INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere på revisjonen

Tilsynet er utført som systemrevisjon


Sammendrag

Systemrevisjonen viste at Hamar kommune har nedlagt et omfattende arbeid knyttet til godkjenningsprosessen for barnehager og skoler.

Det foreligger kartlegginger, målinger og søknader for samtlige drøyt 50 godkjenningspliktige virksomheter. Ved saksbehandlingen av søknadene er skolene prioritert og de fleste av disse er godkjent. Samtlige barnehager mangler godkjenning. Ennå gjenstår en del arbeid før helsetjenestenes internkontrollsystem for miljørettet helsevern er fullført. Det samme gjelder også for virksomhetenes internkontroll for miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Revisjonen har vist at kommunen har god oversikt over de aktuelle virksomheter og likeledes det gjeldende regelverk for godkjenning og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler. Kommunens organisering og delegasjon på området synes ryddig. Kommunen innehar den nødvendige kompetanse vedrørende godkjenning og tilsyn.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble avdekket innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende 2 områder:

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler

Under revisjonen ble det gitt 2 avvik og 2 merknader. Avvikene dreide seg om at det 1) fortsatt manglet godkjenning for enkelte skoler og at 2) ingen barnehager ennå var godkjent i forhold til forskriften.

Merknadene knyttet seg til 1) uklar status for innstillinger/vedtak fra helsesjefen i saker hvor godkjenning ikke var gitt og 2) et ikke fullført internkontrollsystem for godkjenning og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Dato: Hamar 27. april 2000.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes kommunen ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen tar utgangspunkt i om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt

Revisjonen ble gjennomført ved gransking av dokument og ved intervjuer og samtaler. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav
• Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale

Denne revisjonen er begrenset til følgende 2 områder:

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler
  

Barnehager og grunnskoler i Hamar administreres av oppvekst- og undervisningsetaten.

Godkjenning av og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler er delegert til helsesjefen. Kommunestyrebehandling i forbindelse med godkjenning skjer bare i de tilfeller hvor det er behov for betydelige økonomiske investeringer ved virksomheten.

I Hamar er helsesjefstillingen en fulltids administrativ stilling. Han er også medisinsk-faglig rådgiver.

Kommunen har tilgang til spesialkompetanse innen teknisk hygiene gjennom en interkommunal medarbeider for Hamar, Løten og Stange.

I godkjenningsprosessen har personell fra helseavdelingen, oppvekst og undervisningsetat og den enkelte virksomhet vært involvert i befaringer, kartlegginger og målinger. I tillegg har kommunens bolig og eiendomskontor og ekstern bygnings-teknisk konsulent vurdert og kalkulert utbedringstiltak.

Dokumentunderlaget for systemrevisjonen var:

• Lov av 19. mars 1982 om helsetjenesten i kommunene
• Lov av 30. mars 1984 om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift av 1. desember 1995 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Statens helsetilsyns veileder 3-98 til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv.
• Statens helsetilsyns rundskriv IK-12/98 om kommunens tilsyn med virksomheter som etter kommunehelsetjenesteloven kap. 4a plikter å føre internkontroll
• Nasjonal strategi for kvalitetsutvikling i helsetjenesten –februar 1995

2. Korrespondanse mellom fylkeslegen og Hamar kommune

• Fylkeslegens brev av 9. desember 1999 (varsel) 23.desember 1999, 24. januar 2000 og
  8. februar 2000 (program) til Hamar kommune vedrørende dette tilsynet
• Hamar kommunes tilbakemeldinger vedrørende tilsynet i brev av 15. desember 1999 og 21. januar 2000, overlevert perm m/dokumenter 4. februar 2000 og ytterligere dokumenter overlevert 7. februar 2000
• Hamar kommunes svar av 1. mars 1999 på fylkeslegens statuskartlegging vedrørende godkjenning m.v. – miljørettet helsevern i barnehager og skoler

3. De mest sentrale dokumenter mottatt fra Hamar kommune.

• Administrativt og politisk organisasjonskart for Hamar kommune
• Delegasjonsreglement for Hamar kommune
• Oversikt over ansatte i helseavdelingen og i oppvekst og undervisningsetaten – relevant for dette tilsynet
• Årsmelding m/budsjett for helseavdelingen for 1999
• Handlingsplan for 1999 for helseavdelingen
• Søknadsskjema for godkjenning av skoler og barnehager etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler i kommunene Hamar-Løten-Stange.
• Utkast til kvalitetssystem for miljørettet helsevern, herunder forslag til metodebeskrivelse for godkjenning av barnehager og skoler, og tilsyn med barnehager og skoler
• Forslag til internkontrollsystem miljørettet helsevern i barnehager og skoler
• Oversikt over barnehager og skoler i Hamar kommune
• Utskrifter av godkjenningsvedtak/avslagsvedtak vedrørende skoler fra Hamar kommune v/helsesjefen

Melding om tilsyn ble sendt Hamar kommune 9. desember 1999. Programmet ble oversendt 8. februar 2000. Mellom disse datoene var det korrespondanse og telefonisk kontakt mellom fylkeslegen og kommunen.

På åpningsmøtet 16. februar redegjorde fylkeslegen for bakgrunnen for tilsynet og om gjennomføringen av revisjonen.

Intervjuer. 4 personer ble intervjuet. Disse representerte faglig og administrativt personale som har vært sentrale ved godkjenning av og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Gjennom intervjuene forsøkte en å fremskaffe informasjon om:

• kommunens kjennskap til regelverk, veiledere og rundskriv som gjelder for godkjenning og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler
• kommunens dokumentasjon på organisering, ansvarsplassering og oppgavefordeling på ulike nivå på dette feltet
• kommunens sikring av nødvendig kompetanse for godkjenning og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler
• kommunens bruk av vilkår og dispensasjon ved godkjenning av barnehager og skoler er i tråd med myndighetskrav
• kommunens saksbehandling ved godkjenning av barnehager og skoler er i tråd med myndighetskrav

Det ble ikke foretatt noen verifikasjoner på selve revisjonsdagen da etterspurt dokumentasjon og vedtak var mottatt på forhånd.

På avslutningsmøte ble det foretatt en oppsummering av fylkeslegen med presentasjon av resultatene.

Avvik 1

Arbeidet med godkjenning av barnehager er ennå ikke sluttført.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv. § 6 jf. Lov om helsetjenesten i kommunene § 4a-2.

"Virksomheter som omfattes av forskriften jf. § 2, skal være godkjent av kommunestyret ". I siste ledd heter det at
"Virksomhet som er etablert og i drift ved ikrafttredelsen av denne forskrift, skal ha ny godkjenning innen 31. desember 1998".

Avviket er basert på følgende observasjoner:

Gjennom den mottatte skriftlige dokumentasjon og intervjuene framkom at det er foretatt befaringer, kartlegginger/målinger og innsendt søknader for samtlige barnehager og skoler i kommunen (totalt i overkant av 50 virksomheter). Skolene var blitt prioritert i sluttbehandlingen av godkjenningsprosessen, derfor gjenstår godkjenning av barnehagene.

Avvik 2

Det gjenstår fortsatt endelig godkjenningsvedtak for enkelte skoler

Avvik fra følgende myndighetskrav: Forskrift om miljørettet i barnehager og skoler mv. § 6 jf Lov om helsetjenesten i kommunene § 4a-2.

"Virksomheter som omfattes av forskriften Jf. § 2, skal være godkjent av kommunestyret". I siste ledd heter det at
" Virksomhet som er etablert og i drift ved ikrafttredelsen av denne forskrift, skal ha ny godkjenning innen 31. desember 1998".

Avviket er basert på følgende observasjon:

Gjennom den mottatte skriftlige dokumentasjon og intervjuene framkom at et mindre antall skoler ikke hadde fått endelig godkjenning da de ikke var i overenstemmelse med forskriftenes krav. Det er stilt krav om utarbeidelse av handlingsplaner for tiltak. Kostnadene ved disse avgjør om skolene kan godkjennes på vilkår av helsesjefen etter delegasjon eller må behandles av kommunestyret.

Merknad 1

Det er uklart hvilken status innstillinger/vedtak fra helsesjefen har – i de saker hvor godkjenning av skoler ikke er gitt.

Merknaden er basert på følgende observasjon: Det er noe uoverensstemmelse mellom tilsendt dokumentasjon og det som framkom under intervjuene. Det er opplyst om klageadgang som ved enkeltvedtak, men innstillingene var ment å være intern saksbehandling. Det vises til forvaltningslovens bestemmelser.

Merknad 2

Kommunen har påbegynt arbeide med å etablere et internkontrollsystem for godkjenning av og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler. Dette arbeidet er ikke fullført.

Merknaden er basert på følgende observasjon:

Dokumentasjonen fra kommunen viste at det foreligger et grovutkast til kvalitetssystem for miljørettet helsevern hvor pkt. 10 om helseforhold ved bygninger og institusjoner har med forslag til metodebeskrivelse for godkjenning og tilsyn. En betydelig del av prosessen gjenstår. Intervjuene bekreftet det ovennevnte.

Det vises til tilsynslovens bestemmelser om internkontroll (§3) og Nasjonal strategi for kvalitetsutvikling i helsetjenesten.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Bjørn Stårvik, rådgiver – revisjonsleder
Øystein Ruud, seniorrådgiver – revisor
Åse Jofrid Sørby, fylkessykepleier – revisor
Inger Marie Tofthagen, underdirektør - revisor