgå oppvekstsenter
• Tilsynsplan for barnehager og skoler i forhold til HMS-forskriften, Oppvekstavdelingen 2000

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 15. september 2000 og 18. oktober 2000. Programmet ble oversendt 15. november 2000. I denne perioden og fram til tilsynsbesøket 23.november var det telefonisk kontakt mellom fylkeslegen og kommunen.

Åpningsmøte ble avholdt i forbindelse med tilsynsbesøket 23. november 2000. Her redegjorde fylkeslegen for bakgrunnen for tilsynet og om gjennomføringen av revisjonen.

Intervjuer
4 personer ble intervjuet. Disse representerte faglig og administrativt personale som er sentrale ved godkjenning av og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Gjennom intervjuene forsøkte en å skaffe seg informasjon om:

• kommunens kjennskap til regelverk, veiledere og rundskriv som gjelder for godkjenning og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler
• kommunens dokumentasjon på organisering, ansvarsplassering og oppgavefordeling på ulike nivå på dette feltet
• kommunens sikring av nødvendig kompetanse for godkjenning og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler
• kommunens bruk av vilkår og dispensasjon ved godkjenning av barnehager og skoler er i tråd med myndighetskrav
• kommunens saksbehandling ved godkjenning av barnehager og skoler er i tråd med myndighetskrav.

Verifikasjoner. Det ble ikke foretatt befaringer eller andre former for verifikasjoner på selve revisjonsdagen.

Sluttmøte ble avholdt samme dag som tilsynsbesøket. Fylkeslegen foretok en oppsummering med presentasjon av resultatene.

Område : Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.

Det mangler et internkontrollsystem for godkjenning av barnehager og skoler.

Lov om tilsyn med helsetjenesten § 3, 1. ledd jf. Nasjonal strategi for kvalitetsutvikling i helsetjenesten.

"Enhver som yter helsetjeneste skal etablere internkontroll for virksomheten og sørge for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med allment aksepterte faglige normer og krav fastsatt i medhold av lov eller forskrift"

Gjennom den mottatte skriftlige dokumentasjon framkom at det ikke forelå noe internkontrollsystem for godkjenning av barnehager og skoler. Dette ble bekreftet gjennom intervjuene.

Godkjenning skjer etter helseregelverk. Det er benyttet et detaljert søknadsskjema i godkjenningsprosessen i Engerdal. Den enkelte virksomhet, helseavdeling og oppvekstavdeling har vært involvert ved befaringer. I tillegg har bedriftshelsetjenesten foretatt målinger. Godkjenning fra kommunestyret foreligger for de fleste virksomheter, men noe internkontrollsystem for godkjenningene foreligger ikke.

Det mangler fortsatt godkjenning av en skole, Sømådal skole.

Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. § 6, jf. Lov om helsetjenesten i kommunene § 4a-2.

"Virksomheter som omfattes av forskriften jf. § 2, skal være godkjent av kommunestyret" I siste ledd heter det:

"Virksomheter som er etablert og i drift ved ikrafttredelsen av denne forskrift, skal ha ny godkjenning innen 31. desember 1998".

Gjennom den mottatte skriftlige dokumentasjon framkom at det ikke forelå noen godkjenning av Sømådal skole. Dette ble bekreftet gjennom intervjuene.

Kommentarer: Ved Sømådal skole er det gjennomført rehabilitering og tilbygg som ble avsluttet i 1999. Det er utført befaring, men uklart hvorfor godkjenning fra kommunestyret ikke foreligger.

Det er uklart om det foreligger noen delegering av myndighet fra rådmannen til kommunelege 1 i forhold til godkjenning av barnehager og skoler.

Merknaden er basert på følgende observasjon: Verken gjennom det tilsendte, oppdaterte delegasjonsreglement eller gjennom intervjuene kunne det fastslås om det forelå noen delegering av myndighet fra rådmann til kommunelege 1 i godkjenningssaker. På grunn av de økonomiske konsekvenser foretok kommunestyret i Engerdal godkjenningene.

Det mangler internkontrollsystem for tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Lov om tilsyn med helsetjenesten § 3, 1. ledd, jf. Nasjonal strategi for kvalitetsutvikling i helsetjenesten.

"Enhver som yter helsetjeneste skal etablere internkontrollsystem for virksomheten og sørge for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med allment aksepterte faglige normer og krav fastsatt i medhold av lov eller forskrift"

Gjennom den mottatte skriftlige dokumentasjon framkom at det ikke forelå noe internkontrollsystem for tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Dette ble bekreftet gjennom intervjuene.

På grunn av skifte av personell og vakanser er det ikke foretatt befaringer/tilsyn med skoler og barnehager siden godkjenningsprosessen. Tilsyn etter HMS-forskrift og miljørettet helsevernforskrift var berammet til november/desember 2000. Tiltak i forhold til godkjenningsvilkår skulle da kontrolleres.

Kommunen mangler gode rutiner for erfarings/kompetanseoverføring og tydeliggjøring av ansvarsforhold i forbindelse med nytilsettinger.

Intervjuene viste at viktig erfaring og kunnskap knyttet til den prosess som hadde skjedd vedrørende miljørettet helsevern i barnehager og skoler i Engerdal i liten grad var overført til nytt personell.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Rådgiver Bjørn Stårvik – revisjonsleder
Forebyggingsrådgiver Åse Jofrid Sørby – revisor
Underdirektør Inger Marie Tofthagen - revisor