INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet


Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Omfanget av skolehelsetjeneste
• Internkontrollsystemet for skolehelsetjenesten
• Undersøkelser og veiledning
• Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper
• Helseovervåking

Alle grunnskoler og videregående skoler skal ha skolehelsetjeneste. Åsnes kommune har ikke skolehelsetjeneste i videregående skole. Dette er et avvik fra Forskrift om helsetjenester i skoler § 2 jf. § 1.

Det er for tiden store begrensninger i tilbudet om skolehelsetjeneste ved alle skolene i Åsnes. Av 3 helsesøsterstillinger er en og en halv stilling nå vakant. Det begrensede tilbudet medfører bla. at skolehelsetjenesten ikke er tilgjengelig til faste tider for elever med behov for individuelle råd og veiledning. De medisinske undersøkelsene blir gjennomført, selv om de er noe forsinket i forhold til utkast til plan for skolehelsetjenesten.

I Åsnes kommune er det ikke i tilstrekkelig grad utarbeidet et internkontrollsystem for kommunehelsetjenesten, herunder skolehelsetjenesten. Dette er et avvik fra Lov om statlig tilsyn § 3.

Skolehelsetjenesten arbeider etter etablerte rutiner, men har i liten grad tatt i bruk de anbefalinger som er gitt i den nye veilederen for helsestasjons- og skolehelsetjenesten.

I forhold til arbeidet med utsatte barn og unge har Åsnes kommune etablert ei tverrfaglig og tverretatlig faggruppe der skolehelsetjenesten ved helsesøstertjenesten er representert. Det er også et etablert samarbeide med barne- og ungdomstjenesten på andre linje nivå.

Skolehelsetjenesten har ikke et system som i tilstrekkelig grad gir oversikt over risikofaktorer og helseproblemer blant elevene og sørger for tilbakemelding til skolens ledelse og andre. Dette er et avvik fra Forskrift om helsetjenester i skoler § 3, jf. § 2 andre ledd og § 3 punkt 2 og 3 og kommunehelsetjenesteloven § 1 –4.

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved skolehelsetjenesten i tidsrommet 14. februar –29. juni 2000. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Det blir dette året ført tilsyn med skolehelsetjenesten i utvalgte kommuner i alle landets fylker. Tilsynet er altså en del av fylkeslegenes felles tilsyn.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen tar utgangspunkt i om :

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Fylkeslegen har revidert følgende områder:

• Alminnelige krav:
  Krav om skolehelsetjeneste på alle grunn- og videregående skoler
  Krav om internkontrollsystem for skolehelsetjenesten
• Undersøkelser og veiledning
• Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper
• Helseovervåking

Åsnes kommune har fem grunnskoler og to videregående skoler. Ledende helsesøster er administrativ leder av helsestasjons og skolehelsetjenesten. Ledende helsesøster er administrativt direkte underlagt helse og sosialsjefen. Kommunen har opprettet tre stillinger for helsesøstre. Pr. dato er bare en og en halv stilling besatt. Det er skolelege i 20 % stilling. Det er også fysioterapeut som jobber i 20 % stilling i forhold til skolehelsetjenesten.

Det har vært kontinuitet i stillingen som ledende helsesøster inntil 1. mars 2000. De ledige stillinger er utlyst for andre gang.

I kommunen er det dessuten ei tverrfaglig/tverretatlig faggruppe som møtes en gang i måneden for diskusjon av tiltak i forhold til utsatte barn og unge. Faggruppen består av helsesøster, representant fra PP–tjenesten, representant skole- og barnehagen, lege, evt. lensmann og evt andre ut fra behov. Skolehelsetjenestens personell har også jevnlige møter med Barne– og familietjenesten på Kongsvinger.

Dokumentunderlaget for systemrevisjonen var:

• Lov om helsetjenesten i kommunene
• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Forskrift om helsetjenester i skoler

• Rundskriv IK 33/95:
• Veileder for helsestasjons- og skolehelsetjenesten (2 –98)
• Veileder i habilitering av barn og unge (1-98)
• Nasjonal strategi for kvalitetsutvikling i helsetjenesten (IK – 2482)

• Brev fra fylkeslegen til Åsnes kommune av 14. februar 2000 med melding om tilsynsbesøk og forespørsel om å få tilsendt div. dokumentasjon
• Brev fra Åsnes kommune til fylkeslegen av 6. mars 2000 vedlagt diverse dokumentasjon
• Brev fra fylkeslegen til Åsnes kommune av 4. april 2000 med dagsprogram for tilsynsbesøket

• Forslag til plan (datert 12. juli –96) for skolehelsetjenesten i Åsnes kommune
• Organisasjonskart
• Div. faglige prosedyrer
• Funksjonsbeskrivelse for leder av helsesøstertjenesten
• Helseopplysningsskjema som foreldre og elever skal fylle ut i forbindelse med undersøkelse i 5. klasse.<
• Div andre meldingsskjema til foreldre (gjennomførte vaksinasjoner mv. )
• Kopi av brev datert 7. april 2000 overlevert ved tilsynsbesøket 11. april då. fra helsesøster Hildegunn Dyresen til helse og sosialsjef Jan Kristen Rangmel vedrørende bemanningssituasjonen ved Åsnes helsestasjon.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Åpningsmøte ble avholdt 11. april 2000

Sluttmøte ble avholdt 11. april 2000

Intervjuer
5 personer ble intervjuet, herunder tidligere ledende helsesøster. Kommunen hadde på forhånd avtalt at hun skulle være tilstede under tilsynsbesøket.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

6 journaler, 3 for elever i andre klasse og 3 for elever i sjette klasse ble gjennomgått. Det er ingen anmerkninger til journalene.

Internkontrollpermen ble gjennomgått. Den inneholdt en del faglige prosedyrer, men det var ikke noe enhetlig internkontrollsystem.

En perm som dokumenterte samarbeidet i den tverrfaglige/tverretatlige faggruppa ble gjennomgått. Denne ga inntrykk av et samarbeid som var satt i system og som syntes å fungere godt.

Revisjonsbesøket ble avsluttet med et sluttmøte der tilsynteamets observasjoner ble presentert:

5.1: Alminnelige krav

• Krav om skolehelsetjeneste på alle grunn- og videregående skoler
• Krav om internkontrollsystem for skolehelsetjenesten

Det er ikke etablert skolehelsetjeneste ved de videregående skolene.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Forskrift om helsetjenester i skoler § 2 jf. § 1

I årsmeldingen for 1999, og bekreftet i intervjuene fremkom at kommunen ikke har hatt skolehelsetjeneste i de videregående skoler på mange år. I forslag til plan for skolehelsetjenesten var de videregående skolene ikke nevnt.

Kommentarer: Det er fastsatt i forskrift om helsetjenesten i skoler § 1og § 2 at det skal være skolehelsetjeneste ved de skoler i kommunen som omfattes av lov om grunnskolen og lov om videregående opplæring.

Internkontrollsystemet er ikke utviklet i tilstrekkelig grad.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om statlig tilsyn § 3

Det ble ikke fremlagt dokumentasjon på at det var etablert internkontroll i kommunehelsetjenesten, inkludert skolehelsetjenesten. Det ble heller ikke fremlagt konkrete planer som kan sannsynliggjøre at internkontroll vil bli etablert i løpet av året. Det forelå heller ikke noe dokumentasjon på at det var etablert og satt i funksjon noe avvikssystem for skolehelsetjenesten.

Kommentarer: I skolehelsetjenesten forelå en del faglige prosedyrer. Disse var imidlertid ikke en del av et enhetlig system der dokumentasjonsstyring, godkjenning av prosedyrene på overordnet nivå mv. inngår.

I "Nasjonal strategi for kvalitetsutvikling i helsetjenesten " fremgår det at man innen år 2000 forventer at virksomhetene har etablert "effektive og helhetlige internkontrollsystemer/kvalitetssystemer" Det må derfor kunne forventes at kommunen har etablert et internkontrollsystem eller i hvert fall kan dokumentere konkrete planer som kan sannsynliggjøre at internkontroll vil bli etablert i inneværende år.

Rutinene for å sikre at de ansatte er kjent med regelverk og faglige standarder er ikke tilstrekkelige.

Det forelå ikke skriftlige rutiner for å sikre at de ansatte er kjent med regelverk og faglige standarder. Forslaget til plan for skolehelsetjenesten i Åsnes kommune er ikke i samsvar med de anbefalinger som blir gitt i Veileder for helsestasjons og skolehelsetjenesten ( Nr. 2- 98 i Statens helsetilsyn`s veiledningsserie)

Kommentarer: Det følger av internkontrollplikten og kravet om faglig forsvarlig virksomhet av kommunene må kunne dokumentere at de har et system som sikrer at informasjon om myndighetskrav og informasjon om sentral faglig utvikling blir kjent for de som leder og arbeider i skolehelsetjenesten.

Ny veileder for helsestasjons og skolehelsetjenesten kom i 1998, men er i liten grad tatt i bruk.

5.2: Undersøkelser og veiledning

Merknad 2:

Skolehelsetjenesten er ikke tilgjengelig til faste tider for elever med behov for individuelle råd og veiledning.

Merknaden er basert på følgende observasjoner: Det går frem av dokumentasjonen og ble bekreftet ved intervju at det for tiden ikke er faste trefftider i skolehelsetjenesten verken på barneskolene eller ungdomsskolen.

Kommentarer: I forskrift om helsetjenester i skoler §3 er det fastsatt at skolehelsetjenesten skal gi tilbud om individuell helseveiledning. For at dette tilbudet skal nå de som har behov for det er det bla. viktig at tilbudet fremstår som et lavterskeltilbud. Dette innebærer lett tilgjengelighet og faste trefftider.

5.3: Tiltak for utsatte grupper

Veileder for helsestasjons og skolehelsetjenesten er ikke i tilstrekkelig grad lagt til grunn for virksomheten.

Merknaden er basert på følgende observasjoner: Forslag til plan for skolehelsetjenesten er ikke i tilstrekkelig grad i samsvar med de anbefalinger som er lagt til grunn i veileder for helsestasjons og skolehelsetjenesten. Intervjuene bekreftet at anbefalingene i veilederen i liten grad var lagt til grunn ved planlegging og gjennomføring av tjenesteutøvelsen.

Merknad 4:

Skolehelsetjenestens bistand og rådgivning til skolen vedrørende tilrettelegging for funksjonshemmede barn er ikke alltid tilstrekkelig.

Det gikk frem av intervjuene at skolehelsetjenesten ikke har rutiner som sikrer at det i hvert enkelt tilfelle blir gitt råd til skolen vedrørende tilrettelegging for kronisk syke og funksjonshemmede barn. Imidlertid har kommunen stilling for konsulent for funksjonshemmede og etter det vi fikk opplyst ivaretar denne noen av de aktuelle oppgavene.

5.4: Helseovervåking

Skolehelsetjenesten har ikke er system som gir tilstrekkelig oversikt over elevenes helsetilstand og risiko og sørger for tilbakemelding til skolens ledelse og andre.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Forskrift om helsetjenester i skoler § 3, jf § 2 andre ledd og § 3 punkt 2 og 3 og kommunehelsetjenesteloven § 1 –4

Avviket er basert på følgende observasjoner: Det ble ikke fremlagt noe dokumentasjon som viser at skolehelsetjenesten har et system som sikrer tilstrekkelig oversikt over risikofaktorer og helseproblemer blant elevene. At slik oversikt manglet ble bekreftet i intervjuene. Det ble også bekreftet at det heller ikke var noe system som sikret at opplysninger om helsetilstand risikofaktorer ble formidlet til lærerene.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Assisterende fylkeslege Sven Anders Haugtomt,
underdirektør Inger Marie Tofthagen,
fylkessykepleier Åse Jofrid Sørby