INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Målsettinger for tilsynet
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet saksbehandlingsrutiner knyttet til søknad, vedtak, tildeling/avslag og evt. klage vedrørende tildeling av hjemmesykepleie, samt oppfølging av vedtaket i praksis. Videre ble samhandling og tverrfaglighet berørt ved tilsynet. I denne sammenheng ble det fokusert på faglig forsvarlig virksomhet knyttet til legemiddelhåndtering i hjemmesykepleien og samarbeid med legetjenesten og rehabiliteringstjenesten i forhold til oppfølging av igangsatte tiltak der forvaltningslovens regler ikke gjelder.

Innenfor saksbehandling: Enkeltvedtak om tildeling av hjemmesykepleie er ikke formulert i henhold til krav om begrunnelsens innhold og andre formkrav i forvaltningsloven

Det bes om tilbakemelding innen 15. januar 2001 der det framgår hvordan avviket skal rettes.

Dato: Lillehammer 3. januar 2001

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i hjemmesykepleien i Gjøvik kommune, Biri omsorgsdistrikt 9/11-00. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Tilsvarende tilsyn har omfattet 4 kommuner i løpet av høsten 2000, og vil fortsette i 2001 med andre kommuner i Oppland.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Tilsynsmyndighetenes innsynsrett er blitt benyttet ved dette tilsynet, jfr. Lov om helsetjenesten i kommunene § 6-3, ved granskning av pasientdokumentasjon. Selv om det er gjennomført intervjuer med enkeltpersoner ansatt i hjemmesykepleien, er det organisasjonen som er tilsynets fokus. Eventuelle påviste mangler vil derfor være knyttet til tjenesten, ikke til enkeltpersoner. Rapporten vil derfor ikke henvise til de enkelte intervjuene eller til pasientdokumentasjonen.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Tilsynet er først og fremst en kommunikasjon mellom tilsynsorganet og kommunen. Videre skal det også gi sentrale myndigheter, dvs. Statens helsetilsyn og Sosial- og helsedepartementet, innsikt i landets pleie- og omsorgstjeneste som for tida utsettes for stor sentral fokus, bl.a. gjennom Handlingsplan for eldreomsorgen (St.m.50 1997/98). Rapport fra tilsynet sendes derfor til Statens helsetilsyn, som også publiserer slike rapporter på internett (http://www.helsetilsynet.no)

Det er fastsatt følgende målsettinger og tema for tilsynet:

Få et inntrykk av standarden i et utvalg kommuner i Oppland på tilbud til personer med stort behov for pleie-, rehabiliterings- og omsorgstjenester og som i hovedsak mottar slike tjenester utenfor institusjon. Dette skjer gjennom å se på:

• vurderings- og tildelingsprosesser og internkontrollforankring

• forvaltningsstandard og rettssikkerhetstenking

• operasjonalisering av vedtak; d.v.s. hvorvidt vedtak om tjenester i hjemmesykepleien blir gjennomført i praksis

• hvordan oppdrag/tjenester formidles, utføres og dokumenteres tverrfaglig

• Aktuelt regelverk (se s.1) .

Fylkeslegen ba om følgende tilgjengelig materiell framlagt ved tilsynet, knyttet til daglig drift i hjemmetjenesten i Biri omsorgsdistrikt:
- Pasientdokumentasjon til 8 tilfeldig utvalgte pasienter i hjemmesykepleien (hovedkort, pleieplan, medisinkort o.a. samt evt. hjemmejournal)
- Protokoll for administrative vedtak med kopi til søkeren og dokumenter i saksbehandlingen (i dette tilfellet de samme 8 pasientene)
Eventuelle nedskrevne rutiner knyttet til arbeidsoppgaver i hjemmesykepleien

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 24/8-00.

Formøte ble ikke avholdt

Åpningsmøte : Begrunnelse for tilsynsbesøket og informasjon fra fylkeslegen om gjennom-føring av systemrevisjonen.

• Samtale med avdelingssykepleier om følgende :
• Hvordan hjemmetjenesten er organisert.
• Gjennomgang av saksbehandlingsrutiner i forbindelse med tildeling, vedtak og eventuell klagesaksbehandling.
• Rutiner for samarbeide med institusjonstjenesten (Furulund alders- og sykehjem), allmennlegetjenesten og rehabiliteringstjenesten.
• Verifikasjoner; ved gjennomgang av 8 pasientjournaler og annen relevant dokumentasjon. Intervju med personellet tok utgangspunkt i dette for å se samsvaret mellom tildelt og utført tjeneste.
• Intervju med avdelingssykepleier, én sykepleier, ergoterapeut og to hjelpepleiere (à 30-40 min).

Oppsummeringsmøte med presentasjon av foreløpige resultater (se under).

Område 1: Saksbehandlingsrutiner

Beskrivelse: Saksbehandlingsrutiner knyttet til søknad, vedtak, tildeling og eventuelle klager til hjemmesykepleien. Oppfølging av vedtak i praksis

Enkeltvedtak om tildeling av hjemmesykepleie er ikke formulert i henhold til krav om begrunnelsens innhold og andre formkrav i forvaltningsloven

Lov om helsetjenesten i kommunene av 19.11.1982 nr. 66 § 2 - 1, jfr Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10.02.1967, kap. V

• Det lages gjennomgående enkeltvedtak ved tildeling av hjemmesykepleie.
• Ingen vedtak er spesifiserte med hensyn til omfang mv. av den tildelte ytelse, det lages kun vedtak om at hjemmesykepleie er tildelt. Begrunnelsen for dette er at det er for tungvint og arbeidskrevende å lage spesifiserte vedtak, og at vedtakene da blir mest fleksible.
• Et anskueliggjøringsproblem overfor pasientene er at med nåværende dokumentasjonssystem, er det ikke enkelt for pasientene å få innblikk i omfanget og innrettingen på tildelingen, da dette kun (delvis) dokumenteres administrativt hos hjemmesykepleien og ikke tilgjengelig for pasienten.
• Hos 6 av 8 tilfeldig valgte pasienter forelå det ikke søknad om hjemmesykepleie med pasientens underskrift.
• Klageadgang er opplyst, men det finnes ingen operativ klagerett idet pasienten ikke kan framholde et spesifisert vedtak å klage på - dvs. det framgår ikke hva de skal klage på? Det oppgis riktignok at hjemmesykepleien aldri har opplevd å avslå søknader.
• De intervjuede var samstemte om at de la opp til en fleksibel tjeneste som skulle tilpasses pasientens dagsform og den totale arbeidsbelastningen i forhold til antall brukere og antall syke- og hjelpepleiere på jobb. Men endringer i tjenesteomfanget resulterte ikke i nye vedtak for den enkelte pasient.
• Et annet problem som angår rettssikkerheten og nivå i tjenestetildeling, er at daglige variabler til dels styres av hvilken kapasitet som disponeres på "ruten" som kjøres på enkelte vakter. Det understrekes at dette angår enkeltvakter med udekket fravær eller spesielt arbeidskrevende pasienter. Dette forstås slik at det er opp til den enkelte å redigere tjenesteomfanget ut ifra de samlede behov hos pasientene den aktuelle vakt, og ikke tilpasset den enkelte pasients behov. Dette er ikke i samsvar med kommunehelselovens/forvaltnings-lovens krav om individuell tilpasning av tjenestene ut fra pasientens behov.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Derimot fant revisjonen gjennomarbeidede rutiner som kan sikre en forsvarlig medisinhåndtering. Dette er gledelig idet dette har vært et gjennomgående funn under de tilsvarende tilsyn. Disse rutinene var forstått på samme måte blant alle informantene. Ingen hadde eksempler på feil som var blitt gjort, med unntak av enkeltepisoder der pasientene selv hadde laget uorden i ukedosettboksene.

Det er ikke påvist avvik på dette området

Imidlertid har revisjonen under tvil unnlatt å gi merknad til dette. Kommunens helse- og omsorgstjeneste er i gang med å utarbeide maler og beskrive felles rutiner for alle fem distrikter i kommunen, og Biri omsorgsdistrikt har eller er i ferd med å beskrive felles rutiner. Imidlertid er registrering av feil og andre uheldige hendelser ikke systematisert, hvilket er sentralt i et internkontroll- og/eller kvalitetssystem.

Det ble ikke funnet avvik eller merknader på dette området

En vil i denne sammenheng minne om at "Forskrift om habilitering og rehabilitering" som trer i kraft 1.1.2001, vil sette krav til at denne tjenesten skal være samordnet, tverrfaglig og planmessig. Tilbudet skal være koordinert og basert på felles målsettinger for de involverte. Det vil settes større krav til en slik tjeneste enn det som finnes i Biri omsorgsdistrikt pr. i dag.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

På oppsummeringsmøtet deltok helse- og sosialsjef, distriktsleder, intervjuobjektene og annet personell fra hjemmetjenesten.

Fra fylkeslegen deltok:
Kontorsjef Tony Heyerdahl og rådgiver Anne Lofthus.
I tillegg deltok seniorrådgiver Anders Haugland som observatør fra Statens helsetilsyn.