INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved revisjonen

Tilsynet er utført som systemrevisjon.


Sammendrag

Systemrevisjonen viste at samtlige 14 godkjenningspliktige barnehager og skoler i Grue har søkt om godkjenning. Med unntak av 2 virksomheter har alle fått godkjenning, men på vilkår. Godkjenningene er gitt av kommunelege 1/medisinsk-faglig rådgiver i henhold til kommunens delegasjonsreglement.

Aktuelt personell både innen avdelingene for helse og skole/barnehage har god oversikt over virksomhetene og det gjeldende regelverk.

Representanter fra helseavdeling, skole/barnehageavdeling og fra den enkelte virksomhet har vært involvert i godkjenningsprosessen med befaringer, rapportering og søknader.

Kommunens kompetanse på området godkjenning og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler har vært noe begrenset, spesielt kapasitetsmessig. Dette har medført behov for ekstern bistand ved inneklimamålinger og dermed forsinkelse av godkjenningsprosessen.

Kommunens arbeid med kvalitets- og internkontroll i helsetjenesten er kommet relativt kort, blant annet som følge av omfattende organisasjonsendringsprosesser.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble avdekket innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende 2 områder:

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler
  
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Innen de reviderte områdene ble det gitt 3 avvik og 2 merknader. 2 av avvikene dreide seg om at det ikke forelå noe internkontrollsystem for henholdsvis godkjenning av og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler. Det øvrige avviket var begrunnet i at det fortsatt manglet godkjenning av 2 virksomheter.

Den ene merknaden var knyttet til mangler ved godkjenningsvedtakene som var gitt med omfattende bruk av vilkår. Den andre merknaden påpekte at ansvarsdelingen mellom medisinsk-faglig rådgiver og forebyggende helsevernleder ikke var klart definert innen miljørettet helsevern.

Dato: Hamar 16. mai 2000

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes kommunen ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen tar utgangspunkt i om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt

Revisjonen ble gjennomført ved gransking av dokument og ved intervjuer og samtaler. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav
• Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale

Denne revisjonen er begrenset til følgende 2 områder:

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler

Barnehager og grunnskoler i Grue administreres av fagavdeling/resultatenhet for barnehage og skole under ledelse av skolesjef.

Nåværende kommunelege 1/medisinsk faglig rådgiver ble ansatt høsten 1998 etter at godkjenningsprosessen for barnehager og skoler var igangsatt. Godkjenningsmyndigheten var delegert til kommunelege I etter kommunens delegasjonsreglement.

På samme tid som godkjenningsprosessen har pågått er det gjennomført en omfattende organisasjonsendringsprosess i kommunen de siste årene. Den siste organisasjonsplan-hovedstruktur ble vedtatt av kommunestyret 17. januar 2000.

Dette har resultert i 5 fagavdelinger/resultatenheter hvorav en for helse/omsorg som ledes av en helse- og omsorgssjef. Herunder finnes 5 avdelinger for: institusjoner, hjemmetjenester, fysio-/ergoterapi, medisinsk- faglig og forebyggende helsevern/helseopplysning.

Kommunen har ikke tilsatt teknisk-hygienisk personell, men har innleid slik kompetanse ved behov, herunder ved inneklimamålinger ved barnehager og skoler.

1. A. Regelverk, veiledere og rundskriv:

• Lov av 19. mars 1982 om helsetjenesten i kommunene
• Lov av 30. mars 1984 om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift av 1. desember 1995 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v
• Statens helsetilsyns veileder 3-98 til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv
• Statens helsetilsyns rundskriv IK-12/98 om kommunens tilsyn med virksomheter som etter kommunehelsetjenesteloven kap. 4a plikter å føre internkontroll
• Nasjonal strategi for kvalitetsutvikling i helsetjenesten –februar 1995

2. Korrespondanse mellom fylkeslegen og Grue kommune:

• Fylkeslegens brev av 9. desember 1999 (varsel), 23.desember 1999, 29. desember 1999 og

11. februar 2000 (program) til Grue kommune vedrørende dette tilsynet

• Grue kommunes tilbakemeldinger vedrørende tilsynet i brev av 27. januar 2000, 7. februar 2000, og 11. februar 2000
• Grue kommunes svar av 17. mars 1999 på fylkeslegens statuskartlegging vedrørende godkjenning m.v. – miljørettet helsevern i barnehager og skoler

3. De mest sentrale dokumenter mottatt fra Grue kommune.

• Organisasjonskart for helse- og sosialsektoren i Grue kommune
• Oversikt over oppgave og ansvarsfordeling i helse- og sosialsektoren
• Organisasjonsplan – hovedstruktur vedtatt av kommunestyret 17. januar 2000
• Delegasjonsreglement for Grue kommune vedtatt av kommunestyret 19. oktober 1995 og intern delegering helse- og sosialsektoren av 22. januar 1996
• Helse- og sosialplan for Grue kommune (1994)
• Årsmelding 1998 for Grue kommune
• Budsjett for 2000 for Grue kommune
• Oversikt over personell innen miljørettet helsevern
• Oversikt over skoler og barnehager som har søkt om godkjenning etter forskriften
• Søknadsskjema for godkjenning av skoler og barnehager i Grue
• Sektor for barnehage/skoles rutinebeskrivelse/saksgang vedrørende godkjenning av barnehager og skoler – brev av 3. mars 1998 og 14. september 1999
• Utskrift av vedtak. Administrativ godkjenning v/kommunelege I av Solungen barnehage
• Program for kurs om inneklimaarbeid - 10. januar 1998
  

Melding om tilsyn ble sendt Grue kommune 9. desember 1999. Programmet ble oversendt 11. februar 2000. Mellom disse datoer var det korrespondanse og telefonisk kontakt mellom fylkeslegen og kommunen.

På åpningsmøtet 24. februar redegjorde fylkeslegen for bakgrunnen for tilsynet og om gjennomføringen av revisjonen.

Intervjuer 4 personer ble intervjuet. Disse representerte faglig og administrativt personale som har vært sentrale ved godkjenning av og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Gjennom intervjuene forsøkte en å fremskaffe informasjon om:

• kommunens kjennskap til regelverk, veiledere og rundskriv som gjelder for godkjenning og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler
• kommunens dokumentasjon på organisering, ansvarsplassering og oppgavefordeling på ulike nivå på dette feltet
• kommunens sikring av nødvendig kompetanse for godkjenning og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler
• kommunens bruk av vilkår og dispensasjon ved godkjenning av barnehager og skoler er i tråd med myndighetskrav
• kommunens saksbehandling ved godkjenning av barnehager og skoler er i tråd med myndighetskrav

Følgende verifikasjoner ble etter anmodning fra fylkeslegen gjennomført på selve revisjonsdagen:

• kommunens delegasjonsvedtak vedrørende delegasjon fra rådmann til sektorleder helse- og sosial av 7. november 1995
• 2 utskrifter av godkjenningsvedtak fattet av kommunelege I for skoler og tilsvarende 2 vedtak for barnehager
• Skole/barnehagesektorens forslag til internkontroll (perm) for virksomheter

Resultatene av verifikasjonene var utfyllende i forhold til mottatt skriftlig dokumentasjon og bekreftet det som framkom i intervjuene.

På avslutningsmøtet ble det foretatt en oppsummering av fylkeslegen med presentasjon av resultatene.

Avvik 1

Det mangler et internkontrollsystem for godkjenning av barnehager og skoler.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om tilsyn med helsetjenesten § 3, 1. ledd, jf. Nasjonal strategi for kvalitetsutvikling i helsetjenesten.

Avviket er basert på følgende observasjoner: Gjennom den mottatte skriftlige dokumentasjon framkom at det ikke forelå noe internkontrollsystem for godkjenning av barnehager og skoler. Dette ble bekreftet gjennom intervjuene.

Godkjenning skjer etter helseregelverk. Et omfattende søknadsskjema er benyttet i godkjenningsprosessen i Grue, det er foretatt befaringer, skrevet rapporter og skolesjef har utarbeidet en enkel rutinebeskrivelse for godkjenning, men noe internkontrollsystem foreligger altså ikke.

Avvik 2

Det mangler fortsatt godkjenning av 2 virksomheter, en barnehage og en skole.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Forskrift om miljørettet i barnehager og skoler mv. § 6

jf Lov om helsetjenesten i kommunene § 4a-2.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

Gjennom den mottatte skriftlige dokumentasjon, intervjuene og verifikasjonene framkom at 2 virksomheter det var søkt om godkjenning for ikke var blitt godkjent. Dette hadde dels sammenheng med strukturelle endringer (sammenslåinger/nedlegginger) dels mangler i forhold til forskriftenes krav (hovedsakelig inneklima /luftkvalitetsmålinger).

Avvik 3

Det mangler et internkontrollsystem for tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om tilsyn med helsetjenesten § 3, 1. ledd, jf. Nasjonal strategi for kvalitetsutvikling i helsetjenesten.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

Gjennom den mottatte skriftlige dokumentasjon framkom at det ikke forelå noe internkontrollsystem for tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler. Dette ble bekreftet gjennon intervjuene.

Tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler skjer etter helseregelverk (kommunehelsetjenestelov § 4a-2 og forskriftens § 25).

Etter befaringene i forbindelse med godkjenningsprosessen er det ikke gjennomført noe tilsyn. Tidligere var det årlige tilsyn ved skoler og barnehager utført som inspeksjoner av helsesøster. Noe internkontrollsystem for tilsyn finnes imidlertid ikke.

Merknad 1

Godkjenningsvedtakene lider under vesentlige mangler. De er lite spesifikke og er gitt på vilkår blant annet om tilfredsstillende luftkvalitetsmålinger og utbedringer. Vedtakene har uklar status ved mangel på oppfyllelse av vilkår.

Merknaden er basert på følgende observasjon:

Gjennom mottatt skriftlig dokumentasjon, intervjuene og verifikasjoner framkom at godkjenningsvedtakene skjedde administrativt av kommunelege I etter kommunens delegasjonsreglement. Det er opplyst om klageadgang. Vedtakene fremstår imidlertid som mangelfulle med omfattende bruk av vilkår som nevnt over. Blant annet har forsinkelse med å få utført luftkvalitetsmålinger ført til at fristen for å rapportere resultatene av disse som var fjorårets utgang, blitt overskredet. Dette har hittil ikke ført til sanksjoner eller endringer i godkjenningsstatus.

Merknad 2

Rollene og ansvarsdeling mellom medisinsk-faglig rådgiver og forebyggende helsevernleder (ledende helsesøster) er ikke klart definert innen miljørettet helsevern.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

Den mottatte skriftlige dokumentasjon viser at det ikke er en tydelig ansvarsdeling mellom de 2 sidestilte avdelingene: medisinsk-faglig avdeling og avdeling for forebyggende helsevern og helseopplysning og deres ledere. Dette ble bekreftet i intervjuene.

Medisinsk-faglig rådgiver (kommunelege 1) leder og utvikler arbeidet med miljørettet helsevern, mens en del oppgaver innenfor miljørettet helsevern som teknisk hygiene er tillagt stillingen som forebyggende helsevernleder.

6. Deltakere på revisjonen

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Bjørn Stårvik, rådgiver – revisjonsleder
Øystein Ruud, seniorrådgiver – revisor
Åse Jofrid Sørby, fylkessykepleier – revisor
Inger Marie Tofthagen, underdirektør – revisor
Sidsel Platou Aarseth, observatør fra Statens helsetilsyn