INNHOLD

1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Tilsynet er utført som systemrevisjon.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder: Kommunens håndtering av internkontrollplikten, jfr. tilsynslovens § 3, dog begrenset til den del av helsetjenesten som omfatter kommunens system for å godkjenne og å føre tilsyn etter ovennevnte forskrifts §§ 6 og 25. I Lillehammer kommune var oppgavene med godkjenning utført av kommunelege 2 i samarbeid med ingeniør i Næringsmiddeltilsynet.

Vi ble godt mottatt i kommunen, og det var lagt vel til rette for at revisjonen kunne gjennomføres. Kommunelege II har gjort en solid innsats for utarbeidelse av kommunens internkontrollsystem og godkjenningsprosedyrer for godkjenning av virksomheter hørende inn under forskrift om miljørettet helsevern for barnehager og skoler.

Fylkeslegen konstaterte ingen avvik. Fylkeslegen har en merknad. Merknaden gjelder kommunens bruk av fagpersoner for å sikre nødvendig kompetanse ved gjennomføring av godkjenning av og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Dato: 27.01.2000

- aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt

- virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale.

Fylkeslegen har revidert følgende områder:
Den del av Lillehammer kommunes helsetjeneste som består i godkjenning og tilsyn av virksomheter som faller inn under § 2 i forskrift av 1. desember 1995 nr.928 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.

Kommunen har ansatt egen kommunelege II som hovedansvarlig for miljørettet helsevern. I tillegg arbeider en ingeniør i Næringsmiddeltilsynet som saksbehandler og saksutreder for kommunelege II.

I forbindelse med godkjenning av barnehager og skoler etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v., sender kommunen ut veileder med søknadsskjema om godkjenning.

• Lov av 10.februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
• Lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene (kommunchelsetjenesteloven)
• Forskrift av 1. desember 1995 nr. 928 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Rundskriv om kommunenes tilsyn med virksomheter som etter kommunehelsetjenestelovens kap. 4A plikter å føre internkontroll. IK - 12/98
• Helsetilsynets veileder 3-98 til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Korrespondanse mellom fylkeslegen og kommunen:

• Rundskriv IK- 12/9 8
• Utkast til forskrift om internkontroll i helsetjenesten Organisasjonskart Delegasjonsreglement
• Internkontroll miljørettet helsevern Lillehammer kommune
• Oversikt over ansvarsforhold innen miljø
• Veileder for søknadsskjema for godkjenning
• Oversikt over sakskategorier innen byggesaker som skal behandles av helsemyndighetene.
• Mal for avviksbehandling
• Stillingsbeskrivelse for kommunelege I og 11
• Invitasjon til informasjonsmøte om internkontroll i skoler og barnehager (datert 08.10.98) Søknadsskjema for godkjenning
• Sluttrapport ad godkjenning av barnehager og skoler etter forskrift om miljørettet helsevern Godkjenningssaker
• Revisjonsvarsel datert 12.10.99
• Revisjonsplan datert 03.12.99

Formøte ble avholdt pr. tlf 17.11.99

Åpningsmøte ble avholdt: 14.12.99.

Sluttmøte ble avholdt: 14.12.99

Intervjuer: 3 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner:
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:
Dokumentasjon på godkjenning, godkjenning på vilkår og avslag på godkjenning av til sammen 44 saker ble gjennomgått.

Observasjoner:
Revisjonsbesøket ble avsluttet med et sluttmøte der følgende observasjoner ble presentert:

• Helsesøstertjenestens kompetanse innen miljørettet helsevern i barnehager og skoler blir i liten grad nyttet.

• Skriftlig godkjenning av miljørettet helsevern i videregående skoler ble ikke fremlagt, men muntlig referert.
• Plan for tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler ble ikke fremlagt.

Det er kommunens håndtering av intemkontrollplikten jfr. tilsynslovens § 3 som er revidert dog begrenset til den del av helsetjenesten som omfatter kommunens system for å godkjenne og å føre tilsyn etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. §§ 6 og 25

Helsestasjonsvirksomheten og skolehelsetjenesten er organisert i en Barne- og Familieavdeling i samme etat (oppvekstetat) som skoleavdelingen. Kompetansen innen denne tjenesten bør benyttes ved et fast, planmessig samarbeid mellom skole/bamehage og helsepersonell med ansvar for miljørettet helsevern. Dette gjelder bl.a. forskriftens § 12 om psykososiale forhold.
En plan for opplæring og medarbeidersamtaler vil kunne være med å sikre og opprettholde en faglig kompetanse innen området miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Fylkessykepleier vikar Torbjørg Rønning - revisjonsleder
Ass. fylkeslege vikar Øyvind Rolstad -revisor
Fylkessykepleier vikar Signe Myklebust - revisor