INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Målsettinger for tilsynet
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet


Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet saksbehandlingsrutiner knyttet til søknad, vedtak, tildeling/avslag og evt. klage vedrørende hjemmesykepleie, samt oppfølging av vedtaket i praksis. I tillegg ble samhandling og tverrfaglighet berørt ved tilsynet. I denne sammenheng ble det fokusert på faglig forsvarlig virksomhet knyttet til legemiddelhåndtering i hjemmesykepleien og samarbeid med legetjenesten og rehabiliteringstjenesten i forhold til oppfølging av igangsatte tiltak der forvaltningslovens regler ikke gjelder.

Systemrevisjonen har gitt følgende to merknader,

• Et svakt strukturert tverrfaglig samarbeid og liten informasjonsflyt mellom faggrupper i arbeidet rettet mot medisinsk rehabilitering.

Det bes om tilbakemelding innen 1.12.2000 om hvordan de to merknadene vil bli fulgt opp slik at det sikres et sterkere strukturert tverrfaglig samarbeid og bedre samarbeidsrutiner innen de overfor nevnte områder

Dato: Lillehammer, 1. oktober 2000

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Pleie-, rehabiliterings- og omsorgstjenester i

Vågå kommune den 19.9.2000. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og tilsvarende tilsyn vil i 2000 omfatte 4 kommuner i fylket, med fortsettelse i ytterligere kommuner i 2001.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav (lov/forskrift) gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Vi bruker også tilsynsmyndighetens innsynsrett i pasientdokumenter i dette tilsynet, jfr. Lov om helsetjenesten i kommunene § 6 - 3. Dette innebærer at det - selv om vi skal ha samtaler med enkeltpersonell - er organisasjonen som er i tilsynets fokus. Eventuelle påviste mangler vil derfor være knyttet til tjenesten, ikke til enkeltpersoner. Dette innebærer konfidensialitet fra tilsynsmyndigheten mht. enkeltintervjuene og referanser til pasientidentifiserbar dokumentasjon.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Tilsynet er først og fremst en kommunikasjon mellom tilsynsorganet og kommunen. Men vi skal også gi sentrale myndigheter - dvs. Statens helsetilsyn og Sosial- og helsedepartementet - innsikt i hvordan tilstanden i landets pleie- og omsorgstjeneste er i en tid da disse tjenester utsettes for stor sentral fokus, bl.a. gjennom Handlingsplan for eldreomsorgen (Stortingsmelding 50 1997/98). Rapport fra tilsynet sendes derfor til Statens helsetilsyn, som også publiserer slike rapporter på internett (http://www.helsetilsynet.no)

Det er fastsatt følgende målsettinger og tema for tilsynet:

Få et inntrykk av standard i et utvalg kommuner i Oppland på tilbud til personer med behov for pleie-, rehabiliterings- og omsorgstjenester og som i hovedsak mottar slike tjenester utenfor institusjon. Dette skjer gjennom å se på:

• vurderings- og tildelingsprosesser og internkontrollforankring
• forvaltningsstandard og rettssikkerhetstenking
• operasjonalisering av vedtak om tjenester ved å vurdere hvordan oppdraget til utførende personell er formulert/dokumentert
• hvordan oppdrag/tjenester formidles og utføres tverrfaglig

• Aktuelt regelverk (se s.1) .

• Fylkeslegen ba om følgende tilgjengelig materiell framlagt ved tilsynet, knyttet til daglig drift i hjemmetjenesten i Vågå kommune:
  - Pasientdokumentasjon til 6 tilfeldig utvalgte pasienter i hjemmesykepleien (hovedkort, pleieplan, medisinkort o.a. samt evt. hjemmejournal)
  - Protokoll for administrative vedtak med kopi til søkeren og dokumenter i saksbehandlingen (i dette tilfellet de samme 6 pasientene)
  - Evt. nedskrevne rutiner knyttet til arbeidsoppgaver i hjemmetjenesten

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 24. august 2000.

Begrunnelse for tilsynsbesøket og informasjon fra fylkeslegen om gjennomføring av revisjonen.

• Samtale med pleie- og omsorgsleder og helse- og sosialsjef om følgende :
• Hvordan hjemmetjenesten er organisert.
• Gjennomgang av saksbehandlingsrutiner i forbindelse med tildeling, vedtak og eventuell klagesaksbehandling.
• Rutiner for samarbeide med institusjonstjenesten (Vågåheimen), allmennlegetjenesten og rehabiliteringstjenesten.
• Verifikasjoner; ved gjennomgang av 6 pasientjournaler og annen relevant dokumentasjon. Intervju med personellet tok utgangspunkt i dette for å se samsvaret mellom tildelt og utført tjeneste.
• Intervju med pleie- og omsorgsleder, leder hjemmetjenesten, èn sykepleier og èn hjelpepleier (à 30-45 min).
• Samtaler neste dag (20/9) pr. telefon med kommunelege I og kommunefysioterapeut I for å få utdypet opplysninger som framkom på selve tilsynsdagen. Disse samtalene ble avtalt med kommunens representanter under sluttmøtet

Oppsummering med presentasjon av resultatene (se under). Det ble her opplyst at det var behov for samtale med kommunelege I og kommunefysioterapeut I før rapporten blir utarbeidet (se avsnittet over) .

Område 1 : Saksbehandlingsrutiner

Saksbehandlingsrutiner knyttet til søknad, vedtak, tildeling og evt. klage til hjemmesykepleien. Oppfølging av vedtak i praksis.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Det ble ikke funnet avvik på dette området.

Manglende samarbeidsrutiner og annen sikring av informasjonsutveksling mellom hjemmesykepleien og brukerens primærlege i forhold til medisinhåndtering i hjemmesykepleien.

Myndighetskrav beskrevet i: Kvalitetsforskriftens § 3, Forskrift om legemiddelhåndtering m.v. i den kommunens helsetjeneste §§ 1, 2, 4, 8.

• I 6 av 7 hjemmejournaler går det ikke fram hvem som er pasientens primærlege.
• Ingen kunne beskrive en avtalt felles rutine for samarbeid med legetjenesten.
• Ved endringer av behandling/medisinering etter legevakt (evt. også hjemmebesøk) eller ved ordinær legekonsultasjon, er det ingen fast rutine om at dette blir meddelt hjemmesykepleien og blir påført pasientens hjemmejournal eller annen sykepleiedokumentasjon, i de tilfeller der hjemmesykepleien assisterer i legemiddelhåndteringen.
• Det ble vist til eksempler der endring av medisiner etter legebesøk hjemme ikke har blitt ajourført i datajournalen på legekontoret eller at det har tatt noe tid fra endring er foretatt til den er dokumentert.
• Det ble vist til eksempler på tilfeller der pasienter som er inne på korttidsopphold kan få endret medikamentell behandling uten at hjemmetjenestene har blitt informert om dette etterpå.

Det vises til "Utfyllende kommentarer til kvalitetsforskriften og retningslinjer" med punktet som omhandler " nødvendig medisinsk undersøkelse og behandling" (I-13/97 s. 18): Det bør foreligge faste samarbeidsrutiner mellom lege og hjemmesykepleie for å sikre nødvendig informasjonsflyt. Det er viktig at nødvendig dokumentasjon om foretatte undersøkelser, medisinsk behandling, behov for videre oppfølging m.v. følger pasienten uavhengig av behandlings- og omsorgsnivå.

Intervjuene bekreftet denne observasjonen.

Det ble ikke funnet avvik på dette området.

Merknad:

Et svakt strukturert tverrfaglig samarbeid og liten informasjonsflyt mellom faggrupper i arbeidet rettet mot rehabilitering

Myndighetskrav beskrevet i: Kvalitetsforskriftens § 3

• Ved gjennomgangen i journalene finnes ingen nedtegnelser som angår trening, hjelpemidler m.v. og hvordan andre fagpersoner enn pleiepersonalet er involvert.
• Èn pasient har hatt flere opphold ved Vågåheimen for rehabilitering etter sykdom. Denne pasienten har ingen dokumentert oppfølging hjemme.
• Det blir hevdet av informantene at et godt resultat etter et rehabiliteringsopphold ofte ikke ble fulgt opp hjemme. En felles forståelse for rehabiliteringsarbeidet i omsorgstjenestene synes å mangle.
• Fysio- og ergoterapeuter har ikke ressurser til annet enn å prioritere hjemmebesøk i overgangsfasen.

Til tross for at Vågå kommune har utarbeidet en plan for medisinsk rehabilitering, viser det seg i praksis at rehabiliteringsarbeidet ikke prioriteres i den hjemmebaserte omsorgen.

Rehabilitering kan som virksomhet sammenlignes med forebyggende helsearbeid fordi det en type virksomhet som ikke umiddelbart gir synlige resultater. I en presset omsorgstjeneste med mangel på personell og med trange økonomiske rammer, vil rehabilitering vanskelig slå rot i konkurranse med umiddelbare pleiebehov og medisinske behov.

Således er det grunn til å anta at det tidvise overbelegget på sykehjemmet (Vågåheimen), kunne vært mindre over tid dersom man hadde sikret bedre oppfølging etter et rehabiliteringsopphold samt sette fokus på tidlig og massiv innsats i pasientens hjem for å hindre øket omsorgsbehov.

En vil i denne sammenheng minne om at "Forskrift om habilitering og rehabilitering" som trer i kraft 1.1.2001, vil sette krav til at denne tjenesten skal være samordnet, tverrfaglig og planmessig. Tilbudet skal være koordinert og basert på felles målsettinger for de involverte.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over hvilke personer som ble intervjuet (vil ikke framkomme i off. versjon)

Fra fylkeslegen deltok:
Tony Heyerdahl,kontorsjef, revisjonsleder

Anne Lofthus, rådgiver, revisor